Belege im Verein: Tipps für Kassierinnen und Kassiere
Verein Belege im Griff: Was Kassierinnen und Kassiere sammeln müssen, wie sie Auslagen der Mitglieder erfassen und die Vereinskasse revisionsfertig halten.
Kurz gesagt: Als Kassierin oder Kassier eines Vereins brauchst du für jede Ausgabe und jede Einnahme einen Beleg, sonst kann die Revision die Jahresrechnung nicht abnehmen. Sammle Belege laufend statt vor der Generalversammlung, verlange von Mitgliedern für jede Rückerstattung die Originalquittung und bewahre alles zehn Jahre auf.
Das Kassieramt ist im Verein oft das undankbarste: Niemand merkt, wenn es läuft, aber alle merken, wenn an der Generalversammlung eine Zahl nicht stimmt. Die häufigste Ursache für Ärger sind nicht falsche Buchungen, sondern fehlende Belege. Der Trainer hat Bälle gekauft und den Bon verloren, die Festwirtin hat Getränke bar bezahlt und nur eine Notiz auf einem Zettel, und der Vorstand hat das Vereinsessen mit der Privatkarte bezahlt.
Dieser Artikel zeigt, welche Verein Belege du brauchst, wie du Mitglieder dazu bringst, sie abzugeben, und wie du die Vereinskasse so führst, dass die Revision in einer Stunde durch ist.
Welche Belege braucht ein Verein überhaupt?
Der Grundsatz lautet: keine Buchung ohne Beleg. Das gilt für jeden Franken, der die Vereinskasse verlässt oder hineinkommt. Die meisten Schweizer Vereine führen nach Art. 957 Abs. 2 OR eine einfache Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, oft "Milchbüchleinrechnung" genannt. Auch dafür braucht es Belege, und die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach Art. 958f OR gilt sinngemäss.
Typische Belege in einem Verein:
- Ausgaben: Rechnungen für Miete, Material, Trainerhonorare, Versicherungen, Druckkosten, Verbandsbeiträge.
- Auslagen von Mitgliedern: Quittungen für Bälle, Getränke, Preise, Bahnbillette, die jemand privat bezahlt hat und zurückerstattet haben will.
- Einnahmen: Mitgliederbeiträge (Kontoauszug), Spenden (Dankesschreiben oder Einzahlungsbeleg), Festeinnahmen (Kassenrapport mit Anfangs- und Endbestand).
- Barkasse: Kassenbuch mit jedem Ein- und Ausgang und dem Beleg dazu.
- Verträge: Mietvertrag für das Lokal, Sponsoringverträge, Vereinbarungen mit Trainern.
Ein Beispiel: Ein Turnverein mit 120 Mitgliedern hat im Jahr rund 90 Ausgabenbelege, 30 Spesenabrechnungen von Leiterinnen und Leitern, vier Kassenrapporte vom Vereinsfest und die Kontoauszüge. Das sind rund 150 Dokumente. Wer sie im Dezember zusammensucht, braucht ein Wochenende. Wer sie laufend erfasst, braucht pro Woche fünf Minuten.
Wie bekommst du die Belege von den Mitgliedern?
Mach die Regel einfach und ohne Ausnahme: Rückerstattung nur gegen Originalbeleg, eingereicht innerhalb von 30 Tagen. Wer keinen Beleg hat, bekommt kein Geld. Das klingt hart, aber es schützt dich als Kassierin und den Verein. Ohne Beleg kannst du an der Revision nicht zeigen, wofür das Geld ausgegeben wurde.
Damit die Regel im Alltag funktioniert, hilft ein einfaches Formular für Spesen und Auslagen mit diesen Feldern:
- Name und Funktion der Person
- Datum und Zweck der Ausgabe (zum Beispiel "Getränke Junioren-Turnier 14. Juni")
- Betrag und Zahlungsart
- Beleg angeheftet oder als Foto beigelegt
- Unterschrift der Person und Visum einer zweiten Person aus dem Vorstand
Noch einfacher wird es, wenn Mitglieder den Beleg direkt mit dem Handy fotografieren und dir schicken. Wenn du die Belege dann mit einer App wie Belego scannst, hast du jede Quittung als PDF mit Datum, Betrag und Kategorie, und der zerknitterte Bon aus der Trainertasche ist lesbar gesichert, bevor er verblasst.
Falls der Beleg wirklich verloren ist, hilft in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg: Die Person schreibt auf, was sie wann wo für wie viel gekauft hat, und unterschreibt. Das sollte aber die seltene Ausnahme sein. Wie ein solcher Beleg aussieht, steht im Artikel zum Eigenbeleg.
Wie führst du die Vereinskasse, damit die Revision schnell geht?
Die Revision geht schnell, wenn jede Buchung eine Nummer hat und der Beleg unter dieser Nummer in fünf Sekunden auffindbar ist. Die Revisorinnen und Revisoren prüfen stichprobenweise: Sie nehmen eine Buchung aus dem Kassenbuch und wollen den Beleg sehen, und umgekehrt. Alles andere ist Kür.
