Eigenbeleg erstellen: Wann er erlaubt ist und wie er richtig aussieht

Kurz gesagt: Ein Eigenbeleg ist ein selbst geschriebener Ersatzbeleg für eine betriebliche Ausgabe, für die kein Originalbeleg vorliegt, etwa weil er verloren ging oder weil es nie einen gab (Parkuhr, Trinkgeld). Er muss Zahlungsempfänger, Datum, Art der Ausgabe, Betrag, den Grund für den Eigenbeleg und deine Unterschrift enthalten. Das Finanzamt akzeptiert ihn als Betriebsausgabe, wenn er die Ausnahme bleibt; ein Vorsteuerabzug ist mit einem Eigenbeleg nicht möglich.

Es passiert jedem: Die Quittung vom Taxi liegt noch im Auto des Kollegen, der Parkautomat hat keinen Bon ausgegeben, das Trinkgeld beim Geschäftsessen stand nie auf der Rechnung. Ohne Beleg keine Buchung, sagt der Grundsatz. Die Lösung heisst Eigenbeleg, und er ist weniger heikel, als sein Ruf vermuten lässt, solange du ihn richtig schreibst und nicht zu oft brauchst.

Dieser Artikel erklärt, wann ein Eigenbeleg erlaubt ist, welche Angaben er enthalten muss, wie eine Vorlage aussieht und was das Finanzamt bei der Prüfung erwartet.

Wann darfst du einen Eigenbeleg erstellen?

Ein Eigenbeleg ist erlaubt, wenn die Ausgabe tatsächlich betrieblich war und ein Fremdbeleg nicht vorhanden oder nicht beschaffbar ist. Der Grundsatz "keine Buchung ohne Beleg" aus den GoBD verlangt einen Nachweis für jede Buchung. Wenn der Fremdbeleg fehlt, tritt der Eigenbeleg an seine Stelle. Typische Fälle:

• Beleg verloren, und der Aussteller kann keine Kopie mehr liefern
• Ausgaben ohne Beleg: Parkuhr, Münzautomat, Garderobe, Waschstrasse mit Münzeinwurf
• Trinkgeld bei Geschäftsessen, das nicht auf der Rechnung steht
• Beleg unleserlich, etwa ein verblasster Thermobon
• Privateinlagen und Privatentnahmen aus der Kasse
• Reisenebenkosten wie Gepäckaufbewahrung oder Kofferträger

Was du zuerst versuchen solltest, bevor du zum Eigenbeleg greifst, steht im Artikel Beleg verloren: Was du tun kannst. Eine Kopie der Rechnung vom Händler oder ein Kontoauszug mit Kartenzahlung sind immer besser als ein selbst geschriebener Zettel.

Welche Angaben muss ein Eigenbeleg enthalten?

Ein Eigenbeleg muss so vollständig sein, dass ein Dritter die Ausgabe nachvollziehen kann. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form, aber die Finanzverwaltung erwartet in der Praxis diese Angaben:

1. Zahlungsempfänger mit Name und Anschrift (bei einem Parkautomaten: Betreiber und Standort)
2. Datum der Zahlung
3. Art der Ausgabe und betrieblicher Anlass (was, wofür)
4. Betrag in Euro, brutto
5. Grund für den Eigenbeleg (Beleg verloren, kein Beleg erhalten, Trinkgeld)
6. Datum der Erstellung und deine Unterschrift
7. Sinnvoll: eine fortlaufende Nummer, damit der Beleg in der Buchhaltung eindeutig ist

Wenn ein Teilbeleg existiert, etwa der Kartenzahlungsbeleg des Terminals oder der Kontoauszug, heftest du ihn an. Das macht den Eigenbeleg deutlich glaubwürdiger. Der Unterschied zur Quittung: Eine Quittung stellt der Empfänger aus, den Eigenbeleg stellst du selbst aus. Wie eine richtige Quittung aussieht, zeigt der Artikel Quittung schreiben.

Eigenbeleg Vorlage zum Abtippen

Eine Vorlage braucht keine Software. Ein Blatt Papier oder eine Textdatei mit diesen Zeilen reicht:

Diese sieben Zeilen kannst du auch handschriftlich auf einen Zettel schreiben. Fotografierst du ihn anschliessend mit Belego, landet er als PDF neben den anderen Belegen des Monats, mit Datum, Betrag und Notiz, und wandert beim Export mit in die ZIP-Datei für den Steuerberater. So geht auch der Ersatzbeleg nicht noch einmal verloren.

Akzeptiert das Finanzamt Eigenbelege?

