Aufbewahrungspflicht für Belege in der Schweiz: 10 Jahre, aber wie?
Aufbewahrungspflicht für Belege in der Schweiz: Wer 10 Jahre aufbewahren muss, ab wann die Frist läuft, was digital erlaubt ist (Art. 958f OR, GeBüV, MWSTG) und wie du es praktisch löst.
Kurz gesagt: Die Aufbewahrungspflicht für Belege in der Schweiz beträgt 10 Jahre, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist (Art. 958f OR). Sie gilt für alle, die Buch führen müssen: Firmen, Selbständige und Vereine mit Buchführungspflicht. Buchungsbelege dürfen digital aufbewahrt werden, wenn sie unverändert, jederzeit lesbar und innert angemessener Frist zugänglich sind. Nur Geschäfts- und Revisionsberichte müssen im Original auf Papier bleiben.
Zehn Jahre sind eine lange Zeit. Wer 2026 gründet, muss die Quittung für den ersten Laptop bis Ende 2036 vorlegen können. Auf Papier heisst das: Ordner, Regal, Umzugskartons und irgendwann ein verblasster Kassenbon, auf dem nichts mehr steht. Digital heisst es: eine PDF-Datei, die in zehn Jahren noch da und lesbar sein muss.
Dieser Artikel erklärt, wer in der Schweiz Belege aufbewahren muss, wie die 10 Jahre gerechnet werden, was das Gesetz an die digitale Aufbewahrung für Anforderungen stellt und wie du das im Alltag praktisch löst, ohne Archivraum.
Wer muss Belege 10 Jahre aufbewahren?
Aufbewahrungspflichtig ist, wer nach Art. 957 OR zur Buchführung verpflichtet ist: Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr sowie alle juristischen Personen, also GmbH, AG, Genossenschaften und eingetragene Vereine und Stiftungen. Kleinere Einzelfirmen unter dieser Grenze führen nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch, müssen ihre Belege aber trotzdem aufbewahren.
Der Grund liegt im Steuerrecht: Art. 126 Abs. 3 DBG verpflichtet alle natürlichen Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit, ihre Aufstellungen und Belege während 10 Jahren aufzubewahren. Für Mehrwertsteuerpflichtige verlangt Art. 70 MWSTG dasselbe. Praktisch gilt darum: Wer selbständig ist oder eine Firma hat, bewahrt 10 Jahre auf, unabhängig von der Rechtsform und vom Umsatz.
Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Trotzdem lohnt es sich, Belege für Steuerabzüge, Garantie und grössere Anschaffungen zu behalten. Wie lange sinnvollerweise, steht im Artikel Belege aufbewahren als Privatperson.
Was muss aufbewahrt werden und wie?
Aufbewahrt werden müssen die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht. Das Gesetz unterscheidet dabei zwei Gruppen mit unterschiedlichen Formvorschriften:
| Dokument | Form | Frist |
|---|---|---|
| Geschäftsbericht (Jahresrechnung, Lagebericht) | Schriftlich, unterzeichnet, im Original | 10 Jahre |
| Revisionsbericht | Schriftlich, unterzeichnet, im Original | 10 Jahre |
| Geschäftsbücher (Hauptbuch, Journale, Hilfsbücher) | Papier, elektronisch oder vergleichbar | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Verträge, Kontoauszüge) | Papier, elektronisch oder vergleichbar | 10 Jahre |
Buchungsbelege sind alle Dokumente, die einen Geschäftsvorfall nachweisen: Lieferantenrechnungen, Kassenbons, Spesenquittungen, Kundenrechnungen, Bankauszüge, Lohnabrechnungen, Verträge und die dazugehörige Korrespondenz. Die Faustregel: Alles, was eine Buchung erklärt, ist ein Buchungsbeleg.
Für diese Gruppe erlaubt Art. 958f Abs. 3 OR ausdrücklich die elektronische Aufbewahrung. Die Bedingungen: Die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen muss gewährleistet sein, und die Belege müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Was das im Detail heisst, regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).
Ab wann läuft die 10-Jahres-Frist?
Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist, nicht mit dem Belegdatum. Ein Kassenbon vom 15. März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026, das am 31. Dezember 2026 endet. Die 10 Jahre laufen ab dann und enden am 31. Dezember 2036. Ein Beleg vom Januar und einer vom Dezember desselben Jahres dürfen also am selben Tag entsorgt werden.
Zwei Ausnahmen verlängern die Frist:
- Immobilien und MWST: Unterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen nötig sind, müssen nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG 20 Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft Bau- und Renovationsrechnungen von Geschäftsliegenschaften.
- Laufende Verfahren: Solange eine Steuerforderung noch nicht verjährt ist oder ein Verfahren läuft, müssen die Unterlagen auch nach Ablauf der 10 Jahre verfügbar bleiben.
Für die praktische Ablage heisst das: Belege nach Geschäftsjahr gruppieren und pro Jahr einen Ordner oder ein Archiv führen. Dann kannst du jeweils im Januar ein ganzes Jahr freigeben, statt einzelne Dokumente zu prüfen. Wie eine Ordnerstruktur aussieht, die das unterstützt, zeigt der Artikel Belege digital ablegen.
Welche Anforderungen gelten für die digitale Aufbewahrung?
