Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Was drauf stehen muss

Kurz gesagt: Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung bis 250 Euro brutto, für die § 33 UStDV nur vier Angaben verlangt: Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Bruttobetrag mit Steuersatz. Name und Adresse des Käufers, Steuernummer und Rechnungsnummer sind nicht nötig. Ein normaler Kassenbon erfüllt das meist und reicht für den Vorsteuerabzug.

Wer in Deutschland selbständig ist, zahlt fast täglich kleine Beträge: Büromaterial für 34,90 Euro, ein Fachbuch für 59 Euro, Tanken für 82 Euro. Jedes Mal eine ordentliche Rechnung mit eigenem Namen verlangen? Nein. Für diese Fälle gibt es die Kleinbetragsrechnung, und die Regeln dafür sind kürzer, als viele denken.

Dieser Artikel zeigt, welche Angaben auf einer Kleinbetragsrechnung stehen müssen, wann der Kassenbon für den Vorsteuerabzug reicht, welche Fallen es bei der 250-Euro-Grenze gibt und wie du die Belege so aufhebst, dass sie bei der Prüfung noch lesbar sind.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Gemeint ist der Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer. Die Grenze steht in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) und gilt seit 2017; vorher lag sie bei 150 Euro.

Der Sinn ist praktisch: Im Handel, im Restaurant oder an der Tankstelle wäre es unmöglich, für jeden Kunden eine vollständige Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG mit Name, Anschrift, Steuernummer und fortlaufender Nummer auszustellen. Deshalb dürfen kleine Beträge mit weniger Angaben abgerechnet werden, und der Käufer darf daraus trotzdem die Vorsteuer ziehen.

Der Unterschied zu anderen Belegen ist wichtig: Eine Quittung bestätigt nur den Zahlungseingang, eine Rechnung fordert Geld und weist Umsatzsteuer aus. Ein Kassenbon kann beides zugleich sein. Mehr dazu im Artikel Kassenbon, Quittung, Rechnung: Was ist der Unterschied?.

Welche Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?

Nach § 33 UStDV sind genau vier Angaben Pflicht:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (also des Verkäufers)
Ausstellungsdatum
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) sowie der anzuwendende Steuersatz (7 oder 19 Prozent) oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Nicht erforderlich sind: Name und Anschrift des Käufers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, Rechnungsnummer, Lieferdatum und der getrennte Ausweis des Nettobetrags. Diese Angaben dürfen natürlich draufstehen, aber ihr Fehlen macht die Rechnung nicht ungültig.

Ein Beispiel für einen ausreichenden Kassenbon:

Angabe auf dem Bon	Beispiel	Pflicht?
Verkäufer mit Anschrift	Bürobedarf Müller GmbH, Hauptstrasse 12, 50667 Köln	Ja
Datum	14.03.2026	Ja
Art und Menge	2 x Toner schwarz, 1 x Papier A4 500 Blatt	Ja
Bruttobetrag mit Steuersatz	118,90 EUR, enthält 19 % USt	Ja
Käufername	(fehlt)	Nein
Rechnungsnummer	Bon-Nr. 4711	Nein

Wie du die Abkürzungen auf Kassenbons liest, etwa "A" und "B" für die Steuersätze, erklärt der Artikel Was auf dem Kassenbon steht.

Reicht ein Kassenbon für den Vorsteuerabzug?

Ja, wenn er die vier Pflichtangaben enthält und der Bruttobetrag 250 Euro nicht übersteigt. Dann kannst du die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist und die Ausgabe betrieblich veranlasst ist. Die Vorsteuer rechnest du aus dem Bruttobetrag heraus: Bei 118,90 Euro mit 19 Prozent sind das 18,98 Euro.

Typische Stolpersteine, bei denen der Vorsteuerabzug trotzdem scheitert:

Auf dem Bon steht nur "Diverses" oder "Artikel" statt einer erkennbaren Leistung. Dann fehlt die Art der Lieferung.
Der Steuersatz fehlt ganz. Manche Handbelege und Quittungsblöcke weisen nur den Bruttobetrag aus.
Der Bon ist verblasst und der Betrag nicht mehr lesbar. Thermopapier hält oft nur wenige Jahre, bei Sonne oder Wärme deutlich kürzer.
Der Beleg ist ein reiner Kartenzahlungsbeleg des Terminals. Er zeigt den Betrag, aber weder Ware noch Steuersatz.

