Belege für Vermieter: Unterhalt, Nebenkosten und was du abziehen kannst

Kurz gesagt: Als Vermieter brauchst du Belege für zwei Zwecke: für die Nebenkostenabrechnung gegenüber deinen Mietern und für den Abzug des Liegenschaftsunterhalts in der Steuererklärung. Sammle jede Rechnung für Reparaturen, Unterhalt, Verwaltung, Versicherung und Nebenkosten getrennt pro Liegenschaft, ordne sie nach Jahr und behalte sie mindestens zehn Jahre.

Wer eine Wohnung oder ein Mehrfamilienhaus vermietet, hat mit Belegen mehr zu tun als die meisten Privatpersonen. Die Handwerkerrechnung für den Boiler, die Heizölrechnung, der Hauswart, die Gebäudeversicherung: alles landet irgendwann entweder in der Nebenkostenabrechnung oder in der Steuererklärung, manchmal in beiden.

Das Problem ist selten die Menge, sondern die Zuordnung. Welche Rechnung darf ich den Mietern weiterverrechnen? Welche ziehe ich als Unterhalt ab? Welche ist wertvermehrend und zählt erst beim Verkauf? Dieser Artikel zeigt dir, welche Vermieter Belege du brauchst, wie du sie sortierst und wie du dir am Jahresende viel Sucherei ersparst.

Welche Belege brauchst du als Vermieter überhaupt?

Kurz: alle Rechnungen, die mit der Liegenschaft zu tun haben, plus die Mietverträge und die Mietzinseingänge. Konkret sind das vor allem:

• Unterhalt und Reparaturen: Sanitär, Maler, Elektriker, Ersatz von Geräten, Gartenpflege, Serviceabos für Heizung oder Lift.
• Nebenkosten: Heizöl, Gas, Fernwärme, Strom für Allgemeinflächen, Wasser und Abwasser, Kehricht, Hauswart, Schneeräumung, Lift- und Feuerungskontrolle.
• Verwaltung und Versicherung: Verwaltungshonorar, Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Rechtsschutz für die Liegenschaft.
• Finanzierung: Zinsausweise der Bank für die Hypothek.
• Wertvermehrende Investitionen: Anbau, neue Küche mit höherem Standard, Wärmepumpe statt Ölheizung.
• Einnahmen: Mietverträge, Kontoauszüge mit den Mietzinseingängen, Abrechnungen mit den Mietern.

Ein Beispiel aus einem typischen Jahr für eine vermietete Vierzimmerwohnung: Sanitär CHF 480 (Ablauf verstopft), Malerarbeiten nach Mieterwechsel CHF 2200, Gebäudeversicherungsanteil CHF 350, Verwaltung CHF 900, Heizkosten laut Abrechnung der Stockwerkeigentümergemeinschaft CHF 1150. Fünf sehr unterschiedliche Belege, drei unterschiedliche Verwendungszwecke.

Nebenkosten oder Unterhalt: Wie unterscheidest du die Belege?

Die Grundregel: Nebenkosten sind laufende Kosten für den Gebrauch der Wohnung und dürfen nur weiterverrechnet werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich genannt sind. Unterhalt ist alles, was den Zustand der Liegenschaft erhält, und geht zu deinen Lasten, dafür kannst du ihn in der Steuererklärung abziehen.

Für Nebenkosten gilt Art. 257a und 257b OR: Nur die im Vertrag vereinbarten Positionen dürfen den Mietern belastet werden, und zwar nur die effektiven Kosten. Mieter haben nach Art. 8 VMWG das Recht, die Belege zu deiner Nebenkostenabrechnung einzusehen. Genau deshalb musst du sie lückenlos haben. Eine Heizölrechnung, die du nicht mehr findest, ist eine Position, die du im Streitfall nicht durchsetzen kannst.

