Quittung schreiben: Was hinein muss (mit Vorlage zum Abtippen)

Kurz gesagt: Eine Quittung schreiben heisst, den Erhalt einer Zahlung schriftlich zu bestätigen. Sie braucht Datum und Ort, den Betrag in Zahlen und Worten mit Währung, den Zweck der Zahlung, Name und Adresse von Zahler und Empfänger sowie die Unterschrift des Empfängers. Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, ergänzt MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag.

Du verkaufst dein altes Velo für CHF 350 in bar, gibst Nachhilfe gegen Barzahlung oder erhältst die Kaution für die Wohnung in bar. In allen drei Fällen will die andere Seite zu Recht ein Papier, das die Zahlung beweist. Und du willst eines, das dich später nicht in Erklärungsnot bringt.

Eine Quittung ist schnell geschrieben, wenn du weisst, was hinein muss. Dieser Artikel liefert die Pflichtangaben, eine Vorlage zum Abtippen, ein ausgefülltes Beispiel und die Regeln für den Fall, dass Mehrwertsteuer im Spiel ist.

Was muss in eine Quittung?

Eine Quittung muss eindeutig belegen, wer wann wem wie viel wofür bezahlt hat. Alles Weitere ist optional.

Die Pflichtangaben:

Die Bezeichnung "Quittung", damit klar ist, worum es sich handelt
Ort und Datum der Zahlung
Betrag in Zahlen und in Worten, mit Währung (zum Beispiel "CHF 350.00, dreihundertfünfzig Franken")
Zweck der Zahlung, konkret ("Kauf Velo Marke X, gebraucht", nicht nur "Ware")
Name und Adresse des Zahlers
Name und Adresse des Empfängers
Unterschrift des Empfängers, der damit den Erhalt bestätigt

Sinnvolle Zusätze:

Zahlungsart (bar, Twint, Überweisung)
Eine fortlaufende Nummer, wenn du regelmässig Quittungen ausstellst
Der Vermerk "Betrag dankend erhalten", der die Bestätigung eindeutig macht
Bei Teilzahlungen der Hinweis, welcher Teil der Gesamtschuld beglichen ist

Der Betrag in Worten ist kein Formalismus. Er verhindert, dass aus CHF 350 durch einen nachträglichen Strich CHF 850 werden, und er macht die Quittung auch dann lesbar, wenn eine Ziffer verschmiert ist.

Quittung Vorlage zum Abtippen

Die folgende Vorlage kannst du direkt abtippen oder von Hand auf ein Blatt schreiben. Sie passt für Privatpersonen und für Kleinunternehmen ohne Mehrwertsteuer.

Quittung Nr. (laufende Nummer, optional)
Ort, Datum
Betrag: CHF (Zahl) in Worten: (Betrag in Worten) Franken
Erhalten von: (Name, Adresse des Zahlers)
Für: (genaue Beschreibung der Leistung oder Ware)
Zahlungsart: (bar / Twint / Überweisung)
Betrag dankend erhalten.
Empfänger: (Name, Adresse)
Unterschrift des Empfängers

Ein ausgefülltes Beispiel für einen Privatverkauf:

Quittung Nr. 3. Zürich, 14. September 2026. Betrag: CHF 350.00, in Worten: dreihundertfünfzig Franken. Erhalten von: Lea Meier, Musterstrasse 12, 8004 Zürich. Für: Verkauf Velo, Marke Cube, Modell 2021, gebraucht, wie besichtigt. Zahlungsart: bar. Betrag dankend erhalten. Empfänger: Jonas Huber, Beispielweg 5, 8050 Zürich. Unterschrift: Jonas Huber.

Ein zweites Beispiel für eine Dienstleistung: Nachhilfe Mathematik, 4 Lektionen à CHF 60, total CHF 240.00, in Worten zweihundertvierzig Franken, bar erhalten am 30. September 2026 von den Eltern des Schülers, unterschrieben von der Nachhilfelehrerin.

Schreibe die Quittung zweimal oder fotografiere sie, bevor du sie abgibst. Der Empfänger unterschreibt, der Zahler bekommt das Original, und du behältst die Kopie.

Wann muss ich eine Quittung ausstellen?

Immer, wenn der Zahler eine verlangt. Wer eine Zahlung leistet, hat in der Schweiz nach Art. 88 OR Anspruch auf eine Quittung, in Deutschland nach § 368 BGB und in Österreich nach § 1426 ABGB.

In der Praxis ist die Quittung bei Barzahlungen wichtig, denn dort gibt es keinen Kontoauszug als Beweis. Bei Überweisungen oder Twint dient die Transaktion selbst als Nachweis, und die meisten verzichten auf ein separates Dokument. Trotzdem darf der Zahler auch dann eine Quittung fordern.

Für Unternehmen kommen weitere Pflichten dazu. In Österreich müssen Unternehmen bei Barzahlungen seit 2016 nach § 132a BAO einen Beleg ausstellen. In Deutschland gilt für elektronische Kassen die Belegausgabepflicht nach § 146a AO. In der Schweiz besteht keine allgemeine Belegausgabepflicht, aber wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss auf Verlangen eine Rechnung mit den Angaben nach Art. 26 MWSTG ausstellen.

Der Unterschied zwischen Quittung, Rechnung und Kassenbon ist unter Kassenbon, Quittung, Rechnung: Was ist der Unterschied? erklärt. Kurz: Die Quittung bestätigt, die Rechnung fordert.

