Belego Anleitung: Alle Funktionen der Beleg-App erklärt

Kurz gesagt: Belego ist eine Beleg-App für iPhone und Android. Du fotografierst oder importierst einen Beleg, die App speichert ihn als PDF und liest Betrag, Währung, Datum, Händler und Kategorie automatisch aus. Am Ende exportierst du einen frei wählbaren Zeitraum als ZIP mit PDFs und CSV-Liste oder als PDF-Spesenabrechnung, alles ohne Konto und ohne Cloud.

Diese Anleitung erklärt alle Funktionen von Belego in der Reihenfolge, in der du sie im Alltag brauchst: erfassen, auslesen lassen, ordnen, exportieren und sichern. Sie gilt für iOS und Android gleichermassen, die Bedienung ist auf beiden Systemen gleich aufgebaut.

Belego ist bewusst kein Buchhaltungsprogramm. Die App sammelt, liest aus, ordnet und exportiert. Was danach mit den Belegen passiert, entscheidet dein Treuhänder, dein Steuerberater oder dein Buchhaltungstool.

Wie erfasst du einen Beleg?

Tippe auf "Beleg hinzufügen" und wähle eine von drei Quellen: "Scannen (Kamera)", "Aus Galerie" oder "PDF importieren". Für Papierbelege ist die Kamera der schnellste Weg.

Beim Scannen erkennt Belego die Ränder der Quittung, schneidet sie zu, begradigt sie und speichert den Scan als PDF. Ein paar Tipps für gute Scans:

• Beleg flach auf eine dunkle, ruhige Unterlage legen
• für gutes Licht sorgen und Schatten vermeiden
• den ganzen Beleg ins Bild nehmen, auch Kopf und Fuss mit Datum und Total

Mehrseitige Rechnungen scannst du Seite für Seite. Belego fragt danach, ob die Seiten zu einem Beleg gehören oder ob es einzelne Belege sind, und legt sie entsprechend ab. Weitere Tipps stehen im Artikel Belege richtig fotografieren.

Rechnungen, die per E-Mail oder im Browser kommen, holst du über das Teilen-Menü: Tippe in Mail, im Browser oder in der Dateien-App auf Teilen und wähle Belego. Der Beleg wird übernommen und automatisch gelesen. Bis zu 10 Dateien gehen in einem Vorgang.

Was liest Belego automatisch aus?

Nach dem Erfassen liest Belego Betrag, Währung, Datum, Händler und Kategorie aus und schreibt eine kurze, sachliche Notiz dazu, etwa "Druckerpatronen" oder "Zugticket". Das dauert in der Regel ein paar Sekunden und braucht kurz eine Internetverbindung.

Der wichtigste Grundsatz: Belego rät nie. Was nicht sicher lesbar ist, bleibt leer, und du ergänzt es kurz von Hand. Jedes Feld kannst du jederzeit überschreiben, Änderungen werden automatisch gespeichert. Hast du einen Beleg aus Versehen doppelt erfasst, zeigt Belego einen Hinweis, wenn Händler, Datum und Betrag übereinstimmen.

In der Gratis-Version sind die ersten 10 automatischen Lesungen enthalten, einmalig und ohne Monatsreset. Mit Belego Pro liest die App unbegrenzt aus. Ohne Pro kannst du weiterhin unbegrenzt scannen und die Angaben selbst eintragen. Wie die Texterkennung bei Belegen grundsätzlich funktioniert, erklärt Belege automatisch auslesen.

Wie ordnest und findest du deine Belege?

Belego legt alle Belege in einer laufenden Liste ab, nach Datum sortiert und pro Jahr. Die Kategorien kommen mit einem Grundset, das du in den Einstellungen umbenennen, löschen oder ergänzen kannst. Beim Löschen einer Kategorie bleiben die Belege erhalten.

Zum Wiederfinden gibt es mehrere Wege:

• Die Suche findet Händler, Notizen und Beträge, auch mit Komma geschrieben (49,90), und zwar über alle Jahre.
• Der Kategorie-Filter zeigt nur die Belege einer Kategorie.
• Die Jahresübersicht zeigt die Summe des Jahres in deiner Heimwährung, mit Aufschlüsselung nach Währung.
• Die Monatsbalken zeigen, wie sich die Ausgaben übers Jahr verteilen. Tippst du auf einen Balken, filtert die Liste auf diesen Monat.

Belege in Fremdwährung bleiben in ihrer Originalwährung gespeichert und exportiert. Für die Übersicht rechnet Belego sie zusätzlich ungefähr in deine Heimwährung um, mit den Tageskursen der Europäischen Zentralbank. Welche Kategorien sich für Steuer und Treuhänder bewähren, steht in Belege kategorisieren.

Was bringen die Buchhaltungsfelder?