Ja, wenn sie die Ausnahme sind, kleine Beträge betreffen und die Ausgabe plausibel ist. Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. In der Praxis gilt: Kleine Beträge wie Parkgebühren, Trinkgelder oder Automatenkäufe im zweistelligen Bereich sind unproblematisch. Bei höheren Summen wird der Prüfer nachfragen und erwarten, dass du dich um eine Ersatzrechnung bemüht hast.

Was das Finanzamt misstrauisch macht:

• Viele Eigenbelege im Jahr, vor allem für Bewirtung oder Reisen
• Runde Beträge ohne Bezug zu einem konkreten Anlass
• Eigenbelege, die alle am selben Tag nachgeschrieben wurden
• Ein Eigenbeleg, obwohl der Händler eine Rechnungskopie problemlos liefern könnte

Ein einzelner Eigenbeleg über 6,50 Euro Parkgebühr wird niemanden stören. Zwanzig Eigenbelege für Restaurantbesuche im gleichen Quartal schon. Damit es gar nicht so weit kommt, hilft eine feste 5-Minuten-Routine zum Erfassen der Belege: Bon fotografieren, sobald er in der Hand ist, dann kann er nicht mehr verschwinden.

Eigenbeleg und Vorsteuer: Was geht nicht?

Ein Eigenbeleg ersetzt den Originalbeleg nur für den Betriebsausgabenabzug bei der Einkommensteuer, nicht für den Vorsteuerabzug. Für die Vorsteuer verlangt § 15 UStG eine Rechnung des leistenden Unternehmers mit den Angaben nach § 14 UStG, bei kleinen Beträgen die Angaben der Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro. Ein selbst geschriebener Beleg erfüllt das nie.

Beispiel: Du hast eine Tankquittung über 71,40 Euro verloren. Mit Eigenbeleg (plus Kontoauszug als Nachweis der Kartenzahlung) kannst du die 71,40 Euro als Betriebsausgabe absetzen. Die darin enthaltenen 11,40 Euro Umsatzsteuer bekommst du nicht als Vorsteuer zurück. Bei einer Ersatzrechnung der Tankstelle schon. Deshalb lohnt sich die Nachfrage beim Händler bei allen Beträgen, bei denen die Vorsteuer ins Gewicht fällt.

Für die Ablage gilt dasselbe wie für jeden Buchungsbeleg: Eigenbelege werden in Deutschland acht Jahre aufbewahrt, als Papier oder als Scan. Einen Überblick, welche Ausgaben du überhaupt absetzen kannst, gibt der Artikel zu Betriebsausgaben und Belegen.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.

Häufige Fragen

Wie viele Eigenbelege pro Jahr sind erlaubt?

Es gibt keine feste Zahl. Massgebend ist, dass der Eigenbeleg die Ausnahme bleibt und zum Geschäftsalltag passt. Wer viel unterwegs ist, hat mehr Parkgebühren ohne Bon als jemand im Homeoffice. Kritisch wird es, wenn Eigenbelege regelmässig grössere Ausgaben wie Bewirtung oder Anschaffungen ersetzen. Dann verlangt der Prüfer Nachweise, dass Originale nicht beschaffbar waren.

Darf ich einen Eigenbeleg für Trinkgeld schreiben?

Ja, das ist einer der häufigsten Anwendungsfälle. Trinkgeld beim Geschäftsessen ist als Betriebsausgabe abziehbar, steht aber selten auf der Rechnung. Vermerke den Betrag direkt auf dem Bewirtungsbeleg oder schreibe einen kurzen Eigenbeleg mit Restaurant, Datum, Betrag und Anlass. Alternativ lässt du das Trinkgeld vom Personal auf der Rechnung quittieren.

Gilt der Eigenbeleg auch für Arbeitnehmer bei den Werbungskosten?

Ja. Auch bei der Einkommensteuererklärung eines Arbeitnehmers kann ein Eigenbeleg fehlende Nachweise ersetzen, zum Beispiel für Parkgebühren auf einer Dienstreise oder für kleine Arbeitsmittel. Das Finanzamt prüft hier ebenfalls Plausibilität und Häufigkeit. Bei grösseren Beträgen, etwa einem Laptop, wird ein Eigenbeleg ohne Kontoauszug kaum anerkannt.

Muss ich einen Eigenbeleg sofort schreiben?

Am besten am selben Tag, solange du Ort, Betrag und Anlass sicher weisst. Ein Eigenbeleg, der Monate später aus der Erinnerung nachgeschrieben wird, ist weniger glaubwürdig und enthält häufiger Fehler. Ein Foto vom Parkautomaten oder eine kurze Notiz im Handy am selben Tag reicht als Grundlage, um den Beleg später sauber auszufüllen.