Belege kategorisieren: Welche Kategorien sinnvoll sind (und welche nicht)
Belege kategorisieren mit 6 bis 10 Kategorien, die eine konkrete Frage beantworten. Welche du brauchst, welche du streichen kannst und wie du im Alltag schnell entscheidest.
Kurz gesagt: Belege kategorisieren lohnt sich nur mit Kategorien, die am Ende eine konkrete Frage beantworten: Was ist steuerlich abziehbar, was ist Geschäftsausgabe, welche Garantie läuft noch. Für die meisten reichen 6 bis 10 Kategorien, die sich am Kontenplan des Treuhänders oder an den Abzügen der Steuererklärung orientieren. Feinere Kategorien wie "Kaffee" oder "Parkplatz" kosten Zeit und liefern nichts.
Eine Kategorie ist ein Versprechen an dein zukünftiges Ich: "Wenn du das später brauchst, findest du es hier." Das Problem ist, dass viele Kategorien Versprechen sind, die nie eingelöst werden. Niemand fragt im Dezember, wie viel er für Parkuhren ausgegeben hat. Aber jeder Selbständige fragt, wie viel für Material und wie viel für Fahrzeug.
Dieser Artikel zeigt, wie du Kategorien für Belege so wählst, dass sie beim Kategorisieren wenig kosten und beim Auswerten viel bringen, mit Vorschlägen für Privatpersonen, Selbständige und den Sonderfall Kontenplan.
Wofür brauche ich überhaupt Kategorien für Belege?
Kategorien brauchst du für genau zwei Dinge: Summen bilden und Belege wiederfinden. Alles andere ist Dekoration.
Summen bilden heisst: Wie viel habe ich im Jahr für Weiterbildung ausgegeben, damit ich den Betrag in die Steuererklärung schreiben kann? Wie viel für Material, damit der Treuhänder es ins richtige Konto bucht? Wiederfinden heisst: Wo ist der Beleg für das Notebook, jetzt wo es kaputt ist?
Daraus folgt die Regel für jede Kategorie: Wenn du dir nicht vorstellen kannst, wer irgendwann nach der Summe dieser Kategorie fragt oder gezielt darin sucht, streiche sie. Diese Regel reduziert die meisten Kategorienlisten auf die Hälfte.
Welche Kategorien sind für Privatpersonen sinnvoll?
Für Privatpersonen ergeben sich die Kategorien aus der Steuererklärung und aus dem, was Garantie hat. Ein Vorschlag, der in der Schweiz für die meisten passt:
- Weiterbildung: Kurse, Fachbücher, Prüfungsgebühren. In der Steuererklärung ein eigener Abzug.
- Berufsauslagen: Arbeitsweg, auswärtige Verpflegung, Arbeitsmittel. Was genau zählt, steht im Artikel Berufsauslagen abziehen.
- Gesundheit: Arzt, Zahnarzt, Brille, Medikamente. Krankheitskosten sind ab einem Selbstbehalt abziehbar, die Belege brauchst du gesammelt.
- Spenden: Spendenbestätigungen, meist wenige pro Jahr.
- Wohnen: Nebenkosten, Reparaturen, für Eigentümer Unterhalt der Liegenschaft.
- Garantie: Alles mit Garantie, unabhängig von der Steuer.
- Sonstiges: Für die kurze Aufbewahrung bis zum Umtausch oder zur Rückerstattung.
Das sind sieben Kategorien. Ein Kassenbon vom Supermarkt braucht keine davon und muss auch nicht aufbewahrt werden. Die Rechnung vom Zahnarzt über CHF 620 kommt zu Gesundheit, der Kurs für CHF 1'200 zu Weiterbildung. Beim Ausfüllen der Steuererklärung siehst du die Summe pro Kategorie und hast die Belege dazu. Welche Belege der Kanton tatsächlich sehen will, hängt von der Wegleitung ab, der Artikel Steuerabzüge in der Schweiz gibt eine Übersicht.
Welche Kategorien sind für Selbständige sinnvoll?
Für Selbständige ist die Antwort einfach: die Kategorien, die dein Treuhänder oder dein Buchhaltungsprogramm als Konten kennt. Alles, was du anders benennst, muss später jemand übersetzen.
In der Schweiz orientieren sich die meisten KMU am Kontenrahmen KMU. Daraus ergeben sich für Belege typischerweise diese Aufwandkategorien:
- Material und Waren: Einkäufe, die direkt in Produkte oder Aufträge fliessen.
- Miete und Raum: Büro, Werkstatt, Lager, inklusive Nebenkosten.
- Fahrzeug: Treibstoff, Service, Versicherung, Parkgebühren.
- Reise und Spesen: Hotel, ÖV, Verpflegung auf Geschäftsreisen.
- Büro und Verwaltung: Büromaterial, Porto, Software-Abos, Telefon.
- Werbung: Website, Inserate, Drucksachen.
- Weiterbildung: Kurse und Fachliteratur.
- Investitionen: Geräte und Maschinen über einer bestimmten Grenze, die dein Treuhänder abschreibt statt sofort abzieht.
- Privat: Belege, die aus Versehen mitgescannt wurden oder gemischt sind.
Neun Kategorien reichen für die meisten Einzelfirmen. Beispiel: Du kaufst für CHF 340 Schrauben und Holz für einen Auftrag (Material), tankst für CHF 78 (Fahrzeug) und zahlst CHF 29 für ein Software-Abo (Büro). Drei Belege, drei Kategorien, keine Diskussion. Der Treuhänder bekommt am Jahresende eine CSV-Liste mit Kategorie und Betrag und kann direkt buchen. Wie diese Liste aussehen sollte, beschreibt der Artikel Belege als CSV exportieren.