Ein Ablagesystem, das sich in vielen Vereinen bewährt hat:
| Schritt | Was du tust | Warum |
|---|---|---|
| Nummerieren | Jeder Beleg bekommt eine fortlaufende Nummer (2026-001) | Eindeutige Zuordnung zur Buchung |
| Kategorisieren | Kategorie gemäss Budgetposten (Material, Anlässe, Miete) | Vergleich mit dem Budget an der GV |
| Ablegen | Digital als PDF, nach Nummer benannt, Papier im Ordner nach Nummer | Doppelt sicher, schnell auffindbar |
| Abstimmen | Monatlich Kassenbuch mit Kontoauszug und Barkasse vergleichen | Fehler früh statt im Dezember finden |
Welche Kategorien sinnvoll sind, hängt vom Budget deines Vereins ab. Am besten übernimmst du exakt die Posten aus dem Budget, das die GV beschlossen hat, dann stimmen Rechnung und Budget an der nächsten Versammlung überein. Tipps dazu gibt der Artikel zum Kategorisieren von Belegen.
Für die Barkasse gilt eine zusätzliche Regel: Nach jedem Anlass ein Kassenrapport mit Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben und Endbestand, unterschrieben von zwei Personen. Das ist der Beleg für die Festeinnahmen, denn für verkaufte Bratwürste gibt es keine Quittung.
Was tun mit Belegen, die nicht auf den Verein lauten?
Belege, die auf ein Mitglied lauten, sind in Ordnung, solange klar ist, dass die Ausgabe für den Verein war. Bei einem Kassenbon vom Grossverteiler steht ohnehin kein Name drauf. Bei Rechnungen über grössere Beträge solltest du aber darauf bestehen, dass sie auf den Verein ausgestellt werden, zum Beispiel bei Trikots für CHF 1800 oder Miete für die Turnhalle.
Bei Einnahmen ist es umgekehrt: Wenn jemand dem Verein etwas bezahlt, etwa für ein Trikot oder einen Kursbeitrag in bar, stellst du eine Quittung aus. Sie muss Datum, Betrag, Zweck, Name des Vereins und deine Unterschrift enthalten. Eine Vorlage findest du im Artikel Quittung schreiben. Den Durchschlag oder ein Foto behältst du für die Vereinsbuchhaltung.
Spenden sind ein Sonderfall: Spender möchten oft eine Bestätigung für die Steuererklärung. Ob der Verein dafür überhaupt anerkannt ist, entscheidet die kantonale Steuerverwaltung. Stelle Spendenbestätigungen nur aus, wenn diese Anerkennung vorliegt, und behalte eine Kopie jeder Bestätigung.
Wie übergibst du die Kasse an die Nachfolge?
Eine saubere Übergabe braucht drei Dinge: die abgeschlossene Jahresrechnung mit Revisionsbericht, den vollständigen Belegordner der letzten zehn Jahre und eine kurze schriftliche Anleitung, wie das System funktioniert. Wer die Kasse in einer Schuhschachtel übergibt, hinterlässt der Nachfolge ein Problem, das oft erst an der übernächsten GV auffällt.
Digital ist die Übergabe einfacher. Ein Export aller Belege als ZIP mit PDFs und einer CSV-Liste passt auf einen USB-Stick oder in eine E-Mail, und die neue Kassierin kann ihn auf ihrem Gerät weiterführen. Damit sind auch die zehn Jahre Aufbewahrung gesichert, ohne dass jemand Ordner im Estrich lagern muss. Wie du den Jahresabschluss vorbereitest, zeigt der Artikel zu den Belegen zum Jahresende, und ein Grundsystem für die Ablage steht im Artikel zum Belege ordnen.
Häufige Fragen
Müssen kleine Vereine überhaupt Belege aufbewahren?
Ja. Auch Vereine ohne Handelsregistereintrag müssen nach Art. 957 Abs. 2 OR Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage aufzeichnen, und dafür braucht es Belege. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Unabhängig vom Gesetz verlangen die Statuten fast jedes Vereins eine Revision, und die ist ohne Belege nicht möglich. Fehlende Belege sind der häufigste Grund, warum eine Jahresrechnung nicht abgenommen wird.
Darf ich als Kassier Vereinsausgaben mit der Privatkarte bezahlen?
Erlaubt ist es, empfehlenswert nicht. Jede Zahlung über ein Privatkonto braucht eine Rückerstattung mit Beleg und Visum, und das vermischt Privates mit Vereinsgeld. Besser ist eine Vereinskarte oder ein Vereinskonto mit Zugriff für zwei Vorstandsmitglieder. Wenn es nicht anders geht, lege den Beleg sofort ab und lass dir die Rückerstattung von einem zweiten Vorstandsmitglied visieren.
Wie lange muss der Verein Kontoauszüge aufbewahren?
Kontoauszüge gehören zu den Buchungsbelegen und sind zehn Jahre aufzubewahren, gleich wie Rechnungen und Quittungen. Da viele Banken Auszüge nur wenige Jahre online bereitstellen, lade sie jährlich als PDF herunter und lege sie zum Jahresabschluss. Für die Revision ist der Kontoauszug per 31. Dezember besonders wichtig, weil er den Vermögensstand belegt.
Was tun, wenn ein Mitglied den Beleg verloren hat?
Zuerst einen Ersatzbeleg suchen: Bei Kartenzahlung reicht oft der Kontoauszug zusammen mit einer Bestätigung des Händlers, bei Online-Einkäufen die Bestellbestätigung. Geht beides nicht, kann die Person einen Eigenbeleg mit Datum, Zweck, Betrag und Unterschrift ausstellen. Der Vorstand entscheidet, ob er die Rückerstattung trotzdem genehmigt. Das sollte die Ausnahme bleiben und im Protokoll festgehalten werden.