Kassenbon, Quittung, Rechnung: Was ist der Unterschied?

Kurz gesagt: Eine Rechnung fordert eine Zahlung und beschreibt, wofür. Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung erhalten wurde. Ein Kassenbon ist ein automatisch gedruckter Beleg, der beides in einem ist: Er listet die gekauften Waren auf und bestätigt gleichzeitig, dass sofort bezahlt wurde. Für die Buchhaltung zählen alle drei als Beleg, sofern die nötigen Angaben drauf stehen.

Im Alltag werden die drei Begriffe munter vermischt. Der Coiffeur gibt dir eine "Quittung", die eigentlich ein Kassenbon ist. Der Handwerker schickt eine "Rechnung", die nach der Zahlung als Quittung dienen soll. Und im Restaurant fragst du nach der "Rechnung", bekommst aber einen Bon.

Meistens ist das egal. Wichtig wird der Unterschied, wenn du einen Beleg für die Steuererklärung, die Mehrwertsteuer oder den Treuhänder brauchst. Dann entscheidet nicht der Name des Dokuments, sondern sein Inhalt.

Was ist ein Kassenbon?

Ein Kassenbon ist der Beleg, den eine Registrierkasse oder ein Kassensystem beim Bezahlen automatisch druckt. Er dokumentiert einen Kauf, bei dem Leistung und Zahlung gleichzeitig stattfinden.

Ein typischer Kassenbon enthält:

Name und Adresse des Geschäfts, oft mit MWST-Nummer
Datum und Uhrzeit
Die gekauften Artikel mit Einzelpreisen
Den Gesamtbetrag und die enthaltene Mehrwertsteuer
Die Zahlungsart (Bargeld, Karte, Twint)
Eine Belegnummer oder Kassennummer

Weil der Bon Zahlung und Leistung zugleich belegt, ist er rechtlich betrachtet meist eine Rechnung und eine Quittung in einem. In der Schweiz gilt ein Kassenbon als Beleg für den Vorsteuerabzug, wenn er die Anforderungen von Art. 26 MWSTG erfüllt; bei Beträgen bis CHF 400 darf der Name des Käufers fehlen. Was die einzelnen Zeilen und Abkürzungen bedeuten, erklärt der Artikel Was auf dem Kassenbon steht.

Der Nachteil des Kassenbons ist das Material: Thermopapier verblasst. Wer den Bon länger als ein paar Monate braucht, sollte ihn deshalb sofort digital sichern.

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist eine schriftliche Bestätigung des Empfängers, dass er eine bestimmte Zahlung erhalten hat. Sie schaut zurück: Das Geld ist geflossen, die Schuld ist beglichen.

Wer bezahlt, hat ein Recht auf eine Quittung. In der Schweiz steht das in Art. 88 OR, in Deutschland in § 368 BGB, in Österreich in § 1426 ABGB. Das gilt für Barzahlungen genauso wie für Zahlungen per Karte oder Überweisung, auch wenn bei elektronischen Zahlungen der Kontoauszug meist als Nachweis genügt.

Eine Quittung enthält mindestens:

Wer bezahlt hat (Zahler)
Wer das Geld erhalten hat (Empfänger)
Betrag und Währung
Wofür bezahlt wurde
Datum und Ort
Unterschrift des Empfängers

Klassische Beispiele sind die handgeschriebene Quittung beim Privatverkauf eines Velos, die Bestätigung der Kursleiterin für bar bezahlte Stunden oder die Mietquittung. Wie du selbst eine korrekte Quittung ausstellst, mit Vorlage zum Abtippen, zeigt der Artikel Quittung schreiben.

Wichtig: Eine Quittung allein sagt nichts über die Mehrwertsteuer. Wer als Unternehmen Vorsteuer abziehen will, braucht die MWST-Angaben auf dem Dokument, egal ob es Quittung oder Rechnung heisst.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist die Aufforderung, einen bestimmten Betrag für eine erbrachte oder vereinbarte Leistung zu bezahlen. Sie schaut nach vorne: Das Geld ist noch nicht geflossen, oder es wurde separat bezahlt.

Eine Rechnung enthält in der Regel:

Name und Adresse von Rechnungssteller und Empfänger
Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
Beschreibung der Leistung mit Datum oder Zeitraum
Betrag, Mehrwertsteuersatz und MWST-Betrag
Zahlungsfrist und Zahlungsinformationen (IBAN, QR-Rechnung)
MWST-Nummer des Rechnungsstellers, sofern mehrwertsteuerpflichtig

Für die Mehrwertsteuer ist die Rechnung das zentrale Dokument. Die Anforderungen für die Schweiz stehen in Art. 26 MWSTG und sind unter MWST-konforme Belege in der Schweiz erklärt. In Deutschland gilt § 14 UStG, mit Erleichterungen für die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.

Eine bezahlte Rechnung wird nicht automatisch zur Quittung. Der Nachweis der Zahlung kommt aus dem Kontoauszug, aus einem Zahlungsvermerk ("Betrag dankend erhalten") oder aus einer separaten Quittung.

Unterschied Quittung und Rechnung auf einen Blick

Der Unterschied liegt in der Richtung: Die Rechnung fordert, die Quittung bestätigt. Der Kassenbon macht beides gleichzeitig, weil beim Kauf an der Kasse keine Zeit zwischen Leistung und Zahlung liegt.

