E-Rechnung Pflicht 2027: Was Selbständige jetzt wissen müssen
E-Rechnung Pflicht 2027: Ab 1. Januar 2027 müssen Firmen mit über 800'000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Was das für Belege heisst.
Kurz gesagt: Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800'000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr für Leistungen an andere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern bleiben ausgenommen, ebenso Rechnungen an Privatkunden.
Die E-Rechnung kommt in Deutschland in Stufen, und 2027 ist das Jahr, in dem sie für viele Betriebe ernst wird. Gemeint ist nicht ein PDF per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Wer Rechnungen schreibt, muss seine Software umstellen; wer Rechnungen bekommt, muss sie richtig ablegen.
Dieser Artikel erklärt, wer ab wann betroffen ist, welche Formate gelten, welche Ausnahmen es gibt und was die Umstellung für deine Belege und deren Aufbewahrung bedeutet.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt in drei Stufen, geregelt in § 14 und § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend ist das Datum der Leistung, nicht das Rechnungsdatum.
| Zeitraum | Empfang | Ausstellung |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier und PDF noch erlaubt (PDF mit Zustimmung) |
| 1. Januar bis 31. Dezember 2027 | Pflicht für alle | Pflicht bei mehr als 800'000 Euro Vorjahresumsatz |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht für alle | Pflicht für alle Unternehmen |
Für die 800'000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres, für 2027 also der Umsatz 2026. Wer darunter liegt, darf 2027 weiterhin Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen schreiben. Ab 2028 fällt diese Übergangsregel weg.
Betroffen sind nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst.
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Typische Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Was nicht als E-Rechnung zählt:
- ein PDF, auch wenn es elektronisch verschickt wird
- ein eingescanntes Papier oder ein Foto der Rechnung
- ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, weil sie nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten
Ein PDF ist steuerlich eine "sonstige Rechnung". Das Bundesfinanzministerium stellt in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 ausserdem klar, dass eine Datei mit Fehlern in der Struktur ebenfalls nur als sonstige Rechnung gilt. Die FAQ des Ministeriums zur E-Rechnung findest du unter bundesfinanzministerium.de.
Welche Ausnahmen gibt es?
Drei Arten von Rechnungen darfst du auch nach 2027 weiterhin als Papier oder PDF ausstellen. Das gilt dauerhaft, nicht nur in der Übergangszeit.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV). Der Tankbeleg, die Restaurantquittung und der Kassenbon vom Baumarkt bleiben also, wie sie sind.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV), zum Beispiel Bahn- und ÖPNV-Tickets.
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV).
Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach und eine Möglichkeit, die Datei lesbar darzustellen. Was eine Kleinbetragsrechnung enthalten muss, steht im Artikel Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.
Wie bewahrst du E-Rechnungen richtig auf?
Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei das Original, und genau sie musst du aufbewahren. Nach § 14b UStG gilt dafür eine Frist von 8 Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Die Datei muss unverändert und lesbar bleiben.
Daraus folgen drei praktische Regeln:
- Speichere die XML-Datei (oder die ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML), nicht nur eine Ansicht oder einen Ausdruck.
- Lege E-Rechnungen dort ab, wo deine Buchhaltung oder dein Steuerberater sie verarbeitet, idealerweise in einem System, das die GoBD erfüllt.
- Benenne Dateien so, dass du sie wiederfindest, und mache regelmässig ein Backup.
Wie lange welche Unterlagen in Deutschland aufzubewahren sind, erklärt der Artikel Aufbewahrungsfristen in Deutschland. Für eingescannte Papierbelege gelten zusätzlich die Regeln zum ersetzenden Scannen, mehr dazu unter GoBD und ersetzendes Scannen.
Brauchst du nach 2027 noch eine Beleg-App?
Ja, für alles, was nicht als E-Rechnung kommt, und das bleibt eine Menge. Kassenbons, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrkarten, Rechnungen von Kleinunternehmern, Belege aus dem Ausland und Quittungen auf Thermopapier fallen nicht unter die Pflicht und landen weiterhin auf Papier oder als Foto in deiner Hand.
Gerade diese Belege gehen am leichtesten verloren und verblassen am schnellsten. Mit Belego fotografierst du sie direkt nach dem Kauf, die App speichert sie als PDF und liest Betrag, Datum, Händler und Kategorie aus, auf Wunsch auch MWST-Satz, MWST-Betrag und Zahlungsart. Am Monats- oder Jahresende exportierst du alles als ZIP mit PDFs und CSV-Liste oder als PDF-Bericht für den Steuerberater.
Eine E-Rechnung im XML-Format gehört allerdings nicht in eine Beleg-App, sondern direkt in die Buchhaltungssoftware oder zum Steuerberater. Belego verarbeitet keine XML-Dateien. Die sinnvolle Arbeitsteilung sieht deshalb so aus: E-Rechnungen fliessen digital in die Buchhaltung, Papierbelege und Kleinbeträge sammelst du mit der App. Wie du dem Steuerberater beides so übergibst, dass er schnell arbeiten kann, steht in Belege an den Steuerberater übergeben.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, die Schreiben des Bundesfinanzministeriums und die Auskunft deines Finanzamts oder Steuerberaters.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht 2027 auch für Kleinunternehmer?
Für das Ausstellen nicht. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als Papier oder PDF schreiben (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025 können, etwa über ein E-Mail-Postfach. Kommt eine E-Rechnung an, ist die XML-Datei aufzubewahren.
Zählt für die 800'000-Euro-Grenze der Umsatz 2026 oder 2027?
Massgebend ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für Leistungen im Jahr 2027 schaust du also auf den Umsatz 2026. Lag er bei höchstens 800'000 Euro, darfst du 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, das PDF mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz.
Ist ein PDF per E-Mail ab 2027 noch erlaubt?
Für Unternehmen über der 800'000-Euro-Grenze nur noch in den Ausnahmefällen, also bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweisen. Unternehmen unterhalb der Grenze dürfen 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiter PDFs schicken. Ab 2028 ist ein PDF im B2B-Bereich nur noch für die Ausnahmen zulässig, an Privatkunden weiterhin ohne Einschränkung.
Betrifft die deutsche E-Rechnungspflicht auch Schweizer Firmen?
Die Pflicht gilt für Leistungen zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Eine Schweizer Firma ohne Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland ist in der Regel nicht verpflichtet, E-Rechnungen nach deutschem Recht auszustellen. Wer in Deutschland umsatzsteuerlich registriert ist oder dort eine Betriebsstätte hat, sollte die Lage mit einem Steuerberater klären.