Belege für den Treuhänder vorbereiten: Die Checkliste

Kurz gesagt: Dein Treuhänder braucht vollständige Belege, chronologisch geordnet, mit einer Liste dazu, plus die Bankauszüge, offene Rechnungen und Angaben zu Privatanteilen. Am besten lieferst du Belege als PDF mit Datum, Händler und Betrag im Dateinamen und eine CSV-Liste mit Kategorie. Jede Stunde, die du beim Vorbereiten investierst, spart Stunden, die der Treuhänder sonst mit Nachfragen und Sortieren verrechnet.

Treuhänder verrechnen nach Zeit. Was er mit Sortieren, Entziffern und Nachfragen verbringt, bezahlst du mit demselben Stundensatz wie die eigentliche Buchhaltung. Ein Sack voller Belege ist deshalb nicht nur unhöflich, sondern teuer. Umgekehrt gilt: Wer die Unterlagen sauber vorbereitet, bekommt den Abschluss schneller und günstiger.

Diese Checkliste zeigt dir, was dein Treuhänder wirklich braucht, in welcher Form und in welcher Reihenfolge du es zusammenstellst. Sie ist für Einzelfirmen, kleine GmbHs und Freelancer in der Schweiz geschrieben, funktioniert aber überall ähnlich.

Was braucht der Treuhänder von mir?

Er braucht alles, was einen Geldfluss belegt, und alles, was erklärt, warum dieser Geldfluss geschäftlich ist. Konkret sind das sechs Gruppen von Unterlagen:

1. Belege für Ausgaben: Quittungen, Kassenbons, Lieferantenrechnungen, Spesenbelege, Abo-Rechnungen. Jeder Beleg mit Datum, Betrag, Händler und, wo vorhanden, MWST-Angaben.
2. Belege für Einnahmen: alle gestellten Rechnungen, inklusive der noch nicht bezahlten (Debitoren per Jahresende).
3. Bank- und Kartenauszüge: Geschäftskonto, Kreditkarte, Twint, PayPal, jeweils vollständig fürs ganze Jahr, mit Saldo per 31. Dezember.
4. Offene Posten: Rechnungen, die du noch nicht bezahlt hast (Kreditoren), und Rechnungen, die Kunden dir noch schulden.
5. Privatanteile und Sonderfälle: Auto, Handy, Homeoffice, Warenbezüge für den Privatgebrauch, Fahrzeugkilometer.
6. Verträge und Neuanschaffungen: Leasing, Mietvertrag, Versicherungen, Kauf von Geräten über etwa CHF 1'000 (für die Abschreibung).

Was du nicht brauchst: das Wissen, wie das gebucht wird. Das ist die Arbeit des Treuhänders. Deine Aufgabe ist Vollständigkeit und Ordnung.

In welcher Form will der Treuhänder die Belege?

In der Form, die er direkt in sein Programm übernehmen kann. Frag ihn einmal, und halte dich danach dran. Die meisten Treuhandbüros in der Schweiz arbeiten mit bexio, Banana, CashCtrl, Abacus oder Sage. Alle nehmen PDFs als Belege und eine CSV- oder Excel-Liste als Buchungsgrundlage.

Der Unterschied zwischen der letzten und der ersten Zeile beträgt bei einem kleinen Betrieb mit 300 Belegen leicht mehrere Stunden pro Jahr. Ein sprechender Dateiname heisst: Datum, Händler, Betrag, zum Beispiel 2026-03-14_Digitec_1249.00.pdf. Wie du eine solche Ablage aufbaust, beschreibt der Artikel Belege digital ablegen.

Mit Belego entsteht diese Form von selbst: Belege werden beim Scannen als PDF gespeichert, Betrag, Datum und Händler ausgelesen, und beim Export für ein Jahr oder Quartal bekommst du ein ZIP mit allen PDFs, so benannt, plus eine CSV-Liste mit Kategorie und Notiz. Genau das ZIP schickst du dem Treuhänder. Was er mit digitalen Belegen genau anfängt und was er nicht braucht, liest du im Artikel Belege digital an den Treuhänder.

Die Checkliste: Unterlagen für den Treuhänder

Gehe diese Liste durch, bevor du abgibst. Alles, was du abhaken kannst, muss der Treuhänder nicht nachfragen.

• Alle Ausgabenbelege des Jahres gescannt und als PDF vorhanden
• Jeder Beleg mit Datum, Händler und Betrag, keine leeren Felder
• Belege ohne Geschäftszweck aussortiert oder mit Privatanteil vermerkt
• Belege über CHF 100 mit Notiz zum Zweck (Kundenname, Projekt, Anlass)
• Alle Kundenrechnungen, nummeriert und lückenlos
• Bankauszüge aller Geschäftskonten fürs ganze Jahr, inklusive Jahresendsaldo
• Kreditkarten- und Twint-Abrechnungen
• Liste der offenen Kundenrechnungen per 31. Dezember
• Liste der noch nicht bezahlten Lieferantenrechnungen per 31. Dezember
• Kassenbuch, falls du Bargeld einnimmst, mit Kassensaldo per Jahresende
• Warenlager per Jahresende, grob geschätzt, falls du Ware verkaufst
• Neue Geräte, Fahrzeuge, Software über etwa CHF 1'000 mit Rechnung
• Leasing-, Miet- und Versicherungsverträge, die neu sind oder sich geändert haben
• Lohnabrechnungen und AHV-Abrechnung, falls du Angestellte hast
• Angaben zu Privatanteilen: Auto, Handy, Homeoffice, Privatbezüge
• Fahrtenbuch oder Kilometerliste, falls du das Privatauto geschäftlich nutzt

Was zu Spesen und Privatanteilen bei Einzelfirma und GmbH im Detail gilt, beschreibt der Artikel zur Spesenabrechnung für Einzelfirma und GmbH.

