Belege digital ablegen: Ordnerstruktur und Dateinamen, die jeder versteht
Belege digital ablegen: Ein Ordner pro Jahr, einer pro Monat und Dateinamen nach dem Muster Datum_Händler_Betrag. So findet jeder jeden Beleg in Sekunden.
Kurz gesagt: Belege digital ablegen funktioniert am besten mit einer flachen Ordnerstruktur (ein Ordner pro Jahr, darin ein Ordner pro Monat) und einem festen Dateinamen nach dem Muster JJJJ-MM-TT_Händler_Betrag.pdf. Die Kategorie gehört nicht in den Ordnernamen, sondern in eine CSV-Liste, sonst musst du dich bei jedem Beleg entscheiden, wo er hingehört.
Digitale Belege haben ein Problem, das Papierbelege nie hatten: Sie heissen IMG_4821.jpg und liegen irgendwo zwischen Ferienfotos. Ein Scan, den du nicht findest, ist so nützlich wie ein Bon, der in der Waschmaschine war. Deshalb entscheidet nicht das Scannen über eine brauchbare Ablage, sondern die Frage, wie die Dateien heissen und wo sie liegen.
Dieser Artikel zeigt eine Ordnerstruktur und ein Namensschema, das ohne Erklärung funktioniert: für dich in drei Jahren, für deinen Treuhänder und für die Steuerbehörde, falls sie nachfragt.
Warum brauchst du überhaupt eine feste Struktur?
Weil du Belege selten dann suchst, wenn du sie ablegst, sondern Monate später und meist unter Zeitdruck. Eine feste Struktur macht drei Dinge möglich: Du findest einen Beleg über das Datum, ohne den Händler zu kennen. Du findest ihn über den Händler, ohne das Datum zu kennen. Und jemand anders findet ihn, ohne dich zu fragen.
Der zweite Grund ist die Aufbewahrung. In der Schweiz müssen Unternehmen Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR), digital ist erlaubt, wenn die Belege lesbar und unverändert bleiben. Zehn Jahre sind lang. Ein Schema, das du in dieser Zeit nicht wechseln musst, spart dir ein Umbenennen von tausenden Dateien. Mehr dazu im Artikel zur Aufbewahrungspflicht in der Schweiz.
Die Ordnerstruktur: ein Jahr, zwölf Monate, fertig
Die beste Ordnerstruktur für Belege ist flach. Ein Ordner pro Jahr, darin ein Ordner pro Monat, darin die Belege. Mehr nicht.
- Belege
- Belege/2026
- Belege/2026/01
- Belege/2026/02
- und so weiter bis Belege/2026/12
Was du bewusst weglässt: Ordner nach Kategorie (Material, Spesen, Büro), nach Kunde oder nach Zahlungsart. Diese Struktur wirkt zuerst ordentlich, scheitert aber im Alltag. Bei jedem Beleg musst du entscheiden, in welchen Ordner er gehört, und viele Belege passen in zwei. Ein Laptop ist "Büro" und "Investition", ein Kundenessen ist "Spesen" und "Kunde Meier". Die Kategorie gehört deshalb in eine Liste, nicht in den Ordnernamen. Welche Kategorien überhaupt sinnvoll sind, erklärt der Artikel Belege kategorisieren.
Bei sehr wenigen Belegen (unter 100 pro Jahr) kannst du die Monatsordner weglassen. Der Dateiname beginnt ohnehin mit dem Datum, die Sortierung ergibt sich von selbst.
Dateinamen für Belege: das Muster, das jeder lesen kann
Der Dateiname enthält genau drei Informationen in fester Reihenfolge: Datum, Händler, Betrag. Das Datum im Format JJJJ-MM-TT, damit die Dateien im Explorer oder Finder automatisch chronologisch sortiert sind. Beispiele:
- 2026-03-14_Migros_47.85.pdf
- 2026-03-14_SBB_86.00.pdf
- 2026-03-17_Digitec_1249.00.pdf
- 2026-03-20_Restaurant-Rössli_112.50.pdf
Regeln für Dateinamen, die sich bewährt haben:
- Datum zuerst, immer mit vier Stellen für das Jahr und führenden Nullen bei Monat und Tag.
- Unterstrich als Trenner zwischen den drei Blöcken, Bindestrich innerhalb eines Blocks.
- Keine Umlaute, keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen wie Schrägstrich oder Doppelpunkt. Sie machen Probleme beim Übertragen zwischen Windows, macOS und Cloud-Speichern.
- Betrag mit Punkt als Dezimaltrenner und ohne Währung, ausser du hast regelmässig mehrere Währungen (dann 2026-03-14_Amazon_EUR-39.90.pdf).
- Kein Kategoriename, keine laufende Nummer. Beides ändert sich, der Dateiname nicht.
| Variante | Beispiel | Bewertung |
|---|---|---|
| Kamera-Standard | IMG_4821.jpg | Unbrauchbar, sagt nichts über den Inhalt |
| Nur Händler | Migros.pdf | Kollidiert ab dem zweiten Einkauf |
| Datum_Händler_Betrag | 2026-03-14_Migros_47.85.pdf | Eindeutig, sortierbar, für alle lesbar |
| Mit Kategorie | Lebensmittel_Migros_März.pdf | Nicht sortierbar, Kategorie kann sich ändern |
Wer Belege mit Belego scannt, bekommt dieses Schema automatisch: Beim Export sind alle PDFs nach Datum, Händler und Betrag benannt, so wie die App sie ausgelesen hat. Was die App nicht sicher lesen konnte, ergänzt du vorher von Hand, damit der Dateiname stimmt.
