Belege wegwerfen 2027: Welche Unterlagen du entsorgen darfst
Belege wegwerfen 2027: In der Schweiz dürfen Geschäftsbelege aus 2016 weg, in Deutschland Buchungsbelege aus 2018, in Österreich Belege aus 2019. Die Übersicht.
Kurz gesagt: Ab dem 1. Januar 2027 darfst du in der Schweiz Geschäftsbücher und Belege aus dem Geschäftsjahr 2016 entsorgen, denn die 10-jährige Aufbewahrungsfrist nach Art. 958f OR beginnt erst am Ende des Geschäftsjahres. In Deutschland dürfen Buchungsbelege aus 2018 und älter weg (8 Jahre), Bücher und Jahresabschlüsse aus 2016 und älter (10 Jahre). In Österreich sind es Belege aus 2019 und älter (7 Jahre).
Jedes Jahr im Januar stellt sich dieselbe Frage: Welche Ordner im Keller dürfen jetzt ins Altpapier? Die Antwort hängt von drei Dingen ab: dem Land, der Art der Unterlage und davon, ob du ein Geschäft führst oder Privatperson bist. Der häufigste Fehler ist, vom Datum auf dem Beleg aus zu rechnen statt vom Ende des Jahres, in dem er entstanden ist.
Dieser Artikel zeigt dir für 2027, welche Jahrgänge du in der Schweiz, in Deutschland und in Österreich entsorgen darfst, wo die Ausnahmen liegen und wie du sicherstellst, dass du nichts wegwirfst, was du später noch brauchst.
Wie berechnest du die Aufbewahrungsfrist richtig?
Die Frist beginnt nicht am Belegdatum, sondern am Ende des Geschäfts- oder Kalenderjahres. Ein Kassenbon vom 3. März 2016 und einer vom 28. Dezember 2016 laufen deshalb gleich lang: Beide gehören zum Jahr 2016, die Frist beginnt am 31. Dezember 2016.
Die Rechnung für die Schweiz sieht so aus:
- Jahr des Belegs bestimmen: 2016.
- Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres: 31. Dezember 2016.
- 10 Jahre dazurechnen: Ende am 31. Dezember 2026.
- Entsorgen ab: 1. Januar 2027.
Hat deine Firma ein abweichendes Geschäftsjahr, zum Beispiel 1. Juli bis 30. Juni, beginnt die Frist am letzten Tag dieses Geschäftsjahres. Für die meisten Einzelfirmen und kleinen GmbHs ist das Geschäftsjahr aber das Kalenderjahr.
Welche Belege darfst du 2027 in der Schweiz wegwerfen?
Wer ein Geschäft führt, darf ab 1. Januar 2027 die Geschäftsbücher und Buchungsbelege des Geschäftsjahres 2016 vernichten. Grundlage ist Art. 958f Abs. 1 OR: Bücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind 10 Jahre aufzubewahren, ab Ablauf des Geschäftsjahres.
Für Selbständige gilt dasselbe auch steuerlich. Art. 126 Abs. 3 DBG verlangt, dass selbständig Erwerbende ihre Geschäftsbücher, Aufstellungen und die dazugehörigen Belege 10 Jahre aufbewahren. Für die Mehrwertsteuer verlangt Art. 70 MWSTG die Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung, also 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode. Unterlagen zu Liegenschaften (Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch) musst du nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG sogar 20 Jahre aufheben.
Die Details, auch zur Form der Aufbewahrung, stehen im Artikel zur Aufbewahrungspflicht in der Schweiz.
Welche Belege dürfen Privatpersonen in der Schweiz wegwerfen?
Als Privatperson hast du keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, aber du trägst das Risiko, einen Abzug nicht belegen zu können. Das Steueramt kann Belege auf Verlangen einfordern (Art. 126 Abs. 2 DBG), und ein Nachsteuerverfahren kann bis 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode eröffnet werden (Art. 152 Abs. 1 DBG).
Deshalb gilt in der Praxis: Belege für Abzüge in der Steuererklärung bewahrst du ebenfalls rund 10 Jahre auf. Im Januar 2027 darf also, was zur Steuererklärung 2016 gehört, in aller Regel weg. Ausnahmen:
- Rechnungen für wertvermehrende Investitionen in eine Liegenschaft behältst du, bis die Liegenschaft verkauft und die Grundstückgewinnsteuer veranlagt ist.
- Kaufbelege für Garantiefälle behältst du mindestens so lange, wie die Garantie läuft.
- Belege zu einem laufenden Verfahren mit dem Steueramt bleiben, bis es abgeschlossen ist.
Mehr dazu, was Privatpersonen sinnvollerweise aufheben, findest du im Artikel Belege aufbewahren als Privatperson.
Was darfst du 2027 in Deutschland und Österreich entsorgen?