Wenn du unsicher bist, frag deinen Treuhänder nach den zehn Konten, die er am häufigsten für dich bebucht, und nimm genau diese als Kategorien.
Welche Kategorien kannst du dir sparen?
Streichen kannst du alle Kategorien, die feiner sind als die Frage, die du damit beantworten willst. Typische Beispiele:
| Kategorie | Warum überflüssig | Stattdessen |
|---|---|---|
| Kaffee, Mittagessen, Snacks | Niemand braucht die Summe pro Sorte | Verpflegung oder Reise und Spesen |
| Parkplatz, Benzin, Autowäsche | Alles landet im gleichen Konto | Fahrzeug |
| Amazon, Digitec, Coop | Der Händler ist kein Zweck | Kategorie nach Zweck, Händler steht ohnehin auf dem Beleg |
| Klein, Mittel, Gross | Betrag ist ein Feld, keine Kategorie | Betrag nutzen, sortieren und filtern |
| Januar, Februar, März | Datum ist ein Feld, keine Kategorie | Datum nutzen |
Der Händler ist der häufigste Fehler. Ein Beleg von einem Warenhaus kann Büromaterial, Werkzeug oder ein privates Geschenk sein. Die Kategorie muss den Zweck beschreiben, den Händler liest eine App wie Belego ohnehin automatisch aus und du kannst danach suchen, ohne ihn als Kategorie zu pflegen.
Ein zweiter Fehler sind Kategorien für den Ausnahmefall. Wenn du einmal im Jahr einen Beleg für "Geschenke an Kunden" hast, gehört er zu Werbung mit einer Notiz, nicht in eine eigene Kategorie, die 364 Tage leer bleibt.
Wie kategorisiere ich im Alltag schnell und konsequent?
Schnell wird das Kategorisieren, wenn die Entscheidung beim Scannen fällt und nicht später. Der Beleg ist in diesem Moment noch verbunden mit dem, was du gerade gekauft hast. Drei Wochen später musst du erst rekonstruieren, wofür die CHF 46.90 im Baumarkt waren.
Ein Ablauf, der funktioniert:
- Beleg scannen. Belego schneidet zu, speichert als PDF und liest Betrag, Datum, Händler und einen Kategorievorschlag aus. Was nicht sicher lesbar ist, bleibt leer.
- Kategorie prüfen oder setzen. Ein Tipp, fertig. Bei gemischten Belegen die Hauptkategorie wählen und in der Notiz den privaten Anteil vermerken.
- Einmal pro Woche die Belege ohne Kategorie durchgehen. Das sind bei konsequentem Scannen wenige.
Für Belege, die in zwei Kategorien passen, gilt: Hauptzweck entscheidet, Notiz ergänzt. Ein Laptop für CHF 1'890, den du zu 80 Prozent geschäftlich nutzst, kommt zu Investitionen mit der Notiz "20 Prozent privat". Den Rest regelt der Treuhänder, und zwar genau deshalb, weil die Notiz da ist. Wie das Ganze in ein Ordnungssystem passt, das du durchhältst, zeigt der Artikel Belege ordnen.
Und noch eine Regel gegen den Perfektionismus: Eine grobe, konsequent gepflegte Kategorie ist mehr wert als eine feine, die ab März niemand mehr setzt. Wenn du merkst, dass du eine Kategorie ständig überspringst, ist sie überflüssig oder falsch benannt.
Häufige Fragen
Wie viele Kategorien für Belege sind ideal?
Für Privatpersonen meist 5 bis 8, für Selbständige 8 bis 12, je nach Kontenplan. Die Obergrenze liegt dort, wo du beim Scannen zu überlegen beginnst. Wenn die Entscheidung länger als zwei Sekunden dauert, sind es zu viele oder die Namen sind unklar. Lieber mit wenigen starten und eine Kategorie ergänzen, wenn du sie dreimal vermisst hast.
Soll ich private und geschäftliche Belege in einer App trennen?
Ja, mindestens über eine Kategorie Privat oder eine eigene Kennzeichnung. Beim Export für den Treuhänder filterst du die privaten Belege dann heraus. Bei Belegen, die beides enthalten, etwa ein Einkauf mit Büromaterial und Lebensmitteln, wählst du die geschäftliche Kategorie und schreibst den privaten Anteil in die Notiz, damit der Treuhänder ihn ausbuchen kann.
Welche Ausgaben-Kategorien passen zu bexio, Banana oder CashCtrl?
Am besten die Konten, die du in diesen Programmen tatsächlich verwendest, mit gleichem Namen. Dann lässt sich die CSV-Liste aus der Beleg-App ohne Umbenennen zuordnen. Belego exportiert die Kategorie als Spalte in der CSV und die PDFs mit Datum, Händler und Betrag im Dateinamen, das passt für den Import oder das Anhängen in allen drei Programmen.
Muss ich Belege für die Steuererklärung nach Kategorie sortieren?
Nicht zwingend, aber es spart Zeit. Die Steuerbehörde will Belege für bestimmte Abzüge sehen, etwa Weiterbildung, Krankheitskosten oder Spenden. Wenn deine Kategorien diesen Abzügen entsprechen, exportierst du pro Kategorie und hast Summe und Belege beisammen. Ohne Kategorien suchst du im März alle Belege eines Jahres durch.