Welches Dateiformat für digitale Belege?
PDF, nicht JPG. Ein PDF lässt sich überall öffnen, bleibt beim Weiterleiten stabil, kann mehrseitige Rechnungen enthalten und wird von Buchhaltungsprogrammen wie bexio direkt als Beleg akzeptiert. Ein JPG ist ein Foto: Es lässt sich unbemerkt bearbeiten, wird beim Versand per Messenger komprimiert und kann keine zweite Seite aufnehmen. Warum PDF der Standard ist, liest du im Artikel Belege in PDF umwandeln.
Belege, die schon digital ankommen (E-Mail-Rechnungen, Online-Bestellungen), speicherst du direkt als PDF im selben Monatsordner ab, mit demselben Namensschema. Ein Screenshot der Bestellbestätigung reicht nicht, weil ihm Rechnungsnummer und MWST-Angaben fehlen.
Die CSV-Liste als Inhaltsverzeichnis
Die Ordnerstruktur beantwortet "Wo liegt der Beleg?". Sie beantwortet nicht "Wie viel habe ich im März für Material ausgegeben?". Dafür brauchst du eine Liste mit einer Zeile pro Beleg: Datum, Händler, Betrag, Währung, Kategorie, Notiz, Dateiname. Diese Liste ist eine CSV-Datei, die im Jahresordner liegt und die du in Excel, Banana oder CashCtrl öffnen kannst.
Du kannst diese Liste von Hand führen, aber genau das ist der Punkt, an dem die meisten Systeme scheitern. Praktischer ist es, wenn die Liste aus derselben Quelle kommt wie die PDFs. Belego exportiert für einen frei wählbaren Zeitraum ein ZIP mit den benannten PDFs, einer CSV-Liste mit Kategorie und Notiz und einer LIESMICH-Datei. Das ZIP entpackst du in den Jahresordner, fertig. Welche Spalten sinnvoll sind und wie der Import in die Buchhaltung funktioniert, beschreibt der Artikel zum CSV-Export von Belegen.
Wo liegen die Dateien: lokal, Cloud oder beides?
Die Ablage muss zwei Bedingungen erfüllen: Sie muss ein Backup haben, und du musst wissen, wer Zugriff hat. Belege enthalten Namen, Beträge und manchmal Kontonummern. Ein Ordner auf dem Computer plus eine Kopie auf einer externen Festplatte erfüllt beides. Ein Cloud-Ordner ist bequem, aber du solltest wissen, wo die Daten liegen und wer sie sieht. Die Überlegungen dazu findest du im Artikel Belege-App ohne Cloud.
Ein einfaches Vorgehen: Belege liegen auf dem Handy in der App, dort erfasst und durchsucht. Einmal im Monat oder einmal im Quartal exportierst du das ZIP und legst es in den Jahresordner auf dem Computer. Dieser Ordner wird mit deinem normalen Backup gesichert. Damit hast du zwei Kopien an zwei Orten, ohne dass ein Dritter die Belege bekommt.
Häufige Fragen
Wie benenne ich Belege, wenn ich Datum oder Betrag nicht kenne?
Setze das Datum ein, an dem du den Beleg erhalten hast, und schreibe in die Notiz der CSV-Liste, dass es ein geschätztes Datum ist. Fehlt der Betrag, weil der Bon verblasst ist, nimm den Betrag vom Kontoauszug. Wichtig ist, dass jede Datei dem Muster folgt, sonst bricht die Sortierung. Ein Beleg mit geschätztem Datum ist besser als eine Datei namens Unbekannt.pdf.
Soll ich Belege nach Kunden oder Projekten ablegen?
Nein, nicht in der Ordnerstruktur. Wenn du Belege einem Projekt zuordnen musst, schreibe den Projektnamen in die Notiz oder in eine eigene Spalte der CSV-Liste. Dann kannst du nach Projekt filtern, ohne dass die Dateien verschoben werden. Ordner nach Kunden führen dazu, dass ein Beleg für zwei Projekte doppelt abgelegt wird oder in keinem der beiden Ordner liegt.
Muss ich alte Scans mit schlechten Dateinamen umbenennen?
Nur wenn sie noch relevant sind, also für laufende Garantien, offene Steuerjahre oder die Aufbewahrungspflicht. Beginne mit dem aktuellen Jahr und arbeite dich rückwärts. Alles, was älter als die Frist ist, darfst du lassen, wie es ist, oder löschen. Für ein paar hundert Dateien reicht ein Nachmittag, wenn du das Datum aus dem Beleg abliest und den Rest weglässt.
Wie stelle ich sicher, dass digitale Belege unverändert bleiben?
Speichere Belege als PDF, nicht als bearbeitbares Bild, und lege das Export-ZIP als Ganzes ab, ohne einzelne Dateien nachträglich zu öffnen und zu speichern. Ein Backup auf einem zweiten Datenträger, das du nicht mehr anfasst, dokumentiert den Stand zum Exportzeitpunkt. Wer es strenger braucht, etwa für die Buchhaltung einer GmbH, spricht das Vorgehen mit dem Treuhänder ab.