Belege in Österreich: Aufbewahrung, Werbungskosten und Betriebsausgaben
Belege aufbewahren in Österreich: 7 Jahre nach § 132 BAO, bei Grundstücken bis 22 Jahre. Welche Belege du für Werbungskosten und Betriebsausgaben brauchst und wie du sie digital ablegst.
Kurz gesagt: In Österreich musst du Belege sieben Jahre aufbewahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 BAO). Für Unterlagen zu Grundstücken gelten bis zu 22 Jahre. Das gilt für Unternehmer wie für Arbeitnehmer, die Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen: Belege werden nicht mitgeschickt, müssen aber auf Verlangen des Finanzamts vorgelegt werden. Digitale Kopien sind erlaubt, wenn sie vollständig und unverändert lesbar bleiben.
Ob Angestellte in Wien, Einzelunternehmerin in Graz oder Freelancer in Innsbruck: Alle haben mit Belegen zu tun, und die Regeln in Österreich unterscheiden sich in einigen Punkten von Deutschland und der Schweiz. Die Frist ist kürzer, die Kleinbetragsgrenze höher, und der Kassenbon muss sogar mitgenommen werden.
Dieser Artikel erklärt die Aufbewahrungspflicht nach der Bundesabgabenordnung (BAO), welche Belege du für Werbungskosten als Arbeitnehmer und für Betriebsausgaben als Selbständiger brauchst, und wie du die Ablage digital so organisierst, dass das Finanzamt und dein Steuerberater zufrieden sind.
Wie lange musst du Belege in Österreich aufbewahren?
Sieben Jahre. § 132 BAO verpflichtet dazu, Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, für das die Buchung vorgenommen wurde oder auf das sich der Beleg bezieht. Eine Rechnung vom 3. Februar 2026 musst du also bis zum 31. Dezember 2033 vorlegen können.
Zwei Verlängerungen sind wichtig:
- Läuft ein Abgabenverfahren oder ein Gerichtsverfahren, in dem die Unterlagen von Bedeutung sind, bleiben sie bis zu dessen Ende aufbewahrungspflichtig, auch über die sieben Jahre hinaus.
- Unterlagen zu Grundstücken (Anschaffung, Herstellung, Grossreparaturen) sind wegen der Vorsteuerberichtigung nach dem Umsatzsteuergesetz bis zu 22 Jahre aufzubewahren.
Zum Vergleich: In der Schweiz gelten 10 Jahre, in Deutschland seit 2025 für Buchungsbelege 8 Jahre. Die deutschen Regeln stehen im Artikel zu den Aufbewahrungsfristen in Deutschland.
| Unterlage | Frist in Österreich | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Belege, Rechnungen, Bücher | 7 Jahre | § 132 BAO |
| Unterlagen zu Grundstücken | bis 22 Jahre | § 18 UStG |
| Unterlagen in laufenden Verfahren | bis Verfahrensende | § 132 BAO |
| Belege für die Arbeitnehmerveranlagung | 7 Jahre | Auskunft BMF |
Dürfen Belege in Österreich digital aufbewahrt werden?
Ja. § 132 BAO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist. Ein Scan des Papierbelegs erfüllt das, wenn er den ganzen Beleg lesbar zeigt, nicht nachträglich verändert wird und du ihn innerhalb der Frist wiederfindest. Das Papier darfst du danach entsorgen; das Original ist nur bei besonderen Dokumenten wie Verträgen mit Beglaubigung nötig.
Praktisch heisst das für einen Kassenbon vom Baumarkt: fotografieren, als PDF ablegen, Datum und Betrag kontrollieren, in einen Jahresordner. Belego macht daraus einen Schritt: Die App schneidet das Foto zu, speichert es als PDF und liest Betrag, Datum, Händler und Kategorie aus. Alles bleibt auf dem Gerät, und der Export für ein Jahr liefert alle PDFs plus eine CSV-Liste. Wichtig ist das besonders bei Thermobons, die nach zwei oder drei Jahren oft nicht mehr lesbar sind, obwohl die Frist noch vier Jahre läuft.
Welche Belege brauchst du für Werbungskosten in Österreich?
Als Arbeitnehmer brauchst du für jede Werbungskostenposition einen Beleg, der Zahlung, Datum und Art der Ausgabe zeigt, obwohl du ihn nicht mit der Arbeitnehmerveranlagung einreichst. Das Finanzamt kann Belege nachträglich anfordern, und dann musst du sie liefern. Das Bundesministerium für Finanzen empfiehlt ausdrücklich, Belege sieben Jahre aufzubewahren.
Ein Werbungskostenpauschale von 132 Euro pro Jahr ist bereits in der Lohnverrechnung berücksichtigt. Tatsächliche Werbungskosten wirken sich deshalb erst aus, wenn sie zusammen über 132 Euro liegen. Typische Positionen mit Belegpflicht:
- Arbeitsmittel: Laptop, Werkzeug, Fachliteratur, Arbeitskleidung mit Uniformcharakter. Anschaffungen über 1000 Euro werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
- Aus- und Fortbildung, Umschulung: Kursgebühren, Prüfungsgebühren, Fahrtkosten.
- Internet und Telefon: der beruflich genutzte Anteil, geschätzt und begründet.
- Reisekosten bei Dienstreisen, soweit der Arbeitgeber sie nicht ersetzt.