Wie lange vor dem Abgabetermin sollte ich anfangen?

Vier Wochen vor dem vereinbarten Termin, wenn du das Jahr über nichts gemacht hast. Zwei Stunden, wenn du die Belege laufend erfasst hast. Das ist der eigentliche Unterschied zwischen Stress und Routine.

Ein realistischer Ablauf für ein Jahr mit rund 300 Belegen, wenn du alles nachträglich erfassen musst: Woche 1 Belege sammeln und scannen (zwei bis drei Abende). Woche 2 Bankauszüge herunterladen und mit den Belegen abgleichen, fehlende Belege suchen. Woche 3 offene Posten und Privatanteile zusammenstellen. Woche 4 Export, Kontrolle, Abgabe. Wie du einen grossen Stapel in einer Stunde abarbeitest, zeigt der Artikel Schuhschachtel voller Belege.

Wer stattdessen wöchentlich fünf Minuten investiert, hat Ende Jahr nur noch Schritt 3 und 4 vor sich. Die Belege sind erfasst, die Liste existiert, das ZIP ist ein Klick. Die drei Schritte zum Jahresende beschreiben, wie das aussieht.

Die häufigsten Fehler, die den Treuhänder Zeit kosten

Der teuerste Fehler ist der fehlende Beleg. Jede Zahlung auf dem Bankauszug, zu der es keinen Beleg gibt, löst eine Nachfrage aus, und Nachfragen kosten auf beiden Seiten Zeit. Gleich danach kommen diese Fehler:

• Belege ohne Zweck: Ein Restaurantbeleg über CHF 180 ohne Notiz ist für den Treuhänder nicht buchbar. "Kundenessen Meier, Projekt Website" macht daraus eine Spese.
• Private und geschäftliche Belege gemischt: Der Treuhänder kann nicht wissen, ob der Laptop für die Firma oder die Tochter war.
• Fotos statt PDFs: Ein JPG aus WhatsApp ist unscharf, abgeschnitten oder falsch herum. Was ein brauchbarer Scan ist, erklärt der Artikel Belege richtig fotografieren.
• Fehlende Jahresendsaldi: Ohne Kontostand per 31. Dezember stimmt die Bilanz nicht.
• Verblasste Kassenbons: Thermopapier ist nach einem Jahr oft unlesbar. Am Kauftag scannen löst das Problem.
• Belege aus zwei Jahren in einem Stapel: Eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wurde, gehört in den Abschluss des alten Jahres. Der Treuhänder muss das erkennen können.

Häufige Fragen

Muss ich dem Treuhänder die Papierbelege im Original geben?

In der Regel nicht, ein lesbarer Scan als PDF reicht für die Buchhaltung. Die Originale bewahrst du selbst auf, denn die 10-jährige Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR liegt bei dir als Unternehmen, nicht beim Treuhänder. Kläre mit ihm, ob er für bestimmte Belege, etwa grössere Anschaffungen oder Verträge, trotzdem das Original sehen will.

Wie übergebe ich Belege sicher an den Treuhänder?

Am besten als ZIP-Datei über den Weg, den das Treuhandbüro vorgibt, meist ein Kundenportal oder ein freigegebener Ordner. E-Mail geht bei kleinen Mengen, wird bei mehreren hundert PDFs aber unübersichtlich. Vermeide Messenger wie WhatsApp, weil Bilder dort komprimiert werden und Belege mit Beträgen und Namen nicht in einen Chatverlauf gehören.

Welche Belege braucht der Treuhänder für die Mehrwertsteuer?

Für den Vorsteuerabzug braucht er Belege, auf denen Name und Adresse des Lieferanten, die MWST-Nummer, Datum, Leistung, Betrag und MWST-Satz oder MWST-Betrag stehen (Art. 26 MWSTG). Bei kleinen Beträgen gelten Erleichterungen. Bist du nicht MWST-pflichtig, reicht ein Beleg mit Datum, Händler, Betrag und erkennbarem Zweck. Frag deinen Treuhänder, ob du der MWST unterstehst.

Was kostet die Buchhaltung beim Treuhänder für eine kleine Einzelfirma?

Das hängt vom Stundensatz, der Anzahl Belege und der Vorbereitung ab, darum gibt es keine allgemeine Zahl. Sicher ist: Der Preis steigt mit jeder Stunde, die der Treuhänder mit Sortieren und Nachfragen verbringt. Frag nach einer Pauschale für den Jahresabschluss und was sie voraussetzt. Meist ist genau die hier beschriebene Vorbereitung die Bedingung für den günstigeren Preis.