Spesenabrechnung für Einzelfirma und GmbH: So bleibt sie AHV- und steuerfest
Spesenabrechnung Schweiz: Effektive Spesen mit Beleg sind AHV-frei und steuerfrei, Pauschalen nur mit genehmigtem Spesenreglement. So machst du es in GmbH und Einzelfirma richtig.
Kurz gesagt: Eine Spesenabrechnung in der Schweiz ist AHV- und steuerfest, wenn sie nur effektive, geschäftlich begründete Auslagen enthält und jede Position mit einem Beleg und dem Zweck dokumentiert ist. Pauschalspesen sind nur unproblematisch, wenn ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement besteht. In der Einzelfirma gibt es keine Spesen im Lohnsinn, sondern Geschäftsaufwand, der ebenfalls belegt sein muss.
Spesen sind der Klassiker bei Kontrollen: Die AHV-Ausgleichskasse prüft bei der Arbeitgeberkontrolle, ob unter "Spesen" verdeckter Lohn steckt, und die Steuerverwaltung prüft beim Lohnausweis und bei der Buchhaltung dasselbe. Wer Spesen sauber abrechnet, hat davon nichts zu befürchten. Wer sie schlampig abrechnet, riskiert Aufrechnungen mit AHV-Beiträgen, Steuern und Verzugszins für mehrere Jahre rückwirkend.
Dieser Artikel zeigt, worin sich GmbH und Einzelfirma unterscheiden, wann ein Spesenreglement sinnvoll ist und wie eine Spesenabrechnung aussieht, die jede Kontrolle übersteht.
Was ist der Unterschied zwischen Spesen in der GmbH und in der Einzelfirma?
In der GmbH bist du Angestellter deiner eigenen Firma, in der Einzelfirma bist du die Firma. Das ändert alles an der Spesenlogik.
In der GmbH (und in der AG) gilt Art. 327a OR: Die Firma muss dir alle Auslagen ersetzen, die bei der Arbeit notwendig entstehen. Dieser Auslagenersatz ist kein Lohn, deshalb weder AHV-pflichtig noch steuerbar, solange er die effektiven Kosten deckt und nicht mehr. Die Spesen erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 13. Was darüber hinausgeht, ist Lohn.
In der Einzelfirma gibt es keinen Arbeitsvertrag mit dir selbst und deshalb auch keine Spesen im arbeitsrechtlichen Sinn. Geschäftliche Auslagen sind schlicht Geschäftsaufwand in der Buchhaltung: Fahrt zum Kunden, Bahnbillett, Werkzeug, Kundenessen. Sie reduzieren den Gewinn, und damit sinken Einkommenssteuer und AHV-Beiträge, die du als Selbständigerwerbender auf dem Gewinn zahlst. Genau deshalb prüft die Steuerverwaltung, ob der Aufwand geschäftsmässig begründet ist und ob ein Privatanteil ausgeschieden wurde. Für deine Angestellten gilt aber auch in der Einzelfirma die GmbH-Logik mit Auslagenersatz und Lohnausweis.
| Thema | GmbH (Inhaber angestellt) | Einzelfirma (Inhaber) |
|---|---|---|
| Rechtsnatur der Auslagen | Auslagenersatz nach Art. 327a OR | Geschäftsaufwand |
| Erscheint im | Lohnausweis Ziffer 13 | Erfolgsrechnung |
| AHV | Frei, wenn effektiv und belegt | Senkt den beitragspflichtigen Gewinn |
| Pauschalspesen | Nur mit genehmigtem Reglement sicher | Nicht vorgesehen |
Wann sind Spesen AHV-frei und steuerfrei?
Spesen sind AHV-frei und steuerfrei, wenn sie effektive Auslagen im Interesse der Firma ersetzen und das mit Belegen nachweisbar ist. Drei Bedingungen müssen zusammenkommen:
- Geschäftlicher Anlass: Kundentermin, Geschäftsreise, Material für einen Auftrag. Das Feierabendbier ohne Kunden ist privat.
- Effektiver Betrag: Ersetzt wird, was auf dem Beleg steht, nicht ein runder Betrag "ungefähr".
- Dokumentation: Beleg plus Zweck, bei Einladungen auch die Namen der Gäste.
Auch bei Kleinbeträgen lohnt sich der Beleg. Das Musterspesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) lässt für Kleinauslagen zwar kleine Tagespauschalen zu, aber nur im Rahmen eines Reglements und in bescheidener Höhe. Ohne Reglement gilt: kein Beleg, kein steuerfreier Ersatz. Welche Belege du auf Reisen brauchst und welche nicht, steht im Artikel Spesen auf Geschäftsreise.
Pauschalspesen, also ein fixer Monatsbetrag für Repräsentation oder Auto, sind der heikle Punkt. Ohne genehmigtes Reglement müssen sie betragsmässig im Lohnausweis stehen, und die Steuerverwaltung entscheidet, wie viel davon sie als Auslagenersatz akzeptiert. Der Rest wird zu steuerbarem Lohn, und die Ausgleichskasse rechnet AHV-Beiträge auf.
Brauchst du ein Spesenreglement?
Eine kleine GmbH mit ein oder zwei Personen braucht kein Spesenreglement, wenn sie ausschliesslich effektive Spesen gegen Beleg vergütet. Sinnvoll wird ein Reglement, sobald du Pauschalspesen zahlen willst oder mehrere Mitarbeitende regelmässig Auslagen haben.
So funktioniert es:
- Du erstellst ein Reglement auf Basis des Musterspesenreglements der SSK. Darin stehen Ansätze für Verpflegung, Übernachtung, Kilometerentschädigung und allfällige Pauschalen für Kader und Aussendienst.
- Du reichst es bei der Steuerverwaltung deines Sitzkantons zur Genehmigung ein. Die Genehmigung wird von den anderen Kantonen anerkannt.
- Im Lohnausweis vermerkst du unter Ziffer 15 "Spesenreglement durch Kanton X am Datum genehmigt". Effektive Spesen werden dann nur noch mit einem Kreuz in Ziffer 13.1.1 ausgewiesen, Pauschalspesen betragsmässig in Ziffer 13.2.
Der Vorteil eines genehmigten Reglements ist Rechtssicherheit: Was nach Reglement bezahlt wird, gilt als Auslagenersatz. Der Nachteil ist Aufwand. Für eine Einzelfirma ohne Personal ist es nicht nötig.
Welche Belege muss eine Spesenabrechnung enthalten?
Jede Spesenposition braucht einen Originalbeleg mit Datum, Betrag, Leistung und Aussteller, ergänzt um den geschäftlichen Zweck. Für den Vorsteuerabzug bei der MWST gelten zusätzlich die Anforderungen von Art. 26 MWSTG, wobei Kassenzettel bis CHF 400 keinen Empfängernamen brauchen. Was auf einem MWST-konformen Beleg stehen muss, erklärt der Artikel über MWST-konforme Belege.
| Spesenart | Beleg | Zusätzliche Angabe |
|---|---|---|
| Kundenessen | Restaurantquittung | Namen der Gäste, Anlass |
| Bahn, Tram, Flug | Billett, Buchungsbestätigung | Ziel und Zweck der Reise |
| Privatauto | Kilometerliste | Datum, Strecke, Zweck, Ansatz laut Reglement |
| Übernachtung | Hotelrechnung | Anlass, Dauer |
| Material, Kleingeräte | Kassenbon oder Rechnung | Projekt oder Auftrag |
Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, in Papierform oder digital (Art. 958f OR). Thermopapier-Kassenbons sind dafür ungeeignet, weil sie verblassen. Ein Foto am Tag des Kaufs löst das Problem: Mit Belego wird jeder Kassenbon zu einem PDF, Betrag und Datum sind ausgelesen, der Zweck kommt in die Notiz, und am Monatsende exportierst du die Spesen des Monats als ZIP mit PDFs und CSV-Liste für die Buchhaltung. Wie lange was aufzubewahren ist, steht im Detail im Artikel zur Aufbewahrungspflicht in der Schweiz.
So sieht eine saubere Spesenabrechnung aus
Eine gute Spesenabrechnung ist eine Liste pro Person und Monat, hinter der jeder Beleg liegt. Ein Beispiel für einen Monat in einer kleinen GmbH:
- 3. März, Bahnbillett Zürich nach Bern, CHF 52, Kundentermin Firma Muster AG.
- 3. März, Mittagessen mit zwei Personen der Muster AG, CHF 118, Projektbesprechung, Namen auf der Abrechnung.
- 12. März, Parkgebühr Baustelle, CHF 14, Auftrag Nr. 2026-031.
- 20. März, Fachbuch, CHF 79, Projektvorbereitung.
Summe CHF 263, auszahlen mit dem Lohn oder separat überweisen, in der Buchhaltung als Spesenaufwand verbuchen, Belege dazu ablegen. Fertig. Was diese Liste auszeichnet: keine runden Beträge, jede Position mit Anlass, alles mit Beleg.
Damit das ohne Excel-Chaos klappt, hilft der Artikel Spesenabrechnung per App. Selbständige ohne Personal finden im Artikel Selbständig in der Schweiz die passende Variante für den Geschäftsaufwand.
Welche Fehler fliegen bei der AHV-Kontrolle auf?
Bei Arbeitgeberkontrollen fallen immer dieselben Muster auf. Vermeide diese fünf:
- Runde Monatsbeträge ohne Reglement, etwa "CHF 500 Spesen" jeden Monat. Das ist Lohn, bis das Gegenteil bewiesen ist.
- Restaurantbelege ohne Gästenamen. Ohne Namen ist es ein privates Essen.
- Privatanteile nicht ausgeschieden, zum Beispiel beim Geschäftsauto oder beim Handy.
- Spesen an Familienmitglieder, die gar nicht angestellt sind.
- Belege, die fehlen, weil der Kassenbon verblasst oder der Zettel verloren ist.
Der letzte Punkt ist der häufigste und der am einfachsten vermeidbare. Eine Routine von einer Minute pro Beleg reicht.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.
Häufige Fragen
Sind Pauschalspesen in der GmbH ohne Spesenreglement erlaubt?
Erlaubt ja, aber nicht sicher. Ohne genehmigtes Reglement musst du Pauschalspesen betragsmässig im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 angeben. Die Steuerverwaltung beurteilt dann, ob der Betrag den tatsächlichen Auslagen entspricht. Was sie nicht akzeptiert, wird zu Lohn, inklusive AHV-Beiträgen. Für kleine Firmen ist es meist einfacher, nur effektive Spesen gegen Beleg zu vergüten.
Kann ich mir als Inhaber einer Einzelfirma Spesen auszahlen?
Nein, nicht im Sinn einer Spesenabrechnung. Du hast keinen Arbeitsvertrag mit dir selbst. Geschäftliche Auslagen zahlst du aus dem Geschäftskonto oder privat und verbuchst sie als Geschäftsaufwand mit Beleg. Zahlst du privat, bucht die Buchhaltung eine Privateinlage. Wichtig ist nur, dass jeder Aufwand geschäftlich begründet und belegt ist.
Wie lange muss ich Spesenbelege aufbewahren?
Zehn Jahre, wie alle Buchungsbelege nach Art. 958f OR. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Digitale Kopien sind zulässig, wenn sie unverändert und lesbar bleiben. Bei Kassenbons auf Thermopapier ist der Scan sogar die einzige Chance, dass der Beleg nach zehn Jahren noch lesbar ist.
Was passiert, wenn die Ausgleichskasse Spesen als Lohn qualifiziert?
Die Kasse rechnet auf den betroffenen Betrag AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträge nach, oft für mehrere Jahre rückwirkend, plus Verzugszins. Die Steuerverwaltung kann den Betrag ebenfalls als Einkommen aufrechnen. Bei Vorsatz drohen zusätzlich Bussen. Eine belegte, nachvollziehbare Spesenabrechnung ist der beste Schutz davor.