Merkmal	Kassenbon	Quittung	Rechnung
Zweck	Kauf und Zahlung dokumentieren	Zahlungseingang bestätigen	Zahlung fordern
Zeitpunkt	Beim Bezahlen, automatisch	Nach der Zahlung	Vor der Zahlung
Erstellt von	Kassensystem	Zahlungsempfänger	Leistungserbringer
Unterschrift	Nein	Ja, vom Empfänger	Nein

Alle drei sind Belege. Ob ein Beleg für die Steuer oder die Buchhaltung taugt, hängt nicht vom Namen ab, sondern davon, ob Datum, Aussteller, Leistung, Betrag und bei Bedarf MWST-Angaben lesbar sind.

Welcher Beleg zählt für Steuern und Buchhaltung?

Für die Buchhaltung zählt jedes Dokument, das eine Ausgabe nachvollziehbar belegt. Kassenbon, Quittung und Rechnung sind gleichwertig, solange die Pflichtangaben vorhanden sind.

Ein paar Faustregeln aus der Praxis:

Kauf im Laden, sofort bezahlt: Der Kassenbon reicht. Für den Vorsteuerabzug muss die MWST ausgewiesen sein.
Leistung auf Rechnung: Die Rechnung plus der Zahlungsnachweis (Kontoauszug) bilden zusammen den Beleg.
Barzahlung ohne Kasse, etwa an eine Privatperson oder einen Kleinstbetrieb: Eine unterschriebene Quittung ist der einzige Nachweis. Verlange sie immer.
Fehlt jeder Beleg: In Deutschland kann in engen Grenzen ein Eigenbeleg helfen, in der Schweiz ist der Treuhänder der richtige Ansprechpartner.

Für den Treuhänder oder das Buchhaltungstool spielt das Format eine Rolle. Ein Foto des Kassenbons, ein PDF der Rechnung und ein Scan der handschriftlichen Quittung sollten am Ende gleich abgelegt sein. Mit Belego fotografierst du alle drei Belegarten mit dem Handy, die App speichert jeden Scan als PDF und liest Betrag, Datum und Händler automatisch aus. Beim Export als ZIP erhält dein Treuhänder die PDFs, benannt nach Datum, Händler und Betrag, plus eine CSV-Liste. Ob es ein Bon oder eine Quittung war, ist dann nur noch eine Notiz.

Was tun, wenn nur eine Quittung vorliegt?

Wenn du für eine geschäftliche Ausgabe nur eine handschriftliche Quittung ohne MWST-Angaben hast, ist die Ausgabe trotzdem belegt, aber der Vorsteuerabzug fällt weg. Für die Gewinnermittlung zählt die Ausgabe dennoch.

Prüfe, ob der Aussteller überhaupt mehrwertsteuerpflichtig ist. Eine Privatperson, die dir ein gebrauchtes Velo verkauft, weist keine MWST aus, und das ist korrekt. Ein Handwerker mit MWST-Nummer sollte dir dagegen eine Rechnung mit Steuerangaben liefern können; frag einfach nach.

Bei Kassenbons ist das Gegenteil das Problem: Sie haben alle Angaben, sind aber nach zwei Jahren oft verblasst. Wie lange du welchen Beleg brauchst, steht unter Kassenbon aufbewahren.

Häufige Fragen

Ist ein Kassenbon eine Rechnung?

Ja, in den meisten Fällen. Ein Kassenbon enthält Aussteller, Datum, Leistung, Betrag und meist die Mehrwertsteuer und gilt damit als Rechnung im Sinne des Mehrwertsteuerrechts. In der Schweiz genügt er bei Beträgen bis CHF 400 auch ohne Namen des Käufers für den Vorsteuerabzug. In Deutschland gilt er bis 250 Euro als Kleinbetragsrechnung.

Ist ein Kontoauszug eine Quittung?

Nein, aber er kann eine Quittung ersetzen. Der Kontoauszug beweist, dass Geld an einen Empfänger geflossen ist, nennt aber weder die Leistung noch die Mehrwertsteuer. Für die Buchhaltung brauchst du zusätzlich die Rechnung oder den Bon. Für Garantieansprüche akzeptieren viele Händler den Kontoauszug als Kaufnachweis, wenn der Bon fehlt.

Muss eine Quittung unterschrieben sein?

Eine klassische Quittung wird vom Zahlungsempfänger unterschrieben, weil die Unterschrift die Bestätigung erst glaubwürdig macht. Ein Kassenbon braucht keine Unterschrift, da das Kassensystem ihn erzeugt. Eine per E-Mail versandte Quittung ist ohne Unterschrift ebenfalls üblich, wenn Absender und Inhalt klar erkennbar sind.

Kann ich für eine bezahlte Rechnung eine Quittung verlangen?

Ja. Wer zahlt, darf eine Quittung fordern, in der Schweiz nach Art. 88 OR. Bei Überweisungen verzichten die meisten darauf, weil der Kontoauszug den Zahlungseingang belegt. Bei Barzahlung solltest du immer auf einem Zahlungsvermerk auf der Rechnung oder einer separaten Quittung bestehen, sonst hast du keinen Beweis.