Belege für Freelancer: Das Minimum, das wirklich reicht

Kurz gesagt: Als Freelancer brauchst du drei Arten von Belegen: deine ausgestellten Rechnungen (Einnahmen), die Quittungen und Rechnungen für Geschäftsausgaben (Ausgaben) und die Kontoauszüge des Geschäftskontos. Mehr verlangt in der Schweiz niemand von dir, solange dein Umsatz unter CHF 500'000 liegt. Entscheidend ist nicht die Menge, sondern dass jeder dieser Belege vollständig, lesbar und zehn Jahre lang auffindbar ist.

Viele Freelancer machen sich die Buchhaltung schwerer, als sie ist. Sie heben jeden Kaffeebon auf, drucken jede Bestellbestätigung aus und führen drei verschiedene Tabellen. Andere heben gar nichts auf und geraten in Erklärungsnot, wenn der Treuhänder oder die Steuerbehörde nachfragt.

Der Mittelweg ist einfacher, als beide Extreme vermuten lassen. Dieser Artikel zeigt das Minimum an Belegen, das für Freelancer in der Schweiz wirklich reicht, was du getrost weglassen kannst und wie ein System aussieht, das in fünf Minuten pro Woche läuft. Die Grundregeln gelten sinngemäss auch für Freiberufler in Deutschland und Österreich, mit anderen Fristen und Begriffen.

Welche Belege brauchst du als Freelancer wirklich?

Du brauchst genau die Belege, mit denen sich jede Zahl in deiner Buchhaltung nachweisen lässt. Das sind drei Gruppen, und keine davon ist verhandelbar.

Einnahmenbelege: Jede Rechnung, die du an Kundinnen und Kunden stellst, mit Nummer, Datum, Leistung und Betrag. Dazu Gutschriften und Stornos. Diese Belege erzeugst du selbst, also sind sie am einfachsten zu sammeln, wenn du sie direkt beim Erstellen als PDF ablegst.
Ausgabenbelege: Quittungen und Rechnungen für alles, was du für die Arbeit gekauft hast: Laptop (CHF 1'890), Software-Abo (CHF 14.90 pro Monat), Fachbuch, Coworking-Miete, Zugticket zum Kunden, Versicherungen, Berufsverbandsbeitrag. Ohne Beleg ist eine Ausgabe steuerlich nicht abziehbar.
Kontoauszüge: Die Auszüge des Geschäftskontos und der Geschäftskreditkarte. Sie verbinden Einnahmen und Ausgaben mit dem tatsächlichen Geldfluss.

Wer diese drei Gruppen vollständig hat, hat eine prüffähige Buchhaltung. Alles Weitere ist Komfort. Welche Ausgaben als Selbständige oder Selbständiger in der Schweiz überhaupt abziehbar sind, liest du in Selbständig in der Schweiz: Belege, Spesen und Buchhaltung.

Welche Belege kannst du weglassen?

Weglassen kannst du alles, was keine Zahl in der Buchhaltung belegt. Das ist mehr, als die meisten denken.

Private Einkäufe: Der Wocheneinkauf gehört nicht in die Geschäftsbelege, auch wenn du mit der Geschäftskarte bezahlt hast. Buche ihn als Privatbezug und lass den Bon weg.
Doppelte Belege: Bestellbestätigung, Versandbestätigung und Rechnung für denselben Kauf. Aufheben musst du nur die Rechnung.
Terminalbelege der Kartenzahlung: Sie zeigen nur, dass Geld geflossen ist. Der Kassenbon mit den Positionen ist der Beleg, der Terminalzettel ist Beilage.
Offerten und Verträge: Wichtig für die Ablage, aber keine Buchungsbelege. Getrennt aufbewahren.
Belege für Ausgaben, die du nicht abziehst: Wenn du das Mittagessen im Büro ohnehin privat trägst, brauchst du den Bon nicht.

Ein Beleg, den viele fälschlich weglassen: der Kassenbon für Kleinbeträge. Auch die USB-Kabel für CHF 19.90 oder das Porto für CHF 8.50 brauchen einen Beleg, wenn du sie als Ausgabe buchst. Der Kontoauszug allein reicht nicht, weil er nicht zeigt, was gekauft wurde.

Wie viel Buchhaltung ist als Freelancer Pflicht?

In der Schweiz musst du als Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500'000 Umsatz nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen, Art. 957 Abs. 2 OR. Das ist die sogenannte Milchbüchleinrechnung. Sie ist einfach, aber nicht belegfrei: Jede Einnahme und jede Ausgabe braucht ihren Beleg.

Die wichtigsten Eckwerte im Überblick:

Umsatz unter CHF 500'000: vereinfachte Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögen.
Umsatz ab CHF 100'000: Mehrwertsteuerpflicht. Dann müssen deine Rechnungen und die Belege deiner Lieferanten den Anforderungen von Art. 26 MWSTG genügen, damit du die Vorsteuer abziehen kannst. Details dazu in MWST-konforme Belege.
Aufbewahrung: Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Korrespondenz zehn Jahre, Art. 958f OR. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können. Mehr dazu in Aufbewahrungspflicht für Belege in der Schweiz.

In Deutschland führen Freiberufler eine Einnahmenüberschussrechnung, und für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. In Österreich sind es nach § 132 BAO sieben Jahre. Welche Ausgaben in Deutschland zählen, erklärt Betriebsausgaben und Belege für Selbständige in Deutschland.

