Kassenbon aufbewahren: Wie lange und wofür du ihn wirklich brauchst
Kassenbon aufbewahren: zwei Jahre für Garantie und Gewährleistung, bis zur definitiven Veranlagung für die Steuern, zehn Jahre im Geschäft. Der Rest darf weg.
Kurz gesagt: Kassenbons solltest du zwei Jahre aufbewahren, wenn sie als Kaufnachweis für Garantie oder Gewährleistung dienen, und bis zur definitiven Steuerveranlagung, wenn du damit einen Abzug belegst. Im Geschäft gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (Schweiz) beziehungsweise acht bis zehn Jahren (Deutschland). Bons für Brot, Kaffee und Zahnpasta kannst du wegwerfen, sobald du den Betrag geprüft hast.
Die meisten Kassenbons landen im Portemonnaie, dann in einer Schublade und irgendwann verblasst im Altpapier. Das Problem: Genau der eine Bon, den du nach 18 Monaten für die kaputte Kaffeemaschine brauchst, ist dann nicht mehr auffindbar oder nicht mehr lesbar.
Dieser Artikel zeigt dir, welche Kassenbons du wie lange behalten solltest, welche du sofort entsorgen kannst, und wie du die wichtigen Bons mit minimalem Aufwand sicher ablegst.
Wie lange muss ich Kassenbons aufbewahren?
Die Antwort hängt davon ab, wofür du den Bon brauchst. Es gibt keine allgemeine Pflicht für Privatpersonen, Kassenbons aufzubewahren. Es gibt aber drei Situationen, in denen du ohne Bon schlecht dastehst.
| Zweck | Empfohlene Dauer | Beispiel |
|---|---|---|
| Garantie und Gewährleistung | 2 Jahre ab Kauf | Kopfhörer für CHF 180, Waschmaschine für CHF 1200 |
| Steuerabzug (privat) | Bis die Veranlagung definitiv ist | Weiterbildungskurs, Krankheitskosten, Spende |
| Geschäftlicher Beleg | 10 Jahre (Schweiz), 8 bis 10 Jahre (Deutschland) | Büromaterial, Kundenessen, Fahrkarten |
| Alltagseinkauf ohne Folgen | Bis zur Kontrolle des Betrags | Lebensmittel, Getränke, Drogerieartikel |
Bei der Gewährleistung gilt in der Schweiz eine Frist von zwei Jahren ab Übergabe der Ware (Art. 210 OR). Deutschland und Österreich kennen ebenfalls zwei Jahre. Herstellergarantien können kürzer oder länger sein, oft steht die Dauer auf der Verpackung oder im Garantieschein. Wie du im Streitfall ohne Bon weiterkommst, erklärt der Artikel Kassenbon für Garantie und Umtausch.
Bei der Steuererklärung verlangt das Steueramt Belege nicht automatisch, kann sie aber nachfordern. Behalte alle Bons, die einen Abzug belegen, mindestens bis die Veranlagung rechtskräftig ist. Weil ein Nachsteuerverfahren in der Schweiz bis zu zehn Jahre nach der Steuerperiode eingeleitet werden kann, ist es sinnvoll, digitale Kopien einfach liegen zu lassen. Speicherplatz kostet nichts. Mehr dazu unter Belege aufbewahren als Privatperson.
Im Geschäft gilt keine Empfehlung, sondern eine Pflicht: In der Schweiz zehn Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR), in Deutschland seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Rechnungen (§ 147 AO).
Welche Kassenbons kannst du wegwerfen?
Du kannst jeden Bon wegwerfen, bei dem du weder Ware zurückgeben noch einen Betrag gegenüber einer Behörde belegen musst. Das betrifft die grosse Mehrheit aller Bons.
- Lebensmittel und Getränke, sobald du den Betrag mit der Kartenabrechnung verglichen hast
- Kleidung unter dem Betrag, bei dem du eine Reklamation ernsthaft verfolgen würdest, nach Ablauf der Umtauschfrist des Geschäfts
- Restaurantbesuche privat, ohne geschäftlichen Bezug
- Parkgebühren, Kaffee unterwegs, Kioskeinkäufe
- Alles, wofür du bereits eine Rechnung oder eine Bestellbestätigung per E-Mail hast
Ein einfacher Test: Wenn dieser Bon in einem Jahr verschwunden wäre, würde es dich Geld kosten? Wenn nein, weg damit.
Welche Bons du behalten solltest
Behalte jeden Bon, der einen Gegenstand mit Garantie, einen Steuerabzug oder eine geschäftliche Ausgabe belegt. Die folgende Liste deckt die typischen Fälle ab.
- Elektronik, Haushaltsgeräte, Werkzeuge, Velos, Möbel: alles mit Gewährleistung und Wert
- Medikamente, Brillen, Zahnarzt, Therapien: möglicher Abzug als Krankheitskosten
- Kurse, Fachbücher, Prüfungsgebühren: möglicher Abzug als Weiterbildung
- Spenden mit Quittung, Beiträge an Säule 3a
- Alle geschäftlichen Auslagen, auch kleine wie Parkgebühr oder Briefmarken
- Anzahlungen und Reservationen, bis die Leistung vollständig erbracht ist
- Kaufbelege für Gegenstände, die deine Haushaltsversicherung im Schadenfall sehen will
Bei der Versicherung reicht oft ein Foto des Bons zusammen mit einem Foto des Gegenstands. Das ist in zwei Minuten erledigt und spart im Schadenfall lange Diskussionen.