Quittung mit oder ohne Mehrwertsteuer?

Ohne, wenn du als Privatperson oder als nicht mehrwertsteuerpflichtiges Kleinunternehmen handelst. Mit, wenn du im MWST-Register bist und die Quittung als Beleg für den Vorsteuerabzug des Zahlers dienen soll.

Angabe	Privat oder ohne MWST	Mit MWST (Schweiz)
Name, Adresse Empfänger	Ja	Ja, plus MWST-Nummer
Name, Adresse Zahler	Ja	Ja, ab CHF 400 zwingend
Betrag	Ja	Ja, mit Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis "inkl. MWST"
Leistung und Datum	Ja	Ja

In der Schweiz regelt Art. 26 MWSTG, was auf einer Rechnung stehen muss. Bei Beträgen bis CHF 400 darf der Name des Zahlers fehlen. Die Details stehen unter MWST-konforme Belege: Was auf einer Quittung in der Schweiz stehen muss. In Deutschland gilt für Beträge bis 250 Euro die vereinfachte Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, darüber die vollen Angaben nach § 14 UStG.

Wichtig: Eine Privatperson darf keine Mehrwertsteuer ausweisen. Wer trotzdem "inkl. 8.1 % MWST" auf die Quittung für das verkaufte Velo schreibt, schuldet diese Steuer unter Umständen tatsächlich. Lass die Zeile weg.

Typische Fehler beim Quittung ausstellen

Der häufigste Fehler ist die fehlende Unterschrift des Empfängers. Ohne sie ist die Quittung nur ein Zettel. Weitere Fehler, die in der Praxis immer wieder vorkommen:

Der Zweck fehlt oder ist zu vage ("Zahlung erhalten" ohne Angabe wofür)
Der Betrag steht nur in Zahlen und lässt sich nachträglich ändern
Die Währung fehlt, was bei Grenzgängern oder Onlinekäufen zu Streit führt
Das Datum fehlt oder ist unklar (immer Tag, Monat, Jahr)
Bei Teilzahlungen fehlt der Hinweis auf den Restbetrag
Der Zahler ist nicht identifizierbar, nur ein Vorname steht da
Eine Privatperson weist Mehrwertsteuer aus

Falls du für eine Ausgabe gar keine Quittung erhalten hast, ist in Deutschland unter engen Voraussetzungen ein Ersatz möglich, beschrieben unter Eigenbeleg erstellen. Für die Schweiz gilt: Nachträglich um eine Quittung bitten ist immer der bessere Weg.

Die Quittung nach dem Ausstellen aufbewahren

Beide Seiten sollten die Quittung behalten: der Zahler als Beweis der Zahlung, der Empfänger als Beleg für die Einnahme. Wer Quittungen als Einnahmenbelege in der Buchhaltung braucht, muss sie in der Schweiz zehn Jahre aufbewahren.

Handschriftliche Quittungen haben ein Aufbewahrungsproblem: Sie sind Einzelstücke auf Papier, oft klein, und gehen schnell verloren. Fotografiere die Quittung deshalb sofort nach dem Unterschreiben, egal auf welcher Seite du stehst.

Mit Belego fotografierst du die Quittung mit dem Handy, die App schneidet zu, begradigt und speichert sie als PDF. Betrag, Datum und Kategorie werden ausgelesen, soweit sie sicher lesbar sind, den Rest ergänzt du in Sekunden von Hand. So liegt die Quittung neben deinen Kassenbons und Rechnungen und wandert beim Export als PDF zum Treuhänder. Warum PDF dafür das richtige Format ist, erklärt der Artikel Belege in PDF umwandeln.

Häufige Fragen

Ist eine handschriftliche Quittung gültig?

Ja. Eine Quittung braucht keine bestimmte Form, sie muss nur den Erhalt der Zahlung eindeutig bestätigen. Handschrift auf einem Blatt Papier ist genauso gültig wie ein ausgedrucktes Formular, solange Datum, Betrag, Zweck, beide Parteien und die Unterschrift des Empfängers vorhanden sind. Leserlich sollte sie sein, sonst nützt sie im Streitfall wenig.

Wer unterschreibt die Quittung, Zahler oder Empfänger?

Der Empfänger des Geldes unterschreibt. Er bestätigt mit seiner Unterschrift, dass er den Betrag erhalten hat. Der Zahler muss nicht unterschreiben, er bekommt das unterschriebene Original. Wenn beide Seiten je ein Exemplar behalten wollen, unterschreibt der Empfänger zwei identische Quittungen oder eine Kopie wird fotografiert.

Kann ich eine Quittung auch per E-Mail ausstellen?

Ja. Eine Quittung per E-Mail oder als PDF ist üblich und gültig, solange Absender, Betrag, Zweck und Datum klar sind. Eine eingescannte Unterschrift oder der Name des Absenders unter dem Text reicht in der Praxis. Bei grösseren Beträgen zwischen Privatpersonen ist das unterschriebene Papier trotzdem der sicherere Beweis.

Brauche ich eine Quittung, wenn ich per Twint oder Überweisung bezahlt habe?

Meistens nicht, weil die Transaktion mit Datum, Betrag und Empfänger im Konto sichtbar ist. Für die Buchhaltung brauchst du allerdings zusätzlich ein Dokument, das die Leistung beschreibt, also eine Rechnung oder eine Quittung mit Zweck. Verlangen darfst du die Quittung in jedem Fall, auch nach Art. 88 OR.