Spesen auf Geschäftsreise: Welche Belege du brauchst und welche nicht

Kurz gesagt: Für Spesen auf Geschäftsreise brauchst du einen Beleg für alles, was effektiv abgerechnet wird: Bahn- und Flugtickets, Hotel, Taxi, Parkgebühren, Kundenessen. Keinen Beleg brauchst du dort, wo das Spesenreglement Pauschalen vorsieht, etwa für Kleinspesen bis CHF 50 pro Ereignis oder für Kilometer mit dem Privatauto. Fotografiere jeden Beleg sofort, denn ein verlorener Beleg ist die häufigste Ursache für gestrichene Spesen.

Auf einer Geschäftsreise entstehen in zwei Tagen leicht zehn bis fünfzehn Belege: Zugbillett, Tram, Kaffee am Bahnhof, Mittagessen, Hotel, Abendessen mit dem Kunden, Taxi, Parkhaus. Einige davon brauchst du zwingend, andere gar nicht, und bei manchen entscheidet das Spesenreglement deines Betriebs.

Dieser Artikel sortiert die Belege in drei Gruppen: was du immer brauchst, was du nicht brauchst und was auf dem Beleg stehen muss, damit er anerkannt wird. Die Grundlage ist das Schweizer Musterspesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz, an dem sich die meisten genehmigten Firmenreglemente orientieren. Für Deutschland und Österreich gelten ähnliche Prinzipien mit eigenen Pauschalen.

Welche Belege brauchst du auf Geschäftsreise immer?

Du brauchst einen Originalbeleg für jede Ausgabe, die effektiv, also in der tatsächlichen Höhe, zurückerstattet wird. Ohne Beleg gibt es bei effektiven Spesen keine Rückerstattung, und der Betrag gilt steuerlich schnell als Lohn.

Transport: Bahn- und Flugtickets, Mietwagenrechnungen, Taxi- und ÖV-Quittungen. Bei Online-Tickets reicht die PDF-Bestätigung mit Betrag und Datum.
Übernachtung: Die Hotelrechnung, ausgestellt auf dich oder die Firma, mit Aufschlüsselung von Übernachtung, Frühstück und allfälligen Extras.
Verpflegung mit Gästen: Der Restaurantbeleg plus Notiz mit Namen der Teilnehmenden und Anlass. Ohne diese Angaben ist es ein privates Essen.
Nebenkosten: Parkgebühren, Maut, Gepäckaufgabe, Kongress- und Messeeintritte, Fachliteratur, die du vor Ort kaufst.
Auslagen für den Betrieb: Material, das du unterwegs für den Auftrag kaufst, etwa ein Adapter für die Präsentation (CHF 29.90).

Ein Beispiel: Zwei Tage Kundenbesuch in Bern. Bahn Zürich-Bern retour CHF 104.00, Hotel CHF 165.00, Abendessen mit zwei Kundinnen CHF 187.50, Tram CHF 9.20, Parkhaus am Heimbahnhof CHF 28.00. Für alle fünf Positionen brauchst du den Beleg, zusammen CHF 493.70. Nur das Mittagessen allein am ersten Tag kann je nach Reglement über eine Pauschale laufen.

Welche Belege brauchst du nicht?

Keinen Beleg brauchst du für Ausgaben, die dein Spesenreglement pauschal abgilt. Die Pauschale ersetzt den Nachweis, dafür bekommst du auch nicht mehr als die Pauschale, selbst wenn du mehr ausgegeben hast.

Kleinspesen: Das Musterspesenreglement kennt Kleinspesen bis CHF 50 pro Ereignis, die pauschal vergütet werden können, sofern das Reglement das vorsieht und vom Kanton genehmigt ist. Typisch sind Mittagessen auswärts oder Trinkgelder.
Kilometerentschädigung: Fährst du mit dem Privatauto, wird meist eine Pauschale pro Kilometer bezahlt. Dafür brauchst du keine Tankquittung, sondern ein Fahrtenprotokoll mit Datum, Strecke und Zweck.
Repräsentationsspesen für Kader mit genehmigter Pauschale: Hier deckt ein monatlicher Betrag die Kleinausgaben ab, Belege sind nicht nötig.
Bereits bezahlte Leistungen: Hast du ein Generalabonnement oder ein Firmenauto, entstehen für die Strecke keine Spesen und damit auch kein Belegbedarf.
Terminalbelege: Der Zettel des Kartenterminals ist kein Spesenbeleg. Er zeigt nur, dass Geld geflossen ist, nicht wofür. Wirf ihn nicht weg, aber zähle ihn nicht als Nachweis.

Vorsicht bei der Kombination: Wer eine Pauschale bezieht und zusätzlich Belege für denselben Zweck einreicht, rechnet doppelt ab. Das fällt bei der AHV-Revision oder der Steuerprüfung auf. Wie Spesenreglemente für Einzelfirmen und GmbHs aufgebaut sind, zeigt Spesenabrechnung für Einzelfirma und GmbH.

Was muss auf einem Spesenbeleg stehen?

Ein Spesenbeleg muss erkennen lassen, wer wann was bei wem gekauft hat und wie viel es gekostet hat. Für die Mehrwertsteuer kommen weitere Angaben dazu, wenn der Betrieb die Vorsteuer geltend machen will.

Mindestangaben auf jedem Beleg:

Name und Ort des Anbieters
Datum der Leistung
Art der Leistung (Übernachtung, Menü, Fahrt)
Betrag inklusive Mehrwertsteuer, bei mehrwertsteuerpflichtigen Betrieben mit Steuersatz und UID des Anbieters

Nach Art. 26 Abs. 3 MWSTG kann bei Beträgen bis CHF 400 auf Name und Adresse des Empfängers verzichtet werden, ein Kassenbon reicht also. Bei höheren Beträgen, etwa einer Hotelrechnung über CHF 620, sollte die Firma als Empfängerin auf der Rechnung stehen. Die Details zur MWST-Konformität stehen in MWST-konforme Belege in der Schweiz.

Beim Kundenessen kommt die wichtigste Angabe nicht vom Restaurant, sondern von dir: Notiere direkt auf dem Beleg oder in der App, wer dabei war und worum es ging. "Abendessen mit A. Meier und B. Rossi, Firma XY, Offerte Projekt Lager" reicht.

Wie erfasst du Belege unterwegs, ohne dass etwas verloren geht?

Fotografiere jeden Beleg in dem Moment, in dem du ihn bekommst, und lege das Papier danach an einen festen Ort. Die meisten Spesen gehen nicht verloren, weil jemand schlampig ist, sondern weil zwischen Taxi, Hotel und Bahnhof drei verschiedene Taschen im Spiel sind.

Ein bewährter Ablauf für die Reise:

Beleg erhalten, sofort mit dem Handy scannen. Mit Belego dauert das wenige Sekunden: Die App schneidet zu, begradigt, speichert als PDF und liest Betrag, Datum und Händler aus. Das Erfassen funktioniert auch offline im Zug oder im Ausland, nur das automatische Auslesen braucht kurz Internet.
Kategorie wählen und Notiz eintippen: Anlass, Teilnehmende, Projekt.
Papierbeleg in ein Couvert im Rucksack legen, das nur für diese Reise gilt.
Abends im Hotel kurz prüfen: Sind alle Belege des Tages erfasst? Fehlt ein Betrag, weil der Bon unscharf war? Jetzt nachtragen.
Zu Hause den Zeitraum der Reise als ZIP exportieren und zusammen mit dem Spesenformular einreichen.

Tipps für lesbare Scans, gerade bei zerknitterten Taxiquittungen, gibt Belege richtig fotografieren. Den kompletten Ablauf ohne Excel beschreibt Spesenabrechnung per App.

Übersicht: Welche Ausgabe braucht welchen Beleg?

Ausgabe	Beleg nötig?	Worauf achten
Bahn, Flug, Mietwagen	ja, immer	Ticket oder Rechnung mit Betrag und Datum
Hotel	ja, immer	Rechnung mit Aufschlüsselung, Firma als Empfängerin bei höheren Beträgen
Kundenessen	ja, immer	Restaurantbeleg plus Namen und Anlass
Mittagessen allein	je nach Reglement	Pauschale oder Beleg, nie beides
Privatauto	nein, Fahrtenprotokoll	Datum, Strecke, Kilometer, Zweck
Taxi, Parking, Maut	ja	Quittung mit Datum und Betrag, notfalls handschriftlich vom Fahrer

Was gilt bei Geschäftsreisen ins Ausland?

Im Ausland gelten dieselben Belegregeln, dazu kommen Währung und ausländische Mehrwertsteuer. Erfasse jeden Beleg in der Originalwährung und rechne erst bei der Abrechnung um.

Drei Dinge sind anders als im Inland:

Währung: Notiere den Kurs oder hänge die Kreditkartenabrechnung an. Belego erfasst Belege in mehreren Währungen, die Umrechnung bleibt Sache der Abrechnung.
Ausländische Mehrwertsteuer: Die deutsche oder österreichische Umsatzsteuer auf einer Hotelrechnung kannst du in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehen. Für grössere Beträge gibt es Vergütungsverfahren im jeweiligen Land, die sich meist erst ab mehreren hundert Franken lohnen.
Pauschalen: Deutschland und Österreich kennen eigene Verpflegungspauschalen für Dienstreisen, die je nach Dauer der Abwesenheit gestaffelt sind. Wer für einen deutschen Arbeitgeber reist, rechnet nach diesen Sätzen ab und braucht für die Verpflegung keine Belege.

Geht trotz aller Vorsicht ein Beleg verloren, ist nicht alles verloren. Was als Ersatz zählt und wann ein Eigenbeleg möglich ist, liest du in Beleg verloren: Was du tun kannst.

Häufige Fragen

Brauche ich für ein Zugticket aus der App einen Beleg?

Ja, aber kein Papier. Die Bestätigung aus der SBB-App oder der E-Mail mit Betrag, Strecke und Datum gilt als Beleg. Speichere sie als PDF oder Screenshot bei den anderen Spesen der Reise. Bei Abonnementen wie dem Generalabonnement entstehen für die Einzelfahrt keine Spesen, und du brauchst keinen Beleg.

Kann ich Trinkgeld als Spesen abrechnen?

Trinkgeld ist meist nicht auf dem Beleg ausgewiesen. Viele Spesenreglemente erlauben ein übliches Trinkgeld als Teil der Verpflegungsspesen, entweder in der Pauschale enthalten oder als handschriftliche Ergänzung auf dem Beleg. Notiere den Betrag direkt auf der Quittung, bevor du sie fotografierst, und halte dich an ortsübliche Höhen.

Was passiert, wenn ich Spesen ohne Beleg einreiche?

Effektive Spesen ohne Beleg werden in der Regel nicht erstattet oder als Lohn behandelt, was AHV-Beiträge und Steuern auslöst. Bei kleinen Beträgen akzeptieren manche Betriebe einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag und Zweck. Das ist eine Ausnahme für Einzelfälle, keine Alternative zum Sammeln der Belege.

Muss die Hotelrechnung auf die Firma lauten?

Bei Beträgen bis CHF 400 reicht nach Mehrwertsteuergesetz ein Beleg ohne Empfängernamen. Darüber sollte die Firma als Rechnungsempfängerin stehen, damit der Vorsteuerabzug sicher ist. Gib beim Einchecken die Firmenadresse an, das Hotel druckt sie dann auf die Rechnung. Falls die Rechnung nur auf dich lautet, ist sie als Spesenbeleg trotzdem brauchbar.