Gegen das Verblassen hilft nur eines: früh scannen. Mit Belego fotografierst du den Bon am selben Tag, die App speichert ihn als PDF und liest Betrag, Datum und Händler aus. Was nicht sicher lesbar ist, bleibt leer und wird kurz von Hand ergänzt. So liegt der Beleg auch nach acht Jahren noch lesbar vor.

Wo liegt die Falle bei der 250-Euro-Grenze?

Die Grenze gilt für den Gesamtbetrag der Rechnung, nicht pro Position. Kaufst du im Baumarkt Material für 310 Euro, ist das keine Kleinbetragsrechnung, auch wenn kein einzelner Artikel über 250 Euro liegt. Dann brauchst du eine vollständige Rechnung mit deinem Namen und deiner Anschrift, sonst gibt es keinen Vorsteuerabzug.

In der Praxis heisst das: Ab etwa 200 Euro an der Kasse kurz überlegen, ob der Betrag über 250 Euro landet. Grössere Händler drucken auf Wunsch eine Rechnung mit Kundenadresse, oft direkt am Servicepunkt. Bei Tankstellen und Restaurants lohnt sich die Frage vor dem Bezahlen. Zwei getrennte Bons für einen einzigen Einkauf, um unter der Grenze zu bleiben, sind keine saubere Lösung; das Finanzamt kann sie als einheitlichen Vorgang werten.

Weitere Ausnahmen: Für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG), für Fälle des Reverse-Charge-Verfahrens (§ 13b UStG) und für bestimmte Fernverkäufe (§ 3c UStG) gilt die Vereinfachung nicht; hier ist immer eine vollständige Rechnung nötig.

Was tun, wenn der Beleg fehlt oder unvollständig ist?

Fehlt ein Beleg ganz, kannst du für die Einkommensteuer einen Eigenbeleg schreiben; für den Vorsteuerabzug reicht der aber nicht. Wie das geht, steht im Artikel Eigenbeleg erstellen. Fehlt auf einem Bon nur eine Angabe, etwa der Steuersatz, frag beim Händler nach einer korrigierten Rechnung. Viele Kassensysteme können einen Bon nachträglich als Rechnung ausdrucken.

Für die Ablage gilt: Kleinbetragsrechnungen sind Buchungsbelege und müssen in Deutschland acht Jahre aufbewahrt werden. Als Scan geht das, wenn die Regeln zum ersetzenden Scannen nach GoBD eingehalten sind. Sortiert nach Monat und mit Dateinamen aus Datum, Händler und Betrag findet sie auch dein Steuerberater ohne Rückfrage. Welche Ausgaben überhaupt abziehbar sind, zeigt der Überblick zu Betriebsausgaben und Belegen.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.

Häufige Fragen

Gilt die Kleinbetragsrechnung auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen Kleinbetragsrechnungen ausstellen, weisen aber keine Umsatzsteuer aus und vermerken stattdessen die Steuerbefreiung. Als Käufer haben Kleinunternehmer keinen Vorsteuerabzug; für sie zählt die Kleinbetragsrechnung nur als Nachweis der Betriebsausgabe. Die vier Pflichtangaben brauchen sie trotzdem, damit das Finanzamt die Ausgabe anerkennt.

Muss mein Name auf einer Kleinbetragsrechnung stehen?

Nein. Der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers gehören nicht zu den Pflichtangaben nach § 33 UStDV. Genau das ist der Vorteil: Ein anonymer Kassenbon aus dem Supermarkt oder von der Tankstelle reicht. Erst über 250 Euro brutto braucht die Rechnung deinen Namen und deine Adresse.

Wie lange muss ich Kleinbetragsrechnungen aufbewahren?

Als Buchungsbelege unterliegen sie in Deutschland seit 2025 der achtjährigen Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Bon vom März 2026 muss also bis Ende 2034 vorliegen, als Papier oder als GoBD-konformer Scan.

Was ist mit einer Restaurantrechnung über 250 Euro?

Dann brauchst du eine vollständige Rechnung mit deinem Namen und deiner Anschrift, zusätzlich zu den Bewirtungsangaben (Anlass, Teilnehmer). Bis 250 Euro reicht der maschinell erstellte Bewirtungsbeleg des Restaurants, ergänzt um Anlass und Teilnehmer, die du auf dem Beleg oder einem Zusatzblatt notierst.