Aufbewahrungsfristen für Belege in Deutschland: 8 oder 10 Jahre?
Aufbewahrungsfrist für Belege in Deutschland: Buchungsbelege und Rechnungen 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Fristbeginn.
Kurz gesagt: Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre für Buchungsbelege, also Rechnungen, Quittungen und Kassenbons (§ 147 AO, § 14b UStG). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse bewahrst du weiterhin zehn Jahre auf, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Bis Ende 2024 galt für praktisch alles in der Buchhaltung dieselbe Zahl: zehn Jahre. Seit 2025 gibt es zwei Fristen nebeneinander, und genau das sorgt für Verwirrung. Ein Kassenbon aus dem Baumarkt hat jetzt eine andere Frist als der Jahresabschluss, in dem er verbucht wurde.
Dieser Artikel erklärt, welche Frist für welche Unterlage gilt, wann sie beginnt, was für alte Belege und für Privatpersonen gilt und ob ein Scan reicht. Stand ist 2026.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten 2026 in Deutschland?
Es gibt drei Fristen: zehn Jahre, acht Jahre und sechs Jahre. Welche gilt, hängt von der Art der Unterlage ab, nicht von ihrer Form. Ein PDF hat dieselbe Frist wie das Papier.
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 HGB |
| Buchungsbelege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge, Lieferscheine mit Buchungsfunktion | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 14b UStG; § 257 HGB |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 AO |
Für den Alltag heisst das: Fast alles, was du als Selbständiger sammelst, sind Buchungsbelege mit acht Jahren Frist: die Rechnung vom Laptop, der Kassenbon vom Druckerpapier, die Bewirtungsquittung, der Kontoauszug. Zehn Jahre gelten für das, was daraus entsteht: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Bilanz, das Anlageverzeichnis, das Kassenbuch. Welche Angaben ein Buchungsbeleg braucht, steht im Artikel Betriebsausgaben und Belege.
Was hat sich seit 2025 geändert?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege am 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Geändert wurden gleichzeitig § 147 AO, § 14b UStG für Rechnungen und § 257 HGB.
Die Übergangsregel ist grosszügig: Die kürzere Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren alte Zehn-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus 2015 (Frist bis Ende 2025) und 2016 (Frist bis Ende 2026) durften damit schon am 1. Januar 2025 entsorgt werden, weil ihre neue Acht-Jahres-Frist bereits vorbei war.
Eine Ausnahme mit längerer Frist gilt für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute. Freelancer, Handwerker und Ladeninhaber sind davon nicht betroffen.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist und wann endet sie?
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft also nie ab dem Belegdatum, sondern immer erst ab dem folgenden 1. Januar.
Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 gehört zum Jahr 2026. Die Acht-Jahres-Frist beginnt am 1. Januar 2027 und endet am 31. Dezember 2034. Ab dem 1. Januar 2035 darfst du die Rechnung vernichten. Der Jahresabschluss 2026 mit seiner Zehn-Jahres-Frist bleibt bis Ende 2036 im Archiv.
Zwei Dinge verlängern die Frist. Erstens läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Läuft eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Klageverfahren, behältst du die betroffenen Jahre komplett. Zweitens haben manche Belege eine zweite Funktion: Die Rechnung für eine Maschine ist über die gesamte Abschreibungsdauer relevant, die Kaufquittung für die Garantie mindestens zwei Jahre, Belege zu Immobilien so lange, wie du das Objekt besitzt.
Wie lange musst du Belege als Privatperson oder Arbeitnehmer aufbewahren?
Als Privatperson hast du in der Regel keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, aber eine Belegvorhaltepflicht. Seit 2017 schickst du Belege nicht mehr mit der Steuererklärung mit, sondern legst sie nur auf Anfrage vor. Deshalb behältst du alles, was du in der Erklärung angesetzt hast, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist, also mindestens bis zum Ende der einmonatigen Einspruchsfrist, besser mit Reserve. Welche Nachweise das Finanzamt bei Arbeitnehmern sehen will, erklärt der Artikel Werbungskosten: Welche Belege das Finanzamt sehen will.
Zwei Ausnahmen haben eine feste Frist:
- Rechnungen für Bauleistungen und andere Arbeiten an deinem Haus oder deiner Wohnung musst du zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Der Handwerker muss dich auf der Rechnung darauf hinweisen.
- Wer mehr als 500'000 Euro Überschusseinkünfte im Jahr hat, etwa aus Vermietung oder Kapitalvermögen, muss die zugehörigen Unterlagen sechs Jahre aufbewahren (§ 147a AO).