Digital aufbewahrte Belege müssen integer, verfügbar und lesbar sein, und der Prozess muss dokumentiert sein. Die GeBüV nennt dafür konkrete Punkte:
- Unveränderbarkeit: Die Belege dürfen nachträglich nicht verändert werden können, ohne dass dies feststellbar ist. Zulässig sind unveränderbare Datenträger oder veränderbare Datenträger mit technischen Verfahren, die die Integrität sichern (zum Beispiel digitale Signaturen oder Zeitstempel). Ein PDF ist dafür ein gutes Format, weil es nicht zum Bearbeiten gedacht ist.
- Verfügbarkeit: Die Belege müssen innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können, auch durch eine Revisionsstelle oder die Steuerverwaltung.
- Lesbarkeit: Die Daten müssen während der ganzen Frist lesbar gemacht werden können. Dafür braucht es ein langlebiges Format und ein Backup.
- Sorgfalt und Dokumentation: Die Ablage muss nachvollziehbar sein, und die Organisation muss beschreiben können, wie sie archiviert.
Für ein Kleinunternehmen ist das weniger dramatisch, als es klingt. Ein Beleg, der als PDF gespeichert, nach Datum, Händler und Betrag benannt und in einem gesicherten Archiv abgelegt wird, erfüllt die Anforderungen in der Praxis. Warum PDF dafür das richtige Format ist, erklärt der Artikel Belege in PDF umwandeln.
Ein Punkt, den viele unterschätzen: Thermopapier. Kassenbons verblassen innert Monaten bis wenigen Jahren, oft lange vor Ablauf der 10 Jahre. Ein Papierbeleg, den niemand mehr lesen kann, ist kein Beleg. Deshalb ist bei Kassenbons der Scan nicht nur bequemer, sondern die einzige Art, die Frist überhaupt zu erfüllen.
Wie löst du die Aufbewahrungspflicht praktisch?
Am einfachsten scannst du jeden Beleg beim Entstehen als PDF, führst pro Geschäftsjahr ein Archiv und sicherst es an zwei Orten. Ein Ablauf, der für Selbständige und kleine Firmen funktioniert:
- Kassenbon oder Rechnung sofort mit dem Handy scannen. Belego speichert jeden Scan automatisch als PDF, liest Betrag, Datum und Händler aus und ordnet ihn der Kategorie zu.
- Rechnungen, die als PDF kommen, direkt ablegen, nicht ausdrucken.
- Am Jahresende oder pro Quartal das ganze Jahr als ZIP exportieren: Original-PDFs mit Datum, Händler und Betrag im Dateinamen, dazu eine CSV-Liste mit Kategorie und Notiz. Dieses ZIP ist dein Archiv für das Geschäftsjahr.
- Das ZIP an zwei Orten sichern, zum Beispiel auf einer externen Festplatte und in einem Speicher, den du kontrollierst. Bei Belego bleiben die Belege auf dem Gerät; das Backup ist im Export inklusive, und wohin du es legst, entscheidest du.
- Den Ordner mit dem Jahr beschriften, damit du 2037 weisst, dass 2026 weg darf.
Was mit dem Papier passiert, ist eine Ermessensfrage. Viele Treuhänder empfehlen, Originalrechnungen mit hohen Beträgen zusätzlich auf Papier zu behalten, Kassenbons aber nach dem Scan zu entsorgen. Wer MWST-pflichtig ist, sollte das Vorgehen mit dem Treuhänder abstimmen; welche Angaben ein Beleg für den Vorsteuerabzug enthalten muss, steht im Artikel MWST-konforme Belege. Ein umfassenderer Blick auf Buchhaltung und Belege für Selbständige findet sich unter Selbständig in der Schweiz.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.
Häufige Fragen
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Buchungsbelege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, sofern der Scan vollständig, unverändert und lesbar ist. Das Papier ist dann rechtlich nicht mehr zwingend nötig. Ausnahmen sind Geschäfts- und Revisionsberichte, die im unterzeichneten Original bleiben müssen, sowie Dokumente mit eigenem Formzwang wie bestimmte Verträge. Bei Unsicherheit das Papier für wichtige Rechnungen behalten und den Treuhänder fragen.
Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für E-Mails und Verträge?
Ja, soweit sie Geschäftsvorfälle belegen. Eine E-Mail mit einer Auftragsbestätigung oder Preisabsprache ist ein Buchungsbeleg und gehört ins Archiv, am besten als PDF. Verträge, die Buchungen erklären, etwa Mietverträge oder Leasingverträge, ebenfalls. Interne Notizen und Werbung müssen nicht aufbewahrt werden.
Was passiert, wenn Belege fehlen?
Fehlt ein Beleg, kann die Steuerverwaltung den Aufwand streichen oder nach Ermessen schätzen, und beim Vorsteuerabzug entfällt der Anspruch ohne gültigen Beleg. Bei systematisch fehlenden Unterlagen drohen zudem Bussen wegen Verletzung von Verfahrenspflichten. Ein einzelner verlorener Kassenbon ist kein Drama, ein fehlendes Jahr schon.
Muss ich Belege in der Schweiz oder darf ich sie im Ausland speichern?
Das OR schreibt keinen Speicherort in der Schweiz vor, verlangt aber, dass die Belege innert angemessener Frist zugänglich sind und geprüft werden können. Ein Cloud-Speicher im Ausland ist deshalb nicht verboten, birgt aber Risiken bei Zugriff und Datenschutz. Lokale Speicherung plus eigenes Backup ist die sicherste Variante.