Digitaler Kassenbon: Wie E-Bons funktionieren und wo du sie ablegst
Der digitale Kassenbon kommt per E-Mail, App oder QR-Code statt auf Thermopapier. Er gilt als vollwertiger Beleg, verblasst nicht, geht aber leicht verloren.
Kurz gesagt: Ein digitaler Kassenbon ist derselbe Beleg wie der Papierbon, nur als PDF, E-Mail oder Eintrag in einer Kunden-App. Er gilt als Kaufnachweis und als Buchhaltungsbeleg, verblasst nicht und braucht keinen Platz im Portemonnaie. Sein Nachteil: Er verteilt sich auf Mailbox, Apps und Kundenkonten. Sammle E-Bons deshalb am gleichen Ort wie deine gescannten Papierbons.
An immer mehr Kassen lautet die Frage nicht mehr "Möchten Sie den Bon?", sondern "Papier oder digital?". Der E-Bon landet dann per E-Mail, in der Kunden-App oder hinter einem QR-Code, den du an der Kasse scannst.
Für dich ist das praktisch: kein Papierstreifen, kein Verblassen, nichts zum Abfotografieren. Neu ist aber die Frage, wo der Beleg jetzt eigentlich liegt, und ob du ihn in zwei Jahren noch findest.
Was ist ein digitaler Kassenbon?
Ein digitaler Kassenbon ist der elektronische Kaufbeleg, den das Kassensystem statt auf Thermopapier als Datei oder Datensatz ausgibt. Inhaltlich unterscheidet er sich nicht vom Papierbon: Händler, Datum, Uhrzeit, Artikel, Beträge, Mehrwertsteuer und Zahlungsart sind dieselben.
Je nach Händler sieht der E-Bon anders aus:
- Eine PDF-Datei im Anhang einer E-Mail
- Eine E-Mail, in der der Bon direkt als Text steht
- Ein Eintrag in der Kunden-App oder im Kundenkonto des Händlers
- Ein QR-Code auf dem Kassendisplay, der zu einer Webseite mit dem Bon führt
- Ein Eintrag in der App des Zahlungsanbieters, etwa bei Twint oder bei Kartenanbietern
Die PDF-Variante ist die beste, weil sie eine eigenständige Datei ist, die du speichern, weiterleiten und archivieren kannst. Ein Bon, der nur in einer App sichtbar ist, gehört dir nur so lange, wie du die App und das Konto behältst.
Wie funktioniert ein E-Bon an der Kasse?
An der Kasse wählst du die digitale Variante, und das Kassensystem schickt den Beleg an eine hinterlegte Adresse oder zeigt einen Code an. Es gibt drei gängige Wege.
- Kundenkarte oder Kunden-App: Der Bon wird automatisch deinem Konto zugeordnet, sobald du die Karte oder die App an der Kasse zeigst. Du musst nichts tun, findest den Bon aber nur in dieser App.
- E-Mail-Adresse: Du nennst die Adresse oder hast sie beim Händler hinterlegt. Der Bon kommt als E-Mail, meist mit PDF-Anhang.
- QR-Code: Das Kassendisplay zeigt einen Code, du scannst ihn mit der Handykamera und lädst den Bon herunter oder speicherst ihn. Das funktioniert ohne Konto, verlangt aber, dass du im Moment des Bezahlens aktiv wirst.
Bei Online-Käufen ist der digitale Beleg ohnehin Standard: Bestellbestätigung und Rechnung kommen per E-Mail. Und bei Kartenzahlungen speichern manche Banken-Apps eine Kopie des Bons direkt bei der Transaktion, sofern der Händler das unterstützt.
Ist ein elektronischer Kassenbon rechtlich gleichwertig?
Ja. Ein elektronischer Kassenbon ist als Kaufnachweis und als Buchhaltungsbeleg genauso gültig wie das Papier. Entscheidend ist der Inhalt, nicht der Träger.
In der Schweiz gibt es keine allgemeine Pflicht, an der Kasse einen Bon auszugeben. Für die Mehrwertsteuer zählen die Angaben nach Art. 26 MWSTG, und die dürfen elektronisch vorliegen. Für Unternehmen gilt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR; die Geschäftsbücherverordnung erlaubt die elektronische Aufbewahrung, solange die Belege unverändert und lesbar bleiben.
In Deutschland gilt seit 2020 die Belegausgabepflicht nach § 146a AO: Wer eine elektronische Kasse benutzt, muss jedem Kunden einen Beleg anbieten. Dieser Beleg darf mit Zustimmung des Kunden elektronisch ausgegeben werden. Der E-Bon ist also ausdrücklich vorgesehen, und für Unternehmen gelten die Regeln der GoBD zur Aufbewahrung.
In Österreich besteht seit 2016 eine Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO, und auch hier darf der Beleg elektronisch übermittelt werden.
Für Garantie und Gewährleistung reicht der E-Bon ebenso wie das Papier. Viele Händler bevorzugen ihn sogar, weil er sich im Kassensystem eindeutig zuordnen lässt. Was du sonst noch als Kaufnachweis vorlegen kannst, steht unter Kassenbon für Garantie und Umtausch.