Was Privatpersonen darüber hinaus sinnvollerweise wie lange behalten, etwa für Garantie und Versicherung, findest du im Artikel Belege aufbewahren als Privatperson.
Reicht ein Scan, um die Aufbewahrungsfrist zu erfüllen?
Ja, ein Scan erfüllt die Aufbewahrungspflicht, wenn er den Anforderungen der GoBD entspricht. § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger. Der Scan muss vollständig und lesbar sein, dem Original bildlich entsprechen, unveränderbar abgelegt werden und während der ganzen Frist auffindbar bleiben. Wie das im Detail geht und wann du das Papier wegwerfen darfst, steht im Artikel GoBD und ersetzendes Scannen.
Bei Kassenbons ist der Scan nicht nur erlaubt, sondern nötig. Thermopapier verblasst oft nach zwei bis drei Jahren, und ein weisser Zettel erfüllt keine Frist. Wie schnell du sein musst, erklärt der Artikel Kassenbon scannen.
Für die tägliche Erfassung reicht das Handy. Mit Belego fotografierst du den Beleg, die App speichert ihn als PDF, liest Betrag, Datum und Händler aus und legt ihn unter Kategorie und Jahr ab, lokal auf dem Gerät. Für das Langzeitarchiv exportierst du das Jahr als ZIP mit PDFs und CSV-Liste und legst das Paket in deinem Archiv oder beim Steuerberater ab. Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation bleiben deine Aufgabe, etwa über ein Buchhaltungs- oder Dokumentensystem.
Wie organisierst du die Aufbewahrung praktisch?
Am einfachsten ist ein Archiv nach Jahren, in dem jedes Jahr ein Ablaufdatum bekommt. So räumst du jeden Januar in fünf Minuten auf.
- Pro Jahr ein Ordner oder ZIP-Paket für Buchungsbelege, beschriftet mit "vernichten ab 1. Januar Jahr plus 9". Für 2026 also "ab 1. Januar 2035".
- Pro Jahr eine zweite Ablage für Abschluss, EÜR, Anlageverzeichnis und Kassenbuch, beschriftet mit "Jahr plus 11".
- Belege mit längerer Nutzung (Anlagegüter, Immobilien, Verträge) in einen eigenen Dauerordner, der erst nach Verkauf, Vertragsende oder Abschreibungsende geleert wird.
- Vor dem Vernichten prüfen: Läuft eine Prüfung, ein Einspruch oder ein Verfahren für dieses Jahr? Dann bleibt der Ordner.
- Digital ein Backup an einem zweiten Ort. Ein unlesbarer Datenträger erfüllt die Frist genauso wenig wie ein verblasster Bon.
Wer Ordnerstruktur und Dateinamen von Anfang an einheitlich hält, findet auch im Jahr sieben noch jeden Beleg. Ein Vorschlag steht im Artikel Belege digital ablegen.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, die Anleitung zur Steuererklärung und die Auskunft deines Finanzamts oder deines Steuerberaters.
Häufige Fragen
Gilt die Acht-Jahres-Frist auch für Rechnungen, die ich selbst geschrieben habe?
Ja. § 14b UStG verlangt seit 2025 für das Doppel deiner Ausgangsrechnungen und für alle Eingangsrechnungen acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Elektronische Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf, also als XML oder PDF, nicht nur als Ausdruck.
Muss ich Kontoauszüge zehn Jahre aufbewahren?
Nein. Kontoauszüge zählen als Buchungsbelege und fallen seit 2025 unter die Acht-Jahres-Frist. Das gilt für Papierauszüge ebenso wie für die PDF-Auszüge aus dem Online-Banking. Lade PDF-Auszüge regelmässig herunter, weil viele Banken sie nur begrenzt lange bereitstellen und ein Nachdruck kostet.
Was passiert, wenn Belege vor Ablauf der Frist fehlen?
Das Finanzamt darf Betriebsausgaben ohne Beleg streichen und bei grösseren Lücken die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Zusätzlich kann eine Verletzung der Buchführungspflichten als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden. Wenn einzelne Belege verloren gehen, hilft ein Eigenbeleg oder eine Rechnungskopie vom Lieferanten. Wer alles digital sichert, hat dieses Problem in der Praxis kaum.
Darf ich Belege aus 2017 jetzt schon wegwerfen?
Ja, Buchungsbelege aus 2017 durftest du ab dem 1. Januar 2026 vernichten, weil die Acht-Jahres-Frist Ende 2025 abgelaufen ist. Voraussetzung ist, dass für 2017 keine Prüfung, kein Einspruch und kein Verfahren mehr läuft. Der Jahresabschluss und die EÜR 2017 bleiben bis Ende 2027 in der Ablage.