Eine einfache Übersicht:

Lege für jede Liegenschaft zwei Kategorien an: "Nebenkosten" und "Unterhalt". Beim Erfassen entscheidest du sofort, wohin der Beleg gehört. Wenn du Belege in einer App wie Belego scannst, kannst du dafür eigene Kategorien anlegen und in der Notiz die Liegenschaft und die Abrechnungsperiode eintragen. Am Jahresende filterst du dann nach Kategorie, statt den ganzen Stapel noch einmal durchzugehen.

Was kannst du als Liegenschaftsunterhalt von den Steuern abziehen?

Abziehbar sind werterhaltende Kosten: Reparaturen, Ersatz von Bestehendem in gleichem Standard, Versicherungsprämien, Verwaltungskosten und Abgaben, die mit der Liegenschaft zusammenhängen. Nicht abziehbar sind wertvermehrende Investitionen, also alles, was die Liegenschaft besser macht als vorher. Diese Kosten kannst du später bei der Grundstückgewinnsteuer geltend machen, deshalb solltest du die Belege dafür genauso sorgfältig behalten.

Beim Bund und in den meisten Kantonen hast du pro Jahr und pro Liegenschaft die Wahl zwischen einem Pauschalabzug und den effektiven Kosten. Die Pauschale richtet sich nach dem Alter des Gebäudes und wird als Prozentsatz des Mietertrags berechnet. Stand 2026 gelten beim Bund 10 Prozent für Gebäude bis zehn Jahre und 20 Prozent für ältere; die genauen Sätze und kantonalen Abweichungen stehen in der Wegleitung deines Kantons.

Die Wahl lohnt sich nur mit Belegen. Rechenbeispiel: Mietertrag CHF 24 000 pro Jahr, Gebäude 30 Jahre alt, Pauschale 20 Prozent, also CHF 4800. Im Jahr mit Malerarbeiten, Boilerersatz und Versicherung kommst du auf effektive Kosten von CHF 6900. In diesem Jahr wählst du die effektiven Kosten und reichst die Belege ein. Im ruhigen Folgejahr mit CHF 1200 Unterhalt nimmst du die Pauschale. Ohne vollständige Belege hast du diese Wahl nicht, weil du die effektiven Kosten nicht nachweisen kannst.

Energiesparende Massnahmen sind ein Sonderfall: Sie gelten trotz Wertvermehrung als abziehbar, in vielen Kantonen sogar auf mehrere Jahre verteilbar. Welche Massnahmen dazu zählen, steht in der Übersicht zu den Steuerabzügen in der Schweiz und in deiner kantonalen Wegleitung.

Wie ordnest du Vermieter-Belege, ohne den Überblick zu verlieren?

Ordne pro Liegenschaft, pro Jahr und pro Zweck. Alles andere führt spätestens bei der zweiten Wohnung zu Chaos. Ein System, das sich bewährt hat:

1. Eine Kategorie oder ein Ordner pro Liegenschaft (zum Beispiel "Bahnhofstrasse 12").
2. Innerhalb der Liegenschaft nach Jahr, wobei das Nebenkostenjahr oft vom Kalenderjahr abweicht (zum Beispiel 1. Juli bis 30. Juni).
3. Pro Beleg eine Zuordnung: Nebenkosten, Unterhalt, wertvermehrend, Finanzierung oder Einnahme.
4. Dateiname mit Datum, Lieferant und Betrag, damit du ohne Öffnen weisst, was drin ist.

Wie du Dateinamen und Ordnerstruktur konkret aufbaust, steht im Artikel zum digitalen Ablegen von Belegen. Wenn du eine Scanner-App nutzt, nimmt sie dir das Benennen ab: Belego speichert jeden Scan als PDF, liest Datum, Händler und Betrag automatisch aus und benennt die Dateien beim Export genau so. Was die App nicht sicher lesen kann, bleibt leer und wird von Hand ergänzt.

Für die Nebenkostenabrechnung brauchst du am Ende der Periode eine Liste aller Positionen mit Beleg. Ein CSV-Export mit Datum, Lieferant, Betrag und Kategorie ist dafür eine gute Grundlage, weil du die Summen direkt in deine Abrechnungsvorlage übernehmen kannst.

Wie lange musst du Belege als Vermieter aufbewahren?

Behalte alle Belege mindestens zehn Jahre, wertvermehrende Investitionen so lange, wie du die Liegenschaft besitzt, plus zehn Jahre. Für Privatpersonen gibt es keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, aber die Steuerbehörde kann Abzüge innerhalb der Nachsteuerfrist von zehn Jahren überprüfen. Bei Vermietung im Rahmen eines Geschäftsbetriebs gilt ohnehin die Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR von zehn Jahren.

Für die Grundstückgewinnsteuer sind die wertvermehrenden Belege entscheidend, und zwar auch nach 20 oder 30 Jahren. Die Rechnung für den Anbau von 2009 senkt den steuerbaren Gewinn beim Verkauf 2035. Papier hält so lange selten in lesbarem Zustand, besonders Kassenbons auf Thermopapier. Scanne deshalb alles und bewahre die digitale Kopie zusätzlich zum Original auf. Mehr zu Fristen und Formaten findest du im Artikel zur Aufbewahrungspflicht in der Schweiz.

Checkliste: Belege für die Vermieter-Steuererklärung

Vor der Abgabe solltest du pro Liegenschaft diese Unterlagen beisammen haben:

• Mietverträge und Aufstellung der Mietzinseinnahmen
• Nebenkostenabrechnung mit allen zugehörigen Rechnungen
• Alle Unterhaltsrechnungen des Jahres, sortiert nach Datum
• Versicherungsprämien und Verwaltungshonorar
• Zinsausweis der Hypothek
• Separater Ordner mit wertvermehrenden Investitionen (für später)
• Schätzung oder amtlicher Wert der Liegenschaft

Wenn du deine Belege laufend erfasst statt einmal im Jahr, ist diese Liste in einer halben Stunde abgehakt. Wie du das am besten angehst, zeigt der Artikel zu den Belegen zum Jahresende.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.

Häufige Fragen

Muss ich Mietern die Belege zur Nebenkostenabrechnung zeigen?

Ja. Nach Art. 8 VMWG haben Mieter das Recht, die Belege zur Nebenkostenabrechnung einzusehen. Du musst sie nicht verschicken, aber auf Verlangen zugänglich machen, zum Beispiel bei dir oder bei der Verwaltung. Deshalb sollte jede Position der Abrechnung mit einer Rechnung belegt sein. Fehlt der Beleg, kannst du die Position im Streitfall kaum durchsetzen.

Kann ich Nebenkosten abrechnen, die nicht im Mietvertrag stehen?

Nein. Nur die im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführten Nebenkosten dürfen den Mietern separat belastet werden. Alles andere gilt als im Mietzins enthalten. Wenn du eine Position wie Hauswartung oder Kehrichtgebühren neu weiterverrechnen willst, braucht es eine Vertragsänderung mit dem amtlichen Formular. Die zugehörigen Rechnungen behältst du in jedem Fall, denn als Unterhalt sind sie steuerlich abziehbar.

Gilt der Pauschalabzug pro Liegenschaft oder für alle zusammen?

Beim Bund und in den meisten Kantonen kannst du die Wahl zwischen Pauschale und effektiven Kosten für jede Liegenschaft und jedes Steuerjahr einzeln treffen. Du kannst also für die Wohnung mit der grossen Renovation die effektiven Kosten einreichen und für die zweite Wohnung die Pauschale nehmen. Einige Kantone kennen Ausnahmen, deshalb lohnt sich ein Blick in die Wegleitung.

Brauche ich für kleine Beträge wie CHF 30 Gartenerde einen Beleg?

Für den Steuerabzug ja, wenn du die effektiven Kosten geltend machst: Die Steuerbehörde kann jede Position belegt sehen wollen. Sammle deshalb auch kleine Quittungen aus dem Baumarkt. Die einfachste Methode ist, sie direkt an der Kasse mit dem Handy zu scannen, dann sind sie datiert, benannt und einer Liegenschaft zugeordnet, bevor sie verloren gehen oder verblassen.