Wer MWST-pflichtig ist oder Belege mit dem Kontoauszug abgleichen will, schaltet in den Einstellungen unter "Buchhaltung" die zusätzlichen Felder ein. Dann zeigt jeder Beleg MWST-Satz, MWST-Betrag und auf Wunsch die Zahlungsart, zum Beispiel Karte, Bar, Überweisung oder PayPal.

Diese Felder liest Belego ebenfalls automatisch aus. Praktisch: Die Werte werden auch bei ausgeschalteten Feldern gespeichert. Schaltest du sie später ein, sind ältere Belege bereits ausgefüllt. Die Steuerart passt sich der Region an (MWST in Europa, Sales Tax in den USA, GST etwa in Kanada oder Australien) und lässt sich umstellen.

Eine MWST-Abrechnung erstellt Belego nicht. Die Felder liefern deinem Treuhänder die Angaben, die er für den Vorsteuerabzug braucht. Was auf einem MWST-konformen Beleg stehen muss, steht in MWST-konforme Belege.

Wie exportierst du deine Belege?

Tippe auf "Export", wähle den Zeitraum (dieses Jahr, dieser Monat, letzter Monat, letztes Quartal oder frei von bis) und dann das Format. Es gibt zwei Varianten.

Die PDFs passen für bexio und ähnliche Tools, die CSV öffnest du in Banana, CashCtrl oder Excel. Das CSV-Format richtet sich nach deiner Region und lässt sich in den Einstellungen umstellen: Schweiz (Semikolon und Punkt), EU (Semikolon und Komma) oder Standard (Komma und Punkt). So trennt Excel die Spalten richtig. Der PDF-Bericht bekommt auf Wunsch einen Titel, die Belegbilder im Anhang kannst du abschalten. Alles Weitere zum CSV steht in Belege als CSV exportieren, der Ablauf einer Spesenabrechnung in Spesenabrechnung per App.

Wo liegen deine Daten und wie sicherst du sie?

Alle Belege liegen ausschliesslich auf deinem Gerät. Es gibt kein Konto, kein Login, keine Belego-Cloud und kein Tracking. Erfassen, Suchen und Exportieren funktionieren offline. Nur für das automatische Auslesen wird der Beleg verschlüsselt übertragen, gelesen und danach verworfen.

Das heisst auch: Wird die App gelöscht oder geht das Handy verloren, sind die Belege weg, wenn du kein Backup hast. Unter Einstellungen erstellst du mit "Backup erstellen" eine Sicherung inklusive Einstellungen und Kategorien und legst sie in deiner eigenen Cloud-Ablage oder auf dem Computer ab. Mit "Backup wiederherstellen" holst du sie auf ein neues Gerät. Warum lokale Speicherung bei Belegen sinnvoll ist, erklärt Belege-App ohne Cloud.

Weitere Einstellungen: eine wöchentliche Erinnerung (ein sanfter Hinweis nach 7 und 14 Tagen ohne Öffnen, rein lokal), die Darstellung hell, dunkel oder nach System, die Heimwährung und die Sprache. Belego gibt es in 14 Sprachen.

Häufige Fragen

Ist Belego gratis?

Ja, die Gratis-Version enthält unbegrenztes Scannen und Verwalten, Export als ZIP und PDF-Bericht, Backup sowie die ersten 10 automatischen Lesungen. Belego Pro schaltet unbegrenztes automatisches Auslesen frei und kostet CHF 10 pro Monat oder CHF 50 pro Jahr. Ohne Pro trägst du Betrag, Datum und Händler nach den ersten 10 Lesungen selbst ein.

Kann ich Belego auf mehreren Geräten nutzen?

Belego synchronisiert bewusst nicht über eine Cloud, die Belege liegen auf dem Gerät, auf dem du sie erfasst hast. Um Belege auf ein anderes Gerät zu bringen, erstellst du ein Backup und stellst es dort wieder her. Für die Übergabe an Treuhänder oder Arbeitgeber nutzt du den Export als ZIP oder PDF-Bericht.

Funktioniert Belego auch für Belege aus dem Ausland?

Ja. Belego erkennt die Währung auf dem Beleg und speichert den Betrag in der Originalwährung, zum Beispiel Euro oder Dollar. In der Übersicht wird zusätzlich ungefähr in deine Heimwährung umgerechnet. Im Export bleibt jeder Beleg in seiner Originalwährung, die Totale im PDF-Bericht stehen pro Währung.

Was passiert, wenn das automatische Auslesen fehlschlägt?

Dann bleiben die Felder leer und Belego zeigt an, dass das Lesen nicht geklappt hat. Du kannst es nochmal versuchen oder die Angaben von Hand eintragen. Dateien über 4 MB liest Belego nicht automatisch aus, sie werden trotzdem gespeichert. Ohne Internet wartet der Beleg und wird gelesen, sobald wieder eine Verbindung besteht.