Das Minimal-System in vier Schritten

Das Minimal-System besteht aus einem Geschäftskonto, einer Scan-App, fünf Kategorien und einem Export pro Monat. Es braucht keine Buchhaltungssoftware, solange dein Treuhänder oder du selbst am Jahresende die Zahlen zusammenführt.

Ein Geschäftskonto: Alle beruflichen Ein- und Ausgaben laufen über dieses Konto oder die zugehörige Karte. Damit ist der Kontoauszug automatisch die Kontrollliste für die Belege.
Jeden Ausgabenbeleg sofort scannen: Mit Belego fotografierst du den Beleg, die App speichert ihn als PDF und liest Betrag, Datum, Händler und Kategorie aus. Was nicht sicher lesbar ist, bleibt leer und wird kurz ergänzt. Rechnungen, die als PDF per Mail kommen, legst du im selben Ordner ab wie den Export.
Wenige Kategorien: Für die meisten Freelancer reichen Material und Geräte, Software und Abos, Reisen und Verpflegung, Weiterbildung, Versicherungen und Gebühren. Welche Kategorien sinnvoll sind und welche nur Arbeit machen, zeigt Belege kategorisieren.
Monatlicher Export: Am Monatsende exportierst du den Monat als ZIP mit PDFs, CSV-Liste und Backup und legst ihn beim Jahresordner ab. Am Jahresende bekommt der Treuhänder zwölf ZIPs plus deine Rechnungen und Kontoauszüge. Die Checkliste dafür steht in Belege für den Treuhänder vorbereiten.

Der Zeitaufwand ist überschaubar: Ein Beleg dauert etwa 15 Sekunden, bei 20 Belegen im Monat sind das fünf Minuten plus der Export. Damit das nicht liegen bleibt, hilft die 5-Minuten-Routine.

Übersicht: Welcher Beleg, wie ablegen?

Belegtyp	Pflicht?	Ablage
Eigene Rechnungen	ja	PDF beim Erstellen speichern, fortlaufend nummeriert
Quittungen und Lieferantenrechnungen	ja	sofort scannen, Kategorie und Notiz setzen
Kontoauszüge Geschäftskonto	ja	monatlich als PDF aus dem E-Banking
Bestell- und Versandbestätigungen	nein	löschen, nur Rechnung behalten
Offerten, Verträge	separat	eigener Ordner, keine Buchungsbelege

Welche Fehler machen Freelancer bei Belegen am häufigsten?

Der häufigste Fehler ist das Vermischen von privat und geschäftlich, gefolgt vom Aufschieben. Beides kostet am Jahresende Stunden und im schlimmsten Fall Abzüge.

Privat und geschäftlich auf einem Konto: Der Treuhänder muss dann jede Buchung einzeln zuordnen und verrechnet diese Zeit.
Belege sammeln statt erfassen: Ein Stapel Thermopapier vom Frühjahr ist im Dezember oft nicht mehr lesbar.
Keine Notiz zum Zweck: "Restaurant Hirschen, CHF 84.00" sagt nichts. "Mittagessen mit Kunde X, Projektbesprechung" macht daraus eine belegte Geschäftsausgabe.
Rechnungen ohne Nummer: Deine eigenen Rechnungen brauchen eine fortlaufende Nummerierung, sonst wirkt die Buchhaltung lückenhaft.
Nur die Cloud: Rechnungsportale und Online-Shops löschen alte Belege. Speichere die PDFs lokal und mache regelmässig ein Backup.

Häufige Fragen

Muss ich als Freelancer jeden Kassenbon aufbewahren?

Nur die Kassenbons für geschäftliche Ausgaben, die du auch als Aufwand buchst. Private Einkäufe gehören nicht in die Geschäftsbelege. Für die geschäftlichen Bons gilt: sofort scannen, weil Thermopapier verblasst, und das PDF zehn Jahre aufbewahren. Ob du das Papier danach entsorgen kannst, hängt von deinem Treuhänder und der Prüfsicherheit des Scans ab.

Reicht der Kontoauszug als Beleg für eine Ausgabe?

Nein, in der Regel nicht. Der Kontoauszug zeigt, dass Geld an einen Händler geflossen ist, aber nicht, was gekauft wurde und ob Mehrwertsteuer enthalten war. Er ersetzt den Beleg nur im Notfall, etwa wenn die Quittung verloren ging, und dann mit einer Notiz zum Zweck. Für den Vorsteuerabzug reicht er nicht.

Brauche ich als Freelancer eine Buchhaltungssoftware?

Nicht zwingend. Unter CHF 500'000 Umsatz reicht eine saubere Aufstellung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögen, die auch in Excel oder beim Treuhänder entstehen kann. Eine Scan-App für die Belege plus Kontoauszüge deckt die Nachweise ab. Sobald du mehrwertsteuerpflichtig bist oder viele Buchungen hast, lohnt sich ein Tool wie Banana, bexio oder CashCtrl.

Wie lange muss ich Belege als Freelancer aufbewahren?

In der Schweiz zehn Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres, gestützt auf Art. 958f OR. Das gilt für eigene Rechnungen, Ausgabenbelege und Kontoauszüge. In Deutschland beträgt die Frist für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, in Österreich sieben Jahre nach § 132 BAO. Digitale Kopien sind erlaubt, wenn sie vollständig und jederzeit lesbar sind.