In Deutschland gelten seit dem 1. Januar 2025 drei Fristen nach § 147 Abs. 3 AO: 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare, 8 Jahre für Buchungsbelege und 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). In Österreich gilt nach § 132 BAO eine Frist von 7 Jahren.
| Land | Unterlage | Frist | Ab 1.1.2027 darf weg |
|---|---|---|---|
| Schweiz | Bücher und Buchungsbelege | 10 Jahre | Geschäftsjahr 2016 und älter |
| Deutschland | Buchungsbelege, Rechnungen | 8 Jahre | 2018 und älter |
| Deutschland | Bücher, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | 2016 und älter |
| Deutschland | Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | 2020 und älter |
| Österreich | Bücher, Aufzeichnungen, Belege | 7 Jahre | 2019 und älter |
Zwei Haken gibt es in Deutschland. Erstens endet die Frist nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), etwa bei einer offenen Betriebsprüfung. Zweitens gilt die Verkürzung auf 8 Jahre nicht für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute; sie bleiben bei 10 Jahren. In Österreich verlängern sich die Fristen für Unterlagen zu Grundstücken nach § 18 Abs. 10 UStG auf bis zu 22 Jahre.
Die Hintergründe zur deutschen Fristverkürzung erklärt der Artikel Aufbewahrungsfristen in Deutschland, die österreichischen Regeln stehen unter Belege in Österreich.
Darfst du Papierbelege nach dem Scannen sofort wegwerfen?
In der Schweiz grundsätzlich ja, wenn die digitale Aufbewahrung die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt. Art. 958f Abs. 3 OR erlaubt die elektronische Aufbewahrung, sofern die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können und mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen. Auf veränderbaren Datenträgern wie Festplatte oder Cloud verlangt Art. 9 GeBüV zusätzlich, dass die Unverändertheit technisch gesichert ist, der Zeitpunkt der Ablage nachweisbar ist und das Verfahren dokumentiert wird.
Für den Alltag heisst das: Ein Handyfoto allein ist noch kein revisionssicheres Archiv. Ein sauberer Scan als PDF, ein Export pro Jahr, ein unveränderbares Archiv (oder ein Buchhaltungssystem, das diese Anforderungen erfüllt) und eine kurze Beschreibung, wie du ablegst, bringen dich nahe an die Vorgaben. Bei Unsicherheit klärst du mit deinem Treuhänder, ob die Papierbelege weg dürfen. In Deutschland regeln die GoBD das ersetzende Scannen; mehr dazu im Artikel GoBD und ersetzendes Scannen.
Ein praktischer Ablauf: Du fotografierst jeden Beleg mit Belego, die App speichert ihn als PDF und liest Betrag, Datum und Händler aus. Am Jahresende exportierst du das ganze Jahr als ZIP mit allen PDFs, einer CSV-Liste und einer LIESMICH und legst dieses Paket in deinem Archiv ab. So hast du nach zehn Jahren genau einen Ordner pro Jahr, den du löschen kannst, statt einen Keller voller verblasster Thermobons.
Wie gehst du beim Entsorgen sicher vor?
Entsorge alte Belege geschreddert, nicht im Altpapier. Kassenbons und Rechnungen enthalten oft Namen, Adressen, Teile von Kartennummern und Einkaufsgewohnheiten.
Eine kurze Checkliste für den Januar 2027:
- Jahrgang prüfen: Liegt die Frist für alle Unterlagen dieses Jahres wirklich hinter dir?
- Ausnahmen aussortieren: Liegenschaften, laufende Garantien, offene Verfahren, Unterlagen mit längerer MWST-Frist.
- Digitales Archiv kontrollieren: Ist der Jahrgang lesbar und vollständig, falls du ihn später doch brauchst?
- Papier schreddern oder einem Aktenvernichtungsdienst übergeben.
- Im digitalen Archiv den abgelaufenen Jahrgang ebenfalls löschen, wenn du ihn nicht mehr brauchst.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Massgebend sind Gesetz, Wegleitung und die Auskunft deiner Steuerbehörde oder deines Treuhänders.
Häufige Fragen
Ab wann darf ich die Belege von 2017 wegwerfen?
In der Schweiz ab dem 1. Januar 2028, weil die 10-jährige Frist für das Geschäftsjahr 2017 am 31. Dezember 2027 endet. In Deutschland waren Buchungsbelege aus 2017 bereits ab 1. Januar 2026 entsorgbar, weil seit 2025 nur noch 8 Jahre gelten. Bücher und Jahresabschlüsse aus 2017 müssen dort bis Ende 2027 bleiben.
Muss ich als Angestellter in der Schweiz Belege 10 Jahre aufbewahren?
Gesetzlich musst du nicht, praktisch ist es empfehlenswert. Das Steueramt kann Belege für deine Abzüge nachfordern, und ein Nachsteuerverfahren ist bis 10 Jahre nach der Steuerperiode möglich. Wer dann keinen Beleg hat, kann den Abzug nicht mehr nachweisen. Digitale Kopien als PDF reichen dafür in der Regel aus.
Gilt die Frist ab dem Rechnungsdatum oder ab dem Jahresende?
Ab dem Ende des Geschäfts- oder Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Das gilt in der Schweiz (Art. 958f OR), in Deutschland (§ 147 Abs. 4 AO) und in Österreich (§ 132 BAO). Eine Rechnung vom Januar und eine vom Dezember desselben Jahres darfst du also am selben Tag entsorgen.
Was passiert, wenn ich Belege zu früh wegwerfe?
Fehlen Geschäftsbelege bei einer Kontrolle, kann das Steueramt die Zahlen schätzen, Abzüge streichen oder bei der Mehrwertsteuer den Vorsteuerabzug verweigern. Bei Privatpersonen fällt im Zweifel der Abzug weg. Wer unsicher ist, behält einen Jahrgang lieber ein Jahr länger, digital kostet das kaum Platz.