Belege im Handwerk: Materialquittungen im Griff, auch mit dreckigen Händen

Kurz gesagt: Handwerker Belege gehen nicht in der Buchhaltung verloren, sondern zwischen Baumarkt, Fahrzeug und Baustelle. Die Lösung ist eine feste Regel: Jede Materialquittung wird noch im Fahrzeug mit dem Handy gescannt und mit Kunde oder Auftragsnummer beschriftet, bevor das Material ausgeladen wird. Das Papier kommt in eine Mappe im Auto, der Treuhänder bekommt am Monatsende einen Export mit PDFs und CSV.

Wer im Handwerk arbeitet, kennt das Problem: Morgens um sieben im Baumarkt Schrauben, Silikon und zwei Meter Kabelkanal geholt, Bon in die Brusttasche, auf die Baustelle. Abends ist der Bon zerknittert, mit Staub bedeckt oder in der Waschmaschine. Und im Dezember fragt der Treuhänder, wofür die 47 Baumarkt-Buchungen auf dem Konto waren.

Das Problem sind nicht die Belege, sondern der Moment, in dem sie verloren gehen. Dieser Artikel zeigt ein System, das auf der Baustelle funktioniert, mit dreckigen Händen, ohne Bürozeit und ohne dass am Jahresende ein Stapel unlesbarer Thermopapier-Bons auf dem Küchentisch liegt.

Warum gehen Materialquittungen im Handwerk so oft verloren?

Materialquittungen gehen verloren, weil sie im ungünstigsten Moment entstehen: beim Einkauf, wenn du eigentlich schon auf der Baustelle sein solltest. Dazu kommen vier Faktoren, die im Handwerk stärker wirken als im Büro.

• Thermopapier: Baumarkt- und Tankstellenbons verblassen durch Hitze im Fahrzeug, Sonne auf dem Armaturenbrett und Reibung in der Hosentasche innert Wochen. Warum das so ist, steht in Kassenbon scannen: Warum Thermopapier verblasst.
• Viele Orte: Jacke, Fahrzeug, Werkzeugkoffer, Baustellencontainer. Ein Bon, der an vier Orten sein kann, ist praktisch schon verloren.
• Schmutz und Feuchtigkeit: Ein nasser oder verschmierter Bon ist auch dann wertlos, wenn er noch da ist.
• Keine Zuordnung: Auch ein sauberer Bon ist im Dezember nur eine Zahl, wenn niemand mehr weiss, zu welchem Auftrag die Schrauben gehörten.

Für die Buchhaltung ist jeder verlorene Bon eine Ausgabe, die nicht abziehbar ist und deren Vorsteuer verloren geht. Bei CHF 20 pro Bon und zwei verlorenen Bons pro Woche sind das über das Jahr rund CHF 2'000 nicht belegter Aufwand.

Welche Belege brauchst du im Handwerk?

Du brauchst einen Beleg für jede Ausgabe, die du als Aufwand buchst oder dem Kunden weiterverrechnest. Im Handwerk sind das mehr Kategorien als in den meisten anderen Berufen.

• Materialquittungen aus Baumarkt, Fachhandel und Eisenwarenhandlung, oft mehrere pro Tag.
• Lieferantenrechnungen für Material, das bestellt und geliefert wird.
• Werkzeug und Maschinen, inklusive Reparaturen und Ersatzteile.
• Fahrzeug: Tankquittungen, Service, Reifen, Autobahnvignette, Parkgebühren, Bussen (nicht abziehbar, aber trotzdem buchen).
• Entsorgung: Quittungen der Deponie oder des Recyclinghofs, gerade bei Umbauten.
• Verpflegung und Übernachtung bei auswärtigen Baustellen.
• Kleinmaterial und Verbrauchsmaterial: Schleifpapier, Klebeband, Arbeitshandschuhe.
• Fremdleistungen: Rechnungen von Subunternehmern und Mietgeräten.

Welche Spesenregeln für Inhaber einer Einzelfirma oder GmbH gelten, etwa bei Verpflegung und Fahrzeug, erklärt Spesenabrechnung für Einzelfirma und GmbH.

Wie ordnest du Materialquittungen dem richtigen Auftrag zu?

Schreibe Kunde oder Auftragsnummer auf jeden Beleg, bevor du ihn ablegst, am besten als Notiz direkt beim Scannen. Diese eine Angabe entscheidet darüber, ob du das Material weiterverrechnen kannst und ob dein Treuhänder die Buchhaltung ohne Rückfragen schliessen kann.

Ein bewährtes Schema für die Notiz: Kunde, Objekt, Auftragsnummer. Beispiel: "Müller, Bad EG, A-2026-031". Bei Material, das für mehrere Aufträge gilt, schreibst du "Lager" oder "Verbrauch". So entstehen drei Gruppen:

1. Auftragsmaterial: Wird dem Kunden weiterverrechnet, mit oder ohne Zuschlag. Der Beleg ist die Grundlage für die Rechnung an den Kunden und muss deshalb Menge und Artikel zeigen.
2. Lagermaterial: Geht in den allgemeinen Aufwand und wird über die Stundensätze oder Kleinmaterialpauschalen gedeckt.
3. Betriebskosten: Fahrzeug, Werkzeug, Versicherungen, ohne Bezug zu einem Auftrag.

Für die Kategorien in der App gilt: Kategorie nach Kostenart (Material, Fahrzeug, Werkzeug, Verpflegung), Kunde und Auftrag in die Notiz. So kannst du später beides auswerten, den Materialaufwand pro Monat und die Belege pro Auftrag. Warum Kategorien nach Kunden meist keine gute Idee sind, liest du in Belege kategorisieren.

Wie erfasst du Belege mit dreckigen Händen?