Warum Papier allein nicht reicht
Ein Kassenbon aus Thermopapier ist nach zwei Jahren oft nicht mehr lesbar. Die Schrift entsteht durch Hitze, und Wärme, Licht, Feuchtigkeit oder Kontakt mit Plastik lassen sie wieder verschwinden. Ein Bon im Portemonnaie, das täglich in der Hosentasche steckt, ist manchmal schon nach wenigen Monaten blass.
Genau das ist das Kernproblem beim Kassenbon aufbewahren: Die Frist ist mit zwei Jahren länger als die Lebensdauer des Papiers. Warum das so ist und wie schnell du handeln solltest, liest du unter Kassenbon scannen: Warum Thermopapier verblasst.
Die Lösung ist eine digitale Kopie, und zwar am Tag des Kaufs. Eine Kopie eines schon verblassten Bons hilft niemandem. Wenn es bereits zu spät ist, gibt es ein paar Tricks, die der Artikel Quittung verblasst: Kann man verblasste Belege noch retten? beschreibt.
So bewahrst du Kassenbons ohne Aufwand auf
Der einfachste Weg ist eine feste Routine: Bon erhalten, sofort fotografieren, Papier je nach Zweck behalten oder entsorgen. Der ganze Vorgang dauert weniger als eine Minute, wenn das Werkzeug stimmt.
Mit Belego fotografierst du den Bon mit der Handykamera. Die App schneidet zu, begradigt und speichert den Scan als PDF. Betrag, Datum, Händler und Kategorie werden automatisch ausgelesen; was nicht sicher lesbar ist, bleibt leer und wird von Hand ergänzt. Eine Notiz wie "Garantie bis März 2028" macht den Bon später in Sekunden auffindbar. Alle Belege bleiben auf dem Gerät, ohne Konto und ohne Cloud.
Damit sich nichts anstaut, empfiehlt sich eine kurze 5-Minuten-Routine: Einmal pro Woche das Portemonnaie leeren und die Bons scannen, die einen Zweck haben. Was keinen Zweck hat, geht direkt ins Altpapier.
Ein paar praktische Regeln:
- Fotografiere den Bon, bevor er ins Portemonnaie wandert, nicht erst am Abend
- Behalte das Papier bei teuren Geräten trotzdem, am besten zusammen mit dem Garantieschein in einer Mappe
- Kontrolliere bei langen Bons, dass Datum, Händler und Total auf dem Scan lesbar sind
- Lege einmal jährlich ein Backup an, zum Beispiel per ZIP-Export
Kassenbon aufbewahren im Geschäft: Andere Regeln
Wer selbständig ist oder ein Unternehmen führt, muss jeden Beleg für eine geschäftliche Ausgabe aufbewahren, unabhängig vom Betrag. Der Bon für CHF 4.50 Parkgebühr gehört genauso in die Buchhaltung wie die Rechnung für den neuen Laptop.
In der Schweiz gilt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR, und Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, sofern sie unverändert und lesbar bleiben. Die Details stehen unter Aufbewahrungspflicht für Belege in der Schweiz. Für Deutschland gelten die Fristen nach § 147 AO und die Regeln der GoBD, nachzulesen unter Aufbewahrungsfristen für Belege in Deutschland.
Für den Alltag heisst das: Geschäftliche Bons sofort scannen, mit Kategorie versehen und am Jahresende als ZIP an den Treuhänder oder ins Buchhaltungstool exportieren. Das Papier bewahrst du in der Schweiz am besten trotzdem in einem Ordner auf, bis dein Treuhänder bestätigt, dass die digitale Ablage für deinen Betrieb genügt.
Häufige Fragen
Muss ich Kassenbons für die Steuererklärung einreichen?
In der Schweiz reichst du Belege in der Regel nicht mit der Steuererklärung ein, ausser die Wegleitung deines Kantons verlangt es für bestimmte Abzüge. Das Steueramt kann Belege aber jederzeit nachfordern. Behalte deshalb alle Bons, die einen Abzug stützen, mindestens bis die Veranlagung definitiv ist, und idealerweise als digitale Kopie länger.
Reicht ein Foto des Kassenbons als Kaufnachweis?
Für Garantie und Gewährleistung reicht ein gut lesbares Foto meistens aus, denn entscheidend ist der Nachweis von Kaufdatum, Produkt und Händler. Manche Händler bestehen auf dem Original, verlangen dürfen sie es aber nicht zwingend, wenn der Kauf anders belegbar ist. Für die Steuerbehörde ist ein lesbarer Scan in der Praxis ebenfalls akzeptiert.
Wie lange muss ich Kassenbons für Handwerkerleistungen aufbewahren?
In Deutschland müssen Privatpersonen Rechnungen für Leistungen an einem Grundstück, etwa Handwerkerarbeiten, zwei Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). In der Schweiz gibt es keine solche Pflicht, aber Handwerkerrechnungen belegen oft werterhaltende Investitionen, die du bei der Liegenschaftssteuer oder beim späteren Verkauf brauchst. Behalte sie deshalb dauerhaft.
Kann ich Kassenbons einfach digital aufbewahren und das Papier wegwerfen?
Als Privatperson ja, sofern der Scan lesbar ist und alle Angaben zeigt. Bei teuren Geräten mit Garantie empfiehlt es sich, das Papier zusätzlich zu behalten, um Diskussionen zu vermeiden. Im Geschäft gelten je nach Land Anforderungen an die digitale Ablage; kläre mit deinem Treuhänder, ob du Papierbelege nach dem Scannen entsorgen darfst.