Vorteile und Nachteile des digitalen Kassenbons
Der grösste Vorteil des E-Bons ist die Haltbarkeit, der grösste Nachteil die Zerstreuung. Ein Papierbon verblasst, aber er liegt wenigstens an einem Ort. Der E-Bon hält ewig, aber er liegt in drei Mailkonten, zwei Apps und einem Kundenportal.
| Kriterium | Papierbon | Digitaler Kassenbon |
|---|---|---|
| Haltbarkeit | Verblasst nach Monaten bis wenigen Jahren | Unbegrenzt, sofern gespeichert |
| Ablageort | Portemonnaie, Schublade, Ordner | Mailbox, App, Kundenkonto |
| Auffindbarkeit | Durchblättern | Suche, falls an einem Ort gesammelt |
| Abhängigkeit | Keine | Konto oder App des Händlers |
Ein Punkt kommt dazu: Wer an der Kasse eine E-Mail-Adresse oder ein Kundenkonto hinterlegt, gibt dem Händler Daten über sein Einkaufsverhalten. Das ist bei Kundenkarten ohnehin so, beim E-Bon per QR-Code aber vermeidbar. Wer Wert auf Datensparsamkeit legt, wählt den QR-Code oder bleibt beim Papier und scannt es selbst. Warum lokale Ablage ohne Cloud auch bei Belegen ein Thema ist, liest du unter Belege-App ohne Cloud.
Wo legst du E-Bons am besten ab?
Am besten dort, wo auch deine gescannten Papierbons liegen. Ein einziger Ablageort für alle Belege ist der ganze Trick, denn Belege sind nur nützlich, wenn du sie wiederfindest.
Die Mailbox ist als Archiv ungeeignet. Bons gehen zwischen Newslettern unter, Mailkonten werden gewechselt, und nach zwei Jahren erinnerst du dich nicht mehr, an welche Adresse der Händler den Bon geschickt hat. Kunden-Apps sind noch heikler: Löschst du die App oder das Konto, ist der Beleg weg.
Ein einfacher Ablauf, der funktioniert:
- E-Bon als PDF speichern, direkt nach dem Empfang. Kommt der Bon als E-Mail-Text, drucke die Mail als PDF.
- Datei sinnvoll benennen, zum Beispiel mit Datum, Händler und Betrag. Eine Ordnerstruktur dazu beschreibt der Artikel Belege digital ablegen.
- Den E-Bon dort ablegen, wo auch die Scans der Papierbons liegen, nicht in einem separaten Mail-Ordner.
- Bei Bons für Garantie das Ablaufdatum notieren.
Wer seine Papierbons mit Belego erfasst, hat dort bereits alle gescannten Belege als PDF mit Betrag, Datum, Händler und Kategorie. Belego erfasst Belege über die Kamera. Papierbons scannst du direkt; einen E-Bon, der nur auf dem Bildschirm oder in einer App sichtbar ist, fotografierst du vom Display ab oder druckst ihn aus und scannst ihn. Das ist nicht elegant, aber es hält alle Belege an einem Ort, durchsuchbar und ohne Cloud. Warum PDF dabei das richtige Format ist, erklärt der Artikel Belege in PDF umwandeln.
Wann lohnt sich der Papierbon trotzdem?
Der Papierbon lohnt sich immer dann, wenn du ihn sofort brauchst oder keine Daten hinterlassen willst. Beim Umtausch im Laden geht es mit Papier schneller, und bei Spesen im Geschäft wollen manche Arbeitgeber und Treuhänder noch das Original sehen.
Papier hat aber ein Ablaufdatum. Thermopapier verblasst, und zwar oft schneller, als die zweijährige Gewährleistungsfrist dauert. Wenn du beim Papier bleibst, scanne den Bon am Kauftag, wie unter Kassenbon scannen: Warum Thermopapier verblasst beschrieben. Dann hast du beides: das Original für den Laden und die Kopie für später.
Häufige Fragen
Muss ich den digitalen Kassenbon ausdrucken?
Nein. Ein E-Bon gilt als Datei genauso wie auf Papier, für Garantie, Umtausch und Buchhaltung. Speichere ihn als PDF an einem festen Ort, dann kannst du ihn bei Bedarf auf dem Handy zeigen oder weiterleiten. Ausdrucken lohnt sich höchstens, wenn ein Händler oder Arbeitgeber ausdrücklich ein Papierdokument verlangt.
Kann ich einen E-Bon für die Steuererklärung verwenden?
Ja. Für die Steuererklärung zählt der Inhalt des Belegs, nicht der Träger. Ein digitaler Kassenbon mit Händler, Datum, Leistung und Betrag ist ein vollwertiger Nachweis für Abzüge wie Weiterbildung oder Krankheitskosten. Speichere ihn als PDF und behalte ihn, bis die Veranlagung definitiv ist, im Geschäft zehn Jahre.
Was passiert mit dem E-Bon, wenn ich die Kunden-App lösche?
Der Bon ist dann für dich meist nicht mehr erreichbar, auch wenn der Händler ihn im System behält. Speichere wichtige Bons deshalb als PDF ausserhalb der App, solange du Zugriff hast. Bei Garantiefällen kann der Händler den Kauf oft über dein Konto oder die Kartenzahlung nachvollziehen, sicher ist das aber nicht.
Sind digitale Kassenbons in der Schweiz Pflicht?
Nein. In der Schweiz gibt es weder eine Pflicht zur Belegausgabe noch zum digitalen Bon. Händler entscheiden selbst, ob sie E-Bons anbieten. In Deutschland und Österreich gilt zwar eine Belegausgabepflicht, aber auch dort darf der Kunde Papier verlangen. Der digitale Bon ist überall ein Angebot, keine Vorschrift.