- Beiträge zu Berufsverbänden und Interessenvertretungen.
Das Pendlerpauschale und der Pendlereuro brauchen keinen Kaufbeleg, sondern die Berechnung mit dem Pendlerrechner des BMF. Für das Homeoffice-Pauschale zählen die Tage, die der Arbeitgeber im Lohnzettel meldet. Zum Vergleich mit Deutschland, wo derselbe Begriff etwas anders funktioniert, lohnt ein Blick auf Werbungskosten in Deutschland.
Welche Belege brauchen Selbständige für Betriebsausgaben?
Als Einzelunternehmerin oder Freelancer brauchst du für jede Betriebsausgabe einen Beleg, aus dem Leistung, Betrag, Datum und Leistender hervorgehen. Ohne Beleg wird die Ausgabe bei einer Prüfung gestrichen, und bei fehlender Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug. Zwei österreichische Besonderheiten erleichtern den Alltag:
- Die Kleinbetragsrechnung gilt in Österreich bis 400 Euro brutto (§ 11 Abs. 6 UStG). Bis zu diesem Betrag reicht ein Kassenbon mit Name und Anschrift des Verkäufers, Datum, Art und Menge der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Dein Name muss nicht draufstehen.
- Die Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO) verpflichtet Unternehmer seit 2016, bei Barzahlung einen Beleg auszustellen, und dich als Kunden, ihn entgegenzunehmen. Du bekommst also fast immer einen Bon, du musst ihn nur mitnehmen.
Fehlt ein Beleg trotzdem, kannst du wie in Deutschland einen Eigenbeleg schreiben; er gilt für die Einkommensteuer, nicht für die Umsatzsteuer. Die Anforderungen sind im Artikel Eigenbeleg erstellen beschrieben. Bewirtungskosten sind nur zur Hälfte abziehbar und nur, wenn ein Werbezweck nachweisbar ist; notiere Anlass und Teilnehmer auf dem Beleg. Was grundsätzlich als Betriebsausgabe zählt, ist in Deutschland und Österreich ähnlich; der Artikel zu Betriebsausgaben und Belegen gibt einen Überblick.
So organisierst du Belege für die sieben Jahre
Ein Ordner pro Jahr, darin ein Ordner pro Monat, und jeder Beleg als PDF mit Datum, Händler und Betrag im Dateinamen. Das ist das ganze System. Es funktioniert auf dem Computer, in der App und für den Steuerberater gleichermassen.
Ein realistischer Ablauf für eine Einzelunternehmerin:
- Beleg am Tag des Kaufs fotografieren, Kategorie prüfen, kurze Notiz (Kunde, Projekt, Anlass).
- Am Monatsende den Monat exportieren: ZIP mit PDFs und CSV, in den Jahresordner auf dem Computer legen, Backup.
- Im Januar den Jahresexport an den Steuerberater schicken, zusammen mit Kontoauszügen.
- Jedes Jahr im Januar den Ordner löschen, dessen Frist abgelaufen ist (2026: Belege bis 2018), ausser bei laufenden Verfahren oder Grundstücken.
Wie du die Übergabe so vorbereitest, dass die Kanzlei weniger Stunden verrechnet, steht im Artikel Belege an den Steuerberater übergeben.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.
Häufige Fragen
Muss ich Belege mit der Arbeitnehmerveranlagung in FinanzOnline hochladen?
Nein. Bei der Arbeitnehmerveranlagung werden keine Belege mitgeschickt, weder auf Papier noch in FinanzOnline. Du trägst nur die Beträge ein. Das Finanzamt kann aber innerhalb der Frist Belege anfordern, meist per Ergänzungsersuchen mit einer Frist von einigen Wochen. Wer die Belege dann nicht vorlegen kann, verliert den Abzug.
Reicht ein Kontoauszug als Beleg in Österreich?
Für die Einkommensteuer kann ein Kontoauszug in Kombination mit einer Beschreibung der Ausgabe als Nachweis dienen, wenn kein anderer Beleg existiert. Für den Vorsteuerabzug reicht er nicht, weil er weder Leistung noch Steuersatz zeigt. Bewahre deshalb die Rechnung oder den Kassenbon auf und nutze den Kontoauszug nur als Ergänzung.
Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Privatpersonen ohne Unternehmen?
Die Pflicht aus § 132 BAO trifft Abgabepflichtige, die Bücher oder Aufzeichnungen führen. Für Privatpersonen gilt sie nur mittelbar: Wer Werbungskosten, Sonderausgaben oder aussergewöhnliche Belastungen geltend macht, muss die Belege auf Verlangen vorlegen können, und das Finanzamt kann Bescheide innerhalb der Verjährungsfristen ändern. Sieben Jahre sind auch privat ein guter Richtwert.
Was passiert, wenn ich Belege verloren habe und das Finanzamt sie verlangt?
Das Finanzamt kann die Ausgabe schätzen oder streichen. Versuche zuerst, Ersatz zu beschaffen: Rechnungskopie vom Händler, Bestellbestätigung aus dem Onlineshop, Kontoauszug mit Zahlung. Für kleine Beträge ohne Ersatz kann ein Eigenbeleg mit Datum, Empfänger, Betrag und Zweck helfen. Er wird bei Plausibilität oft anerkannt, ist aber keine Garantie.