Scanne den Beleg im Fahrzeug, bevor du aussteigst, und nicht erst am Abend. Das ist der einzige Moment am Tag, in dem der Bon sauber, flach und vollständig ist und in dem du ohnehin noch das Handy in der Hand hast.

So klappt es im Alltag:

• Regel im Fahrzeug: Motor aus, Bon auf den Beifahrersitz oder das Armaturenbrett legen, Foto, fertig. Mit Belego schneidet die App zu, begradigt und speichert als PDF, Betrag, Datum und Händler werden ausgelesen. Das dauert etwa 15 Sekunden.
• Offline ist kein Problem: Erfassen und Ablegen funktionieren auch ohne Empfang in der Tiefgarage oder auf dem Land. Nur das automatische Auslesen holt sich später kurz Internet, und was nicht sicher lesbar war, bleibt leer und wird von Hand ergänzt.
• Notiz sofort: Kunde und Auftrag eintippen, solange du noch weisst, wofür das Material war. Ein Wort reicht, Details kommen im Büro.
• Papier in eine Mappe: Eine Dokumentenmappe oder ein Kuvert im Handschuhfach, nur für Belege. Nicht in die Hosentasche, nicht in den Werkzeugkoffer.
• Handschuhe an: Handydisplays reagieren auf viele Arbeitshandschuhe nicht. Entweder Handschuhe kurz aus oder ein Modell mit Touch-Fingerkuppen kaufen.
• Dreckige oder nasse Bons: Vor dem Foto abtupfen, auf eine helle Unterlage legen, gutes Licht. Tipps dafür stehen in Belege richtig fotografieren.

Wenn du Mitarbeitende hast, gilt dieselbe Regel für alle: Wer einkauft, scannt im Fahrzeug und schreibt den Auftrag dazu. Der Bon wandert in die Mappe des Fahrzeugs, die Mappe kommt freitags ins Büro.

Was muss auf einer Materialquittung stehen?

Für den Vorsteuerabzug muss die Quittung Name und UID des Lieferanten, Datum, Art und Menge der Ware, den Betrag und den Mehrwertsteuersatz zeigen. Bis CHF 400 darf nach Art. 26 Abs. 3 MWSTG der Name des Käufers fehlen, deshalb reicht der normale Baumarkt-Bon.

Ab grösseren Beträgen solltest du auf die Firma als Empfängerin bestehen. Ein Beispiel: Eine Küchenlieferung für CHF 8'400 kommt als Rechnung mit deiner Firmenadresse, nicht als Kassenbon. Bei Baumärkten hilft ein Kundenkonto auf die Firma: Dann ist der Firmenname automatisch auf jedem Beleg, und die Belege stehen oft zusätzlich im Onlinekonto zur Verfügung. Die vollständigen Anforderungen findest du in MWST-konforme Belege in der Schweiz.

Wie kommt das alles zum Treuhänder?

Exportiere am Monatsende alle Belege des Monats als ZIP und schick sie dem Treuhänder zusammen mit den Kontoauszügen. Der Export enthält die PDFs, benannt nach Datum, Händler und Betrag, plus eine CSV-Liste mit Kategorie und Notiz. Der Treuhänder sieht so pro Beleg sofort, um welchen Kunden es ging, und kann Material auf Aufträge buchen, ohne dich anzurufen.

Der Ablauf pro Monat:

1. Freitags Mappen aus allen Fahrzeugen einsammeln und prüfen, ob jeder Bon in der App ist.
2. Fehlende Notizen ergänzen, solange die Woche noch präsent ist.
3. Am Monatsende ZIP exportieren, in den Jahresordner legen, an den Treuhänder senden.
4. Papier im Ordner nach Monat ablegen, falls das Original noch gebraucht wird.

Die vollständige Checkliste für die Übergabe steht in Belege für den Treuhänder vorbereiten.

Häufige Fragen

Kann ich Materialquittungen nach dem Scannen wegwerfen?

In der Schweiz ist die elektronische Aufbewahrung nach Art. 958f OR zulässig, wenn der Scan vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar ist. Viele Treuhänder empfehlen, das Papier trotzdem bis zum Abschluss des Geschäftsjahres zu behalten. Danach reicht in der Regel das PDF. Kläre die Praxis mit deinem Treuhänder, bevor du Originale entsorgst.

Wie verrechne ich Material aus dem Baumarkt dem Kunden weiter?

Übernimm Artikel, Menge und Preis vom Bon auf die Kundenrechnung und lege den Bon als Nachweis bei, falls der Kunde ihn verlangt. Ob du einen Zuschlag für Beschaffung und Fahrt rechnest, legst du im Werkvertrag oder in der Offerte fest. Der gescannte Bon mit der Auftragsnotiz macht die Zuordnung am Ende des Auftrags einfach.

Was mache ich mit Bons, die halb privat, halb geschäftlich sind?

Trenne den Einkauf besser an der Kasse in zwei Bons, das ist der sauberste Weg. Geht das nicht, markiere auf dem Beleg, welche Positionen geschäftlich sind, und buche nur diesen Anteil. Für den Vorsteuerabzug zählt nur der geschäftliche Teil. Mischbelege ohne Markierung werden bei einer Prüfung oft ganz gestrichen.

Brauche ich für jede Tankfüllung eine Quittung?

Ja, wenn das Fahrzeug im Geschäftsvermögen ist und du die Kosten als Aufwand buchst. Die Tankquittung zeigt Menge, Betrag und MWST, was der Kartenauszug nicht tut. Notiere das Fahrzeug, wenn du mehrere hast. Nutzt du das Fahrzeug auch privat, wird ein Privatanteil ausgeschieden, was deinen Treuhänder betrifft, nicht die Belegpflicht.