Selbständig in der Schweiz: Belege, Spesen und Buchhaltung ohne Stress
Selbständig mit Belegen im Griff: Bis CHF 500'000 Umsatz reicht eine einfache Buchhaltung, jeder Geschäftsaufwand braucht einen Beleg, Aufbewahrung 10 Jahre.
Kurz gesagt: Als Selbständige oder Selbständiger in der Schweiz brauchst du für jeden Geschäftsaufwand einen Beleg, und du bewahrst ihn zehn Jahre auf. Bis CHF 500'000 Umsatz genügt eine einfache Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögen (Art. 957 OR). Mit einer festen Routine, klaren Kategorien und einem digitalen Ablagesystem ist die Buchhaltung einer Einzelfirma in wenigen Minuten pro Woche erledigt.
Selbständig zu sein heisst, dass du deine Steuern selbst dokumentieren musst. Es gibt keinen Lohnausweis, der alles zusammenfasst. Die Steuerbehörde sieht deinen Gewinn nur so, wie du ihn belegst: Einnahmen aus Rechnungen, Ausgaben aus Quittungen. Fehlt ein Beleg, fehlt der Abzug.
Die gute Nachricht: Die Anforderungen an eine Einzelfirma sind überschaubar, und du kannst den Aufwand mit ein paar Gewohnheiten klein halten. Dieser Artikel zeigt, welche Pflichten gelten, welche Belege du wirklich brauchst und wie du sie so ablegst, dass der Jahresabschluss kein Stressprojekt wird.
Welche Buchhaltungspflicht gilt für eine Einzelfirma?
Bis zu einem Jahresumsatz von CHF 500'000 reicht die sogenannte Milchbüchleinrechnung: eine chronologische Aufzeichnung der Einnahmen, der Ausgaben und der Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung ist erst ab CHF 500'000 Umsatz Pflicht, für eine GmbH oder AG immer.
Zwei weitere Grenzen solltest du kennen:
- Ab CHF 100'000 Umsatz musst du dich ins Handelsregister eintragen.
- Ab CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen wirst du MWST-pflichtig und musst dich bei der ESTV anmelden.
Unabhängig vom Umsatz gilt: Geschäftsbücher und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Was das für Kassenbons auf Thermopapier bedeutet, erklärt der Beitrag zur Aufbewahrungspflicht in der Schweiz.
Welche Belege brauchst du als Selbständiger wirklich?
Jede Ausgabe, die du als Geschäftsaufwand abziehen willst, braucht einen Beleg, aus dem hervorgeht, was du wann bei wem für wie viel gekauft hast. Ein Kontoauszug allein reicht nicht, er zeigt die Zahlung, aber nicht den Inhalt.
Typische Belege einer Einzelfirma:
- Einkaufsrechnungen und Kassenbons für Material, Software, Fachliteratur, Büromaterial
- Rechnungen für Miete, Strom, Internet und Telefon (bei gemischter Nutzung mit Privatanteil)
- Fahrkosten: ÖV-Tickets, Tankquittungen, Parkgebühren, oder ein Fahrtenbuch beim Auto
- Verpflegung auswärts bei Kundenterminen, Reisen, Weiterbildungen
- Versicherungsprämien für Betriebshaftpflicht, Erwerbsausfall, Sachversicherung
- Beiträge an AHV, IV, EO und an die Säule 3a
- Weiterbildung: Kursrechnungen, Bücher, Reisekosten zum Kurs
Bei Ausgaben, die privat und geschäftlich genutzt werden (Auto, Handy, Homeoffice), ziehst du nur den geschäftlichen Anteil ab und notierst die Aufteilung nachvollziehbar. Wenn du als Freelancer mit wenig Aufwand startest, zeigt der Artikel zu Belegen für Freelancer, welches Minimum genügt.
Wie behältst du Spesen und Privatanteile im Griff?
Trenne Geschäft und Privat von Anfang an: ein eigenes Geschäftskonto, eine eigene Karte und feste Regeln für gemischte Kosten. Das ist die einfachste Massnahme gegen Chaos, weil damit jede Buchung entweder klar geschäftlich ist oder gar nicht erst im Geschäftskonto landet.
Für gemischte Kosten legst du einmal einen Schlüssel fest und wendest ihn das ganze Jahr an. Beispiel: Du zahlst CHF 90 pro Monat für Handy und Internet und nutzt beides zu rund 60 Prozent geschäftlich. Dann buchst du CHF 54 pro Monat als Aufwand und CHF 36 als Privatanteil. Die Rechnungen legst du vollständig ab, der Schlüssel steht als Notiz dabei.
Bei Spesen gilt derselbe Grundsatz wie bei Angestellten: Beleg, Datum, Zweck und wenn nötig die beteiligten Personen. Ein Restaurantbon über CHF 68 ohne Notiz sagt nichts aus. Derselbe Bon mit "Besprechung Projekt Website, Kundin Meier" ist ein sauberer Geschäftsaufwand. Belego bietet dafür ein Notizfeld pro Beleg, das du direkt nach dem Fotografieren ausfüllst, solange du dich noch erinnerst.
Wie sieht eine Buchhaltungsroutine aus, die du durchhältst?
Die beste Routine ist kurz und fest verankert: Belege sofort erfassen, einmal pro Woche kontrollieren, einmal pro Monat abschliessen.
- Sofort: Beleg mit dem Handy fotografieren, Kategorie und Notiz setzen, Papier weglegen oder wegwerfen (ausser bei Garantiebelegen).
- Wöchentlich (5 Minuten): Geschäftskonto mit den Belegen abgleichen. Zu jeder Abbuchung gehört ein Beleg, zu jeder Gutschrift eine Rechnung.
- Monatlich (15 Minuten): Monat exportieren, Einnahmen und Ausgaben in der Übersicht oder im Buchhaltungstool eintragen, offene Rechnungen prüfen.
Mit Belego erledigst du Schritt 1 in wenigen Sekunden: Die App schneidet das Foto zu, speichert es als PDF und liest Betrag, Datum, Händler und Kategorie aus. Was sie nicht sicher erkennt, lässt sie leer, statt zu raten. Am Monatsende exportierst du den Zeitraum als ZIP mit allen PDFs und einer CSV-Liste, die du in Banana, CashCtrl oder Excel öffnest. Belego ersetzt kein Buchhaltungsprogramm, es sorgt dafür, dass alle Belege vollständig und lesbar dort ankommen. Mehr zur Routine findest du im Artikel Die 5-Minuten-Routine für Belege.
Was gehört in den Jahresabschluss und in die Steuererklärung?
Als Einzelfirma versteuerst du den Geschäftsgewinn zusammen mit deinem übrigen Einkommen in der privaten Steuererklärung. Dazu reichst du eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben (oder bei doppelter Buchhaltung die Bilanz und Erfolgsrechnung) sowie den Fragebogen für Selbständigerwerbende deines Kantons ein. Die Belege selbst legst du nicht bei, du musst sie aber auf Verlangen vorweisen können.
Die Übersicht zeigt, was du am Jahresende bereit haben solltest:
| Unterlage | Wofür | Quelle |
|---|---|---|
| Einnahmenliste mit Rechnungen | Umsatz nachweisen | Rechnungsprogramm, Bankkonto |
| Ausgabenliste mit Belegen | Geschäftsaufwand nachweisen | Belege-App, Export als CSV |
| Kontoauszüge Geschäftskonto | Abgleich Zahlungen | Bank |
| Inventar und Anlagen | Abschreibungen | Kaufrechnungen |
| AHV-Abrechnung und 3a-Bescheinigung | Sozialabzüge | Ausgleichskasse, Bank |
Denke an die Sozialversicherungen: Als Selbständiger zahlst du AHV, IV und EO selbst. Der Beitragssatz liegt bei rund 10 Prozent des Gewinns, mit einer sinkenden Skala bei tieferen Einkommen. Ohne Pensionskasse darfst du bis zu 20 Prozent des Erwerbseinkommens in die Säule 3a einzahlen, maximal CHF 36'288 (Stand 2026). Beides reduziert den steuerbaren Gewinn, beides braucht die Bescheinigung als Beleg.
Wenn du einen Treuhänder hast, macht ein sauberer Export den Abschluss günstiger, weil weniger Rückfragen entstehen. Was er dafür genau braucht, steht im Beitrag Belege digital an den Treuhänder. Bist du MWST-pflichtig, achte zusätzlich auf MWST-konforme Belege, sonst verlierst du die Vorsteuer.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.
Häufige Fragen
Muss ich als Selbständiger die Belege der Steuererklärung beilegen?
Nein. Du reichst die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben beziehungsweise den Geschäftsabschluss ein, nicht die einzelnen Belege. Die Steuerbehörde kann sie aber jederzeit verlangen, auch Jahre später. Deshalb müssen sie zehn Jahre lang auffindbar und lesbar bleiben, am besten digital mit Datum, Händler und Betrag im Dateinamen.
Kann ich Ausgaben ohne Beleg abziehen?
Grundsätzlich nein. Bei Kleinbeträgen, etwa Parkuhr oder Trinkgeld, akzeptieren viele Steuerbehörden eine eigene Notiz mit Datum, Betrag und Zweck, wenn die Buchhaltung sonst sauber ist. Das ist die Ausnahme, nicht die Regel. Für alles, was einen Beleg hat, gilt: Beleg aufbewahren oder Ersatz beschaffen, etwa eine Rechnungskopie vom Lieferanten.
Brauche ich ein Buchhaltungsprogramm für eine kleine Einzelfirma?
Nicht zwingend. Unter CHF 500'000 Umsatz genügt eine chronologische Liste der Einnahmen und Ausgaben, die du auch in Excel führen kannst. Ein Programm lohnt sich, sobald du MWST-pflichtig bist, viele Rechnungen schreibst oder Debitoren verwalten musst. Wichtig ist unabhängig vom Werkzeug, dass jede Zeile auf einen Beleg verweist.
Wie trenne ich Privat und Geschäft, wenn ich nur ein Konto habe?
Eröffne ein zweites Konto, auch ein einfaches Privatkonto reicht für eine Einzelfirma. Bis dahin markierst du jede Geschäftsbuchung im Kontoauszug und legst den Beleg dazu ab. Privatbezüge aus dem Geschäft buchst du als Privatentnahme, private Zahlungen für das Geschäft als Privateinlage. Mischbuchungen sind bei einer Kontrolle die häufigste Quelle für Nachfragen.