MWST-konforme Belege: Was auf einer Quittung in der Schweiz stehen muss
Ein MWST-konformer Beleg nennt Lieferant mit MWST-Nummer, Leistung, Datum, Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Bis CHF 400 darf der Empfängername fehlen.
Kurz gesagt: Ein MWST-konformer Beleg in der Schweiz muss nach Art. 26 MWSTG den Lieferanten mit MWST-Nummer, Art und Umfang der Leistung, das Datum, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag nennen. Auf Kassenzetteln bis CHF 400 darf der Name des Empfängers fehlen. Nur mit diesen Angaben kannst du die Vorsteuer sauber geltend machen.
Wer in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig ist, zahlt auf Einkäufe MWST und holt sie sich als Vorsteuer zurück. Das funktioniert aber nur, wenn der Beleg die richtigen Angaben trägt. Ein Kassenbon ohne MWST-Nummer oder ohne ausgewiesene Steuer ist für die Buchhaltung ein Problem: Der Aufwand lässt sich zwar verbuchen, die Vorsteuer aber nicht sicher abziehen.
Dieser Artikel zeigt dir, was auf einem MWST-Beleg stehen muss, welche Erleichterung für kleine Beträge gilt und was du tust, wenn ein Beleg unvollständig ist.
Was muss auf einem MWST-konformen Beleg stehen?
Art. 26 Abs. 2 MWSTG verlangt sechs Angaben, damit ein Beleg als Rechnung im Sinne der Mehrwertsteuer gilt:
- Name und Ort des Leistungserbringers, so wie er im Geschäftsverkehr auftritt, plus seine MWST-Nummer (Format CHE-123.456.789 MWST).
- Name und Ort des Leistungsempfängers, also deine Firma.
- Datum oder Zeitraum der Leistung, falls nicht identisch mit dem Rechnungsdatum.
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung: was genau gekauft wurde, nicht nur "Diverses".
- Das Entgelt, also der Preis.
- Der anwendbare Steuersatz und der Steuerbetrag. Alternativ genügt der Hinweis, dass die Steuer im Preis enthalten ist, sofern der Satz angegeben wird.
Die aktuellen Sätze sind 8.1 Prozent (Normalsatz), 2.6 Prozent (reduzierter Satz, etwa für Lebensmittel und Bücher) und 3.8 Prozent (Beherbergung). Ein Beleg, der mehrere Sätze enthält, muss die Beträge pro Satz ausweisen. Wenn du dir bei der Einordnung eines Dokuments unsicher bist, hilft der Überblick zum Unterschied zwischen Kassenbon, Quittung und Rechnung.
Gilt eine Erleichterung für Kassenzettel bis CHF 400?
Ja: Bei Kassenzetteln bis CHF 400 muss der Name des Leistungsempfängers nicht auf dem Beleg stehen (Art. 26 Abs. 3 MWSTG). Das ist die wichtigste Ausnahme im Alltag. Der Bon vom Baumarkt, der Beleg aus dem Restaurant oder die Quittung der Tankstelle sind damit für den Vorsteuerabzug tauglich, auch wenn dein Firmenname nirgends auftaucht.
Alle anderen Angaben bleiben Pflicht. Ein Kassenbon über CHF 85 im Baumarkt braucht also weiterhin die MWST-Nummer des Händlers, das Datum, die Artikel und den ausgewiesenen Steuersatz. Die meisten Kassensysteme drucken das automatisch. Prüfe es trotzdem einmal, vor allem bei kleinen Läden, Marktständen und Handwerksbetrieben ohne Kassensystem.
Ab einem Betrag über CHF 400 gilt die Erleichterung nicht mehr. Dann lässt du den Beleg auf deine Firma ausstellen. Beim Einkauf im Laden heisst das: an der Kasse nach einer Rechnung mit Firmenadresse fragen, bevor du bezahlst. Nachträglich ist das oft mühsam.
Wann brauchst du den Beleg für den Vorsteuerabzug überhaupt?
Den Vorsteuerabzug nutzt nur, wer bei der ESTV als MWST-pflichtig registriert ist und effektiv abrechnet. Die Pflicht beginnt ab CHF 100'000 Umsatz pro Jahr aus steuerbaren Leistungen. Darunter kannst du dich freiwillig anmelden, was sich bei hohen Investitionen lohnen kann.
Drei Fälle, die du unterscheiden solltest:
- Effektive Methode: Du ziehst die Vorsteuer aus jedem Beleg einzeln ab. Jeder Beleg muss MWST-konform sein.
- Saldosteuersatz: Du rechnest mit einem pauschalen Branchensatz ab und ziehst keine Vorsteuer einzeln ab. Die Belege brauchst du trotzdem für die Buchhaltung und die Einkommens- oder Gewinnsteuer, aber die MWST-Angaben sind weniger kritisch.
- Nicht MWST-pflichtig: Die MWST ist für dich ein Kostenbestandteil. Der Beleg muss nur als Nachweis des Geschäftsaufwands taugen.
Unabhängig von der Methode gilt für Selbständige: Alle Geschäftsbelege sammeln, lesbar halten und zuordnen können. Wie du das ohne Stress hinbekommst, steht im Beitrag zu Belegen und Buchhaltung für Selbständige in der Schweiz.
Welche Belege sind für die Vorsteuer tauglich?
Die Tabelle zeigt typische Belege und was du dabei beachten musst.
| Beleg | MWST-Angaben vorhanden? | Vorsteuer abziehbar? |
|---|---|---|
| Kassenbon Detailhandel bis CHF 400 | Meist ja (MWST-Nummer, Satz, Betrag) | Ja, ohne Empfängername |
| Rechnung mit Firmenadresse | Ja, wenn Art. 26 erfüllt | Ja |
| Kreditkartenabrechnung allein | Nein | Nein, der Originalbeleg fehlt |
| Bestellbestätigung Onlineshop | Oft unvollständig | Erst mit der eigentlichen Rechnung |
| Quittung von Privatperson | Keine MWST-Nummer | Nein, Verkäufer ist nicht steuerpflichtig |
Merke: Ein Kontoauszug oder eine Kartenabrechnung beweist die Zahlung, aber nicht die Steuer. Für den Vorsteuerabzug brauchst du den Beleg des Lieferanten.
Was tun, wenn ein Beleg unvollständig ist?
Fehlt eine Pflichtangabe, forderst du beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung an. Das ist der sauberste Weg und in den meisten Fällen kein Problem, vor allem bei Onlineshops und grösseren Lieferanten.
Seit der Revision des MWSTG gilt zwar der Grundsatz der freien Beweiswürdigung: Die ESTV darf den Vorsteuerabzug nicht allein wegen eines Formfehlers verweigern, wenn du nachweisen kannst, dass die Steuer tatsächlich in Rechnung gestellt und bezahlt wurde. Verlassen solltest du dich darauf nicht. Ohne MWST-Nummer des Lieferanten ist unklar, ob er überhaupt steuerpflichtig ist, und ohne ausgewiesenen Satz lässt sich der Steuerbetrag nur schätzen. Bei einer Kontrolle liegt die Beweislast bei dir.
Praktische Regel für den Alltag:
- Bis CHF 400: Kassenbon reicht, kurz prüfen, ob MWST-Nummer und Satz aufgedruckt sind.
- Über CHF 400: Rechnung auf die Firma verlangen.
- Bei Handwerkern und kleinen Betrieben: vor der Zahlung auf eine vollständige Rechnung bestehen.
- Bei Spesen der Mitarbeitenden: dieselben Regeln, siehe die Spesenabrechnung für Einzelfirma und GmbH.
Wie lange musst du MWST-Belege aufbewahren?
Geschäftsbelege bewahrst du zehn Jahre auf (Art. 958f OR, für die MWST bestätigt in Art. 70 MWSTG). Für Belege im Zusammenhang mit Immobilien gilt eine Frist von 20 Jahren, weil die Vorsteuer auf Liegenschaften über diesen Zeitraum korrigiert werden kann.
Zehn Jahre sind für Thermopapier eine Ewigkeit: Viele Kassenbons sind nach zwei bis drei Jahren nicht mehr lesbar, und ein verblasster Beleg ist bei einer Kontrolle wertlos. Deshalb lohnt es sich, jeden Bon zeitnah zu digitalisieren. Mit Belego fotografierst du den Beleg direkt nach dem Kauf, die App speichert ihn als PDF, liest Betrag, Datum und Händler aus und legt ihn mit Kategorie ab. Was die App nicht sicher lesen kann, bleibt leer und wird von Hand ergänzt, so entstehen keine falschen Beträge in deiner Vorsteuerliste. Warum Eile wichtig ist, erklärt der Beitrag zum Scannen von Kassenbons auf Thermopapier.
Für die MWST-Abrechnung exportierst du am Quartalsende die Belege als ZIP mit PDFs und einer CSV-Liste. Der Treuhänder oder dein Buchhaltungstool bekommt damit alles, was er für den Vorsteuerabzug braucht. Details zu Fristen und zur elektronischen Aufbewahrung findest du im Artikel zur Aufbewahrungspflicht in der Schweiz.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.
Häufige Fragen
Reicht ein Kassenbon ohne Firmenname für den Vorsteuerabzug?
Bis CHF 400 ja. Art. 26 Abs. 3 MWSTG erlaubt, dass auf Kassenzetteln bis zu diesem Betrag der Name des Leistungsempfängers fehlt. Alle anderen Angaben müssen vorhanden sein: Lieferant mit MWST-Nummer, Datum, Leistung, Preis, Steuersatz und Steuerbetrag. Über CHF 400 brauchst du eine Rechnung, die auf deine Firma lautet.
Kann ich Vorsteuer abziehen, wenn auf dem Beleg keine MWST-Nummer steht?
Ohne MWST-Nummer fehlt der Nachweis, dass der Lieferant überhaupt steuerpflichtig ist. Die ESTV kann den Abzug verweigern. Verlange eine korrigierte Rechnung oder prüfe die Nummer im UID-Register. Bei Privatverkäufen und nicht registrierten Kleinbetrieben gibt es keine Vorsteuer, weil keine MWST erhoben wurde.
Was ist mit ausländischen Belegen, etwa aus Deutschland?
Ausländische MWST kannst du in der Schweizer Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehen. Der Beleg dient nur als Aufwandnachweis. Für die Rückerstattung deutscher Umsatzsteuer gibt es ein separates Vergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern, das sich meist nur bei grösseren Beträgen lohnt.
Muss der Steuerbetrag in Franken ausgewiesen sein?
Nein, eine Rechnung darf in Fremdwährung lauten. Für die MWST-Abrechnung rechnest du mit den von der ESTV publizierten Monatsmittelkursen oder dem Tageskurs um. Wichtig ist, dass Steuersatz und Steuerbetrag auf dem Beleg klar erkennbar sind. Notiere den verwendeten Kurs in der Buchhaltung.