GoBD und ersetzendes Scannen: Darfst du Papierbelege wegwerfen?
Ersetzendes Scannen nach GoBD erlaubt, Papierbelege nach dem Scan wegzuwerfen. Welche Bedingungen gelten, was in die Verfahrensdokumentation gehört, was bleiben muss.
Kurz gesagt: Ja, in Deutschland darfst du Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen, wenn du die Vorgaben der GoBD einhältst. Der Scan muss bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen, unveränderbar gespeichert sein und während der ganzen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben; das Vorgehen beschreibst du in einer kurzen Verfahrensdokumentation. Einige Unterlagen wie notarielle Urkunden oder bestimmte Zollpapiere musst du trotzdem im Original behalten.
Wer in Deutschland Betriebsausgaben geltend macht, sammelt Belege: Tankquittungen, Rechnungen, Kassenbons vom Baumarkt. Nach Jahren sind das ganze Ordner. Die Frage liegt nahe: Reicht ein Scan, damit das Papier in den Müll darf? Die Antwort steht in den GoBD, den "Grundsätzen zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" des Bundesfinanzministeriums.
Dieser Artikel erklärt, was ersetzendes Scannen bedeutet, welche Anforderungen du erfüllen musst, wie eine Verfahrensdokumentation für ein kleines Unternehmen aussieht und welche Belege trotz Scan im Original bleiben.
Was bedeutet ersetzendes Scannen nach GoBD?
Ersetzendes Scannen heisst: Du digitalisierst einen Papierbeleg, bewahrst nur noch die digitale Fassung auf und vernichtest das Original. Die GoBD erlauben das ausdrücklich. Grundlage ist § 147 Abs. 2 AO, wonach Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder Datenträger aufbewahrt werden dürfen, wenn das den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung entspricht.
Der Scan wird damit zum Beleg. Er muss genau das leisten, was das Papier geleistet hätte: Bei einer Betriebsprüfung muss der Prüfer ihn finden, lesen und mit der Buchung abgleichen können. Das gilt für die ganze Aufbewahrungsfrist, also für Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre und für Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Details dazu findest du im Artikel zu den Aufbewahrungsfristen in Deutschland.
Welche Anforderungen gelten, wenn du GoBD-konform Belege scannst?
Die GoBD verlangen fünf Dinge: bildliche Übereinstimmung, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, zeitnahe Erfassung und Nachvollziehbarkeit. Im Alltag heisst das:
- Bildlich identisch: Der Scan zeigt den ganzen Beleg, inklusive Rückseite, wenn dort etwas steht. Nichts ist abgeschnitten, nichts unleserlich.
- Farbe, wo sie zählt: Ist eine farbige Angabe steuerlich relevant (roter Stempel "bezahlt", farbige Unterschrift), scannst du in Farbe. Ein schwarzer Kassenbon darf schwarzweiss bleiben.
- Unveränderbar: Nach der Ablage darf der Scan nicht mehr bearbeitet oder unbemerkt gelöscht werden. Ein PDF in einem Ordner mit Änderungsprotokoll oder in einem Archivsystem erfüllt das; ein Foto in der Bilder-App, das jederzeit retuschiert werden kann, ist heikel.
- Zeitnah: Du scannst kurz nach Erhalt, nicht erst am Jahresende. Thermobons verblassen ohnehin, deshalb lohnt sich das rasche Scannen von Kassenbons doppelt.
- Auffindbar: Jeder Scan ist einer Buchung zuordenbar, etwa über Datum, Betrag und Händler im Dateinamen oder über eine Belegnummer.
Eine App wie Belego hilft bei den ersten Punkten: Sie schneidet das Foto zu, begradigt es und speichert jeden Scan direkt als PDF mit Datum, Händler und Betrag. Die Unveränderbarkeit und die Archivierung über acht oder zehn Jahre musst du danach mit deiner Ablage sicherstellen, etwa mit einem Export in ein Buchhaltungs- oder Archivsystem.
Darfst du Papierbelege nach dem Scannen wirklich wegwerfen?
Ja, sobald der Scan geprüft und ordentlich abgelegt ist und dein Vorgehen dokumentiert ist. Die GoBD schreiben keine Wartefrist vor. Sinnvoll ist trotzdem ein Zwischenschritt: Belege nach dem Scan eine Woche oder einen Monat in einer Kiste sammeln, dann stichprobenartig prüfen, dann entsorgen. So fällt ein abgeschnittener Scan auf, solange das Original noch da ist.
Beispiel: Du kaufst am 3. März Büromaterial für 87,40 Euro. Am Abend fotografierst du den Bon, kontrollierst Betrag und Datum, das PDF landet im Ordner "2026-03". Ende März gehst du die Kiste mit den Papierbons durch, vergleichst drei Stück mit den Scans und wirfst den Stapel weg. Das ist GoBD-konform, wenn dieser Ablauf in deiner Verfahrensdokumentation steht.
Ein Punkt wird oft übersehen: Der Vorsteuerabzug hängt an einer ordnungsgemässen Rechnung. Fehlen auf dem Scan Angaben, weil das Original schon unleserlich war, hilft auch der beste Scanner nicht. Was bei kleinen Beträgen auf dem Bon stehen muss, steht im Artikel zur Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.
Verfahrensdokumentation: So kurz darf sie sein
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein Beleg vom Eingang bis zur Vernichtung behandelt wird. Für ein grosses Unternehmen ist das ein dickes Dokument. Für einen Freelancer oder eine kleine GmbH reichen ein bis zwei Seiten, solange sie den tatsächlichen Ablauf beschreiben. Ein Prüfer will sehen, dass du dir das Vorgehen überlegt hast und dich daran hältst.
Eine Minimalversion beantwortet diese Fragen:
- Wer scannt? (Du selbst, eine Mitarbeiterin, das Büro)
- Womit? (Smartphone-App, Dokumentenscanner, Modell oder App-Name)
- Wann? (Am Tag des Erhalts, spätestens innerhalb einer Woche)
- Wie wird geprüft? (Sichtkontrolle von Betrag, Datum, Vollständigkeit)
- Wo wird abgelegt? (Ordnerstruktur, Dateinamen, Archivsystem, Backup)
- Wie ist die Unveränderbarkeit sichergestellt? (Archivsoftware, schreibgeschützter Speicher, Protokoll)
- Wann wird das Papier vernichtet? (Nach Prüfung, monatlich)
Die Bundessteuerberaterkammer stellt eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen bereit, die du an deine Grösse anpassen kannst. Eine sinnvolle Ordnerstruktur mit klaren Dateinamen macht die Dokumentation kürzer, weil vieles selbsterklärend wird.
Belege scannen mit dem Smartphone: reicht das?
Ja. Seit der Neufassung der GoBD 2019 ist das Fotografieren mit Smartphone oder Tablet ausdrücklich zulässig, auch unterwegs und im Ausland. Entscheidend ist nicht das Gerät, sondern das Ergebnis: vollständig, lesbar, unveränderbar abgelegt.
Praktisch heisst das: Bon flach hinlegen, gutes Licht, kein Schatten, ganzer Beleg im Bild. Belego erledigt Zuschnitt und Begradigung automatisch und liest Betrag, Datum und Händler aus. Was die App nicht sicher erkennt, lässt sie leer, statt zu raten, und du ergänzst es kurz von Hand. Für die Archivierung exportierst du dann Monat oder Jahr als ZIP mit allen PDFs und einer CSV-Liste. Warum PDF das richtige Format für Buchhaltung und Prüfung ist, erklärt ein eigener Artikel.
Welche Belege du nicht wegwerfen darfst
Nicht alles darf nach dem Scan in den Müll. Manche Unterlagen haben eine eigene Beweisfunktion, die nur das Original erfüllt.
| Unterlage | Nach Scan wegwerfen? | Grund |
|---|---|---|
| Kassenbons, Quittungen, Rechnungen | Ja | Buchungsbeleg, Scan reicht |
| Kontoauszüge, Lieferscheine | Ja | Buchungsbeleg, Scan reicht |
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | Nein | Original nach § 147 Abs. 2 AO |
| Notarielle Urkunden, Verträge mit Schriftform | Nein | Zivilrechtliche Beweiskraft nur im Original |
| Zollpapiere, Präferenznachweise | Nein | Zollrecht verlangt Original |
| Wertpapiere, Urkunden mit Siegel | Nein | Echtheit nur am Original prüfbar |
Im Zweifel behältst du das Original. Ein zusätzlicher Ordner für wenige Dokumente ist billiger als ein Streit mit dem Finanzamt.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer eine Verfahrensdokumentation haben?
Die GoBD gelten für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen, also auch für Kleinunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung. Der Umfang darf aber zur Grösse passen. Eine Seite, die beschreibt, wer wann womit scannt, wie geprüft und wo abgelegt wird, genügt bei einem Einpersonenbetrieb in der Regel. Wichtig ist, dass du dich an das hältst, was dort steht.
Ist ein Foto in der Handy-Galerie GoBD-konform?
Ein einzelnes Foto in der Bildergalerie ist problematisch, weil es jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden kann und keiner Buchung zugeordnet ist. GoBD-konform wird es erst durch die Ablage als unveränderbares PDF an einem Ort, an dem Änderungen protokolliert werden, mit einem Dateinamen oder einer Nummer, die zur Buchung führt.
Was passiert, wenn ich Belege ohne Verfahrensdokumentation weggeworfen habe?
Das Finanzamt kann die Ordnungsmässigkeit deiner Buchführung anzweifeln. Sind die Scans lesbar, vollständig und den Buchungen zuordenbar, werden sie in der Praxis meist trotzdem anerkannt. Schreibe die Dokumentation nachträglich und beschreibe ehrlich, wie du bisher vorgegangen bist. Ab jetzt hältst du dich daran.
Darf ich gescannte Belege in einer Cloud speichern?
Ja, wenn der Anbieter Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet und du bei einer Prüfung jederzeit Zugriff hast. Bei Servern ausserhalb der EU kann eine Bewilligung nach § 146 Abs. 2a AO nötig sein. Belego speichert Belege nur auf dem Gerät; die Archivierung übernimmst du mit dem ZIP-Export in dein eigenes System.