Belege digital an den Treuhänder: Was er wirklich braucht

Kurz gesagt: Dein Treuhänder braucht deine Belege digital als lesbare PDFs mit sprechenden Dateinamen, dazu eine Liste mit Datum, Händler, Betrag und Kategorie, sortiert nach Monat oder Jahr. Dazu die Kontoauszüge und die Rechnungen, die du selbst gestellt hast. Kein Treuhänder braucht 400 einzelne Fotos per WhatsApp.

Der Wechsel von der Papiermappe zur digitalen Übergabe spart beiden Seiten Zeit, aber nur, wenn die Dateien in einer Form ankommen, mit der der Treuhänder direkt arbeiten kann. Ein Ordner voller unbenannter Handyfotos ist digital, aber nicht besser als die Schuhschachtel. Er kostet den Treuhänder Stunden, und die zahlst du.

Dieser Artikel zeigt, was ein Treuhänder wirklich braucht, in welchem Format, und wie du die Übergabe so vorbereitest, dass keine Rückfragen kommen.

Was braucht der Treuhänder wirklich?

Der Treuhänder braucht drei Dinge: die Belege selbst, eine Liste, die sie zusammenfasst, und die Bankunterlagen zum Abgleich. Alles andere ist Beilage.

• Belege: Jede Ausgabe als einzelnes, vollständiges, lesbares Dokument. Kassenbons, Rechnungen, Quittungen, Spesenbelege.
• Liste: Eine Tabelle mit Datum, Händler oder Lieferant, Betrag, Währung, Kategorie und Notiz, eine Zeile pro Beleg. Damit bucht er, ohne jedes PDF öffnen zu müssen.
• Bankunterlagen: Kontoauszüge des Geschäftskontos und der Geschäftskarte für den ganzen Zeitraum, idealerweise als PDF und als CSV.
• Eigene Rechnungen: Alle Rechnungen, die du gestellt hast, mit Status bezahlt oder offen.
• Sonstiges: Lohnabrechnungen, Versicherungsbescheinigungen, AHV-Abrechnung, Säule-3a-Bescheinigung, Leasing- oder Mietverträge bei neuen Positionen.

Wenn du noch nicht weisst, welche Unterlagen bei dir überhaupt anfallen, hilft die Checkliste zur Vorbereitung der Belege für den Treuhänder.

In welchem Format sollen die Belege ankommen?

PDF ist der Standard, weil es jeder Treuhänder und jedes Buchhaltungsprogramm öffnen, archivieren und mit einer Buchung verknüpfen kann. Fotos im JPG- oder HEIC-Format sind zweite Wahl: Sie sind gross, lassen sich schlecht durchsuchen und werden bei der Übergabe oft komprimiert, bis der Betrag nicht mehr lesbar ist.

Für die Dateien gelten drei einfache Regeln:

1. Ein Beleg pro Datei. Keine zehn Bons auf einem A4-Scan, keine PDF-Sammlung mit 80 Seiten.
2. Sprechender Dateiname: Datum, Händler, Betrag, zum Beispiel "2026-03-14 Digitec 249.00 CHF.pdf". So sortiert sich der Ordner von allein chronologisch.
3. Lesbar und gerade: Der Beleg ist vollständig im Bild, nicht abgeschnitten, nicht verschwommen, und der Betrag ist eindeutig.

Warum PDF gegenüber Fotos gewinnt, erklärt der Beitrag zur Umwandlung von Belegen in PDF. Wenn du mit Belego scannst, erledigt die App diese drei Regeln automatisch: Sie schneidet das Foto zu, begradigt es, speichert es als PDF und benennt es beim Export nach Datum, Händler und Betrag.

Wie übergibst du die Belege so, dass keine Rückfragen kommen?

Übergib pro Zeitraum ein Paket, nicht laufend einzelne Dateien. Ein Paket ist ein ZIP-Ordner mit allen PDFs des Monats, Quartals oder Jahres plus der Liste. Das entspricht dem Rhythmus, in dem der Treuhänder bucht, und er sieht sofort, ob etwas fehlt.

So sieht ein sauberes Paket aus:

• Ein Ordner pro Zeitraum, etwa "2026-Q1" oder "2026".
• Darin die PDFs mit sprechendem Namen.
• Eine CSV- oder Excel-Liste mit einer Zeile pro Beleg: Datum, Händler, Betrag, Währung, Kategorie, Notiz, Dateiname.
• Eine kurze Textdatei, die erklärt, was drin ist und wie die Spalten zu lesen sind.
• Die Kontoauszüge für denselben Zeitraum in einem eigenen Unterordner.

Genau dieses Paket erzeugt der Export von Belego: ZIP für einen frei wählbaren Zeitraum (Jahr, Monat oder von-bis), darin die Original-PDFs benannt nach Datum, Händler und Betrag, eine CSV-Liste mit Kategorie und Notiz und eine LIESMICH. Welche Spalten die CSV enthält und wie sie in Buchhaltungsprogramme kommt, steht im Artikel zum CSV-Export von Belegen. Die PDFs eignen sich für bexio und ähnliche Tools, die CSV für Banana, CashCtrl oder Excel.

Für die Übergabe selbst nutzt du den Weg, den der Treuhänder vorgibt: sein Kundenportal, ein freigegebener Ordner oder verschlüsselte Mail. Frag einmal nach, statt jedes Jahr anders zu liefern.

Was kostet ein schlechtes digitales Paket?

Treuhänder rechnen nach Aufwand ab. Jeder Beleg, den er öffnen, drehen, entziffern und einer Buchung zuordnen muss, kostet Minuten. Bei 300 Belegen im Jahr und einer Minute Mehraufwand pro Beleg sind das fünf Stunden, die auf deiner Rechnung landen.

Die Tabelle zeigt, wo die Zeit verloren geht und wie du sie vermeidest.

Gerade der letzte Punkt wird unterschätzt. Ein Beleg über CHF 120 aus dem Fachgeschäft ist ohne Notiz erklärungsbedürftig. Mit "Werkzeug für Auftrag Huber" ist er in Sekunden gebucht.

Wie bereitest du die Übergabe übers Jahr vor?

Die Übergabe wird einfach, wenn du die Belege laufend erfasst statt am Jahresende. Konkret: Beleg direkt nach dem Kauf scannen, Kategorie und Notiz setzen, fertig. Am Monatsende ein kurzer Blick in die Monatsübersicht, ob die Summe plausibel ist und ob zu jeder Kartenzahlung ein Beleg vorliegt.

Ein realistischer Ablauf für eine kleine Firma:

1. Täglich: Beleg scannen, wenn er anfällt. Dauert zehn Sekunden.
2. Monatlich: Kontoauszug mit der Belegliste abgleichen, fehlende Belege beim Lieferanten nachfordern.
3. Quartalsweise (bei MWST-Pflicht): Export als ZIP, Paket an den Treuhänder, Vorsteuer abrechnen.
4. Jährlich: Jahresexport, dazu die Jahresdokumente wie AHV-Abrechnung, Versicherungen, Bescheinigungen.

Wenn du erst kurz vor dem Abschluss beginnst, hilft der Beitrag Belege zum Jahresende in drei Schritten abgabefertig. Und wenn die Buchhaltung deiner Einzelfirma insgesamt neu aufgesetzt werden soll, findest du im Artikel Selbständig in der Schweiz: Belege, Spesen und Buchhaltung die Grundlagen.

Ein Vorteil der lokalen Erfassung: Deine Belege liegen auf deinem Gerät, nicht in einer Cloud eines Drittanbieters. Du entscheidest, wann und an wen das Paket geht. Ein Backup ist im Export enthalten, sodass die Daten auch bei einem Gerätewechsel erhalten bleiben.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.

Häufige Fragen

Akzeptiert der Treuhänder gescannte Belege statt Papier?

Ja. In der Schweiz dürfen Geschäftsbelege elektronisch aufbewahrt werden, sofern sie unverändert, lesbar und jederzeit abrufbar bleiben (Art. 958f OR und Geschäftsbücherverordnung). Ein sauberes PDF genügt dem Treuhänder für die Buchung. Papieroriginale kannst du bei reinen Kassenbons wegwerfen; Verträge, Garantiebelege und Dokumente mit Unterschrift bewahrst du besser zusätzlich im Original auf.

Soll ich Belege laufend schicken oder gesammelt?

Gesammelt pro Abrechnungszeitraum. Die meisten Treuhänder buchen monatlich oder quartalsweise und wollen ein vollständiges Paket, nicht einzelne Dateien über das Jahr verteilt. Frag nach dem gewünschten Rhythmus und dem Übergabeweg. Laufend erfassen solltest du trotzdem, damit das Paket am Stichtag mit einem Export fertig ist.

Was mache ich mit Belegen, die per Mail als PDF kommen?

Speichere sie mit demselben Namensschema wie die gescannten Belege ab und lege sie in denselben Zeitraum-Ordner, damit der Treuhänder eine einzige Quelle hat. Bei einer Belege-App importierst du das PDF oder fotografierst den Bildschirm; wichtig ist nur, dass der Beleg in der Liste erscheint und nicht in einem separaten Mailordner vergessen geht.

Brauche ich für die digitale Übergabe ein Buchhaltungsprogramm?

Nein. Für die Übergabe reicht ein ordentliches Paket aus PDFs und einer Liste. Das Buchhaltungsprogramm nutzt der Treuhänder. Ein eigenes Programm lohnt sich erst, wenn du selbst buchen, Rechnungen schreiben oder die MWST abrechnen willst. Kläre mit dem Treuhänder, welches Tool er verwendet, damit dein Export